Aktenvernichter für Büro und Homeoffice
Wer benötigt einen Aktenvernichter und warum?
Damit vertrauliche Dokumente, Altakten, Kreditkarten und Kontoauszüge sicher vernichtet werden können, sollte ein Aktenvernichter an keinem Büroarbeitsplatz im Unternehmen oder im Privathaushalt fehlen. Gesetzliche Regelungen wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) verpflichten uns sensible Daten sicher zu vernichten.
Je höher dabei die Sicherheitsstufe des Aktenvernichters gewählt wird, desto besser. Hinweise zum richtigen Umgang mit Datenträgern geben wir auch in diesen Beiträgen.
Aktenvernichter, die Papier lediglich in Streifen schneiden, bieten keine ausreichende Sicherheit. Solche Streifen lassen sich relativ einfach wieder zusammensetzen und könnten so in die Hände von Datendieben gelangen.
Bei unseren Datenschutz-Kontrollen stoßen wir regelmäßig auf Aktenvernichter, deren Papierstreifen sich problemlos rekonstruieren lassen. Solche Geräte bieten daher keine datenschutzkonforme Lösung für die sichere Vernichtung sensibler Dokumente.
Für Betriebe, Selbstständige und Homeoffice-Nutzer empfehlen wir die umfassende Orientierungshilfe der bayerischen Datenschutzaufsicht. Sie bietet hilfreiche Antworten auf zentrale Fragen zu diesem Thema.
- Welche Möglichkeiten der Entsorgung vertraulicher Unterlagen bestehen, und welche davon kommen für die Behörde in Betracht?
- Ist dabei Eigen- oder Fremdentsorgung vorzuziehen?
- Welche Sicherheitsstufe ist bei der Vernichtung der Datenträger angemessen?
- Welche Kriterien sind bei der Auswahl von Geräten, Verfahren und – bei externer Entsorgung – Entsorgungsunternehmen zu beachten?
- Wie ist das „Drumherum“ zu organisieren?
Praxishinweis eines betrieblichen DSB-Kollegen der sich ebenfalls mit dem Thema befasst hat:
Ein kleiner Nachteil bei diesen Aktenvernichtern ist, dass sie maximal 8 Blatt gleichzeitig verarbeiten können. Wenn größere Papierstapel geschreddert werden müssen, kann es daher etwas dauern – das kenne ich aus eigener Erfahrung. Deswegen empfehle ich einen Schredder mit automatischem Einzug. Zwar bietet er einen Partikelschnitt von 4×30 mm statt des feineren Mikroschnitts von 3×10 mm, dafür überzeugt er durch seine geringe Lautstärke und Effizienz bei größeren Mengen. Hier das empfohlene Modell: Leitz IQ Autofeed Small Office.
Vermeiden Sie unnötige Datenschutzverletzungen, die seit dem 25.05.2018 nach der DSGVO meldepflichtig sind! Eine Meldung an die Aufsichtsbehörde hat immer dann zu erfolgen, es sei denn, dass die Datenpanne „voraussichtlich nicht zu einem Risiko“ für den Betroffenen führt. Damit Sie sicherstellen, geschäftliche Unterlagen nicht versehentlich zu früh zu vernichten, finden Sie in diesem Beitrag wichtige Informationen zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:
- Ombudsstelle und Hinweisgebersystem für Hinweisgeber:innen (Whistleblower)
- Datenschutz und IT-Compliance: Das Handbuch für Admins und IT-Leiter. Alles zu IT-Betrieb, IT-Sicherheit und Administration von Websites
- Tragbarer Tresor für die Reise zum Schutz von Wertsachen
- Kein Backup, kein Mitleid! Datensicherung mit NAS und Festplatte
- Datenpanne auf Reisen durch Visual Hacking- Blickschutz hilft.
- Denkanstoß – Daten(schutz)risiko USB-Stick, es passiert immer wieder
- Aktenvernichter für den Arbeitsplatz – Gegen Datenpannen auf Papier
- Tipp: Textpassagen mit einem Camoflage-Rollstempel unkenntlich machen
- Externer Datenschutzbeauftragter
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