12.01.2025
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12.01.2025

Aktenvernichter für Büro und Homeoffice

Wer benötigt einen Aktenvernichter und warum?

Damit vertrauliche Dokumente, Altakten, Kreditkarten und Kontoauszüge sicher vernichtet werden können, sollte ein Aktenvernichter an keinem Büroarbeitsplatz im Unternehmen oder im Privathaushalt fehlen. Gesetzliche Regelungen wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) verpflichten uns sensible Daten sicher zu vernichten.

Je höher dabei die Sicherheitsstufe des Aktenvernichters gewählt wird, desto besser. Hinweise zum richtigen Umgang mit Datenträgern geben wir auch in diesen Beiträgen.

Aktenvernichter, die Papier lediglich in Streifen schneiden, bieten keine ausreichende Sicherheit. Solche Streifen lassen sich relativ einfach wieder zusammensetzen und könnten so in die Hände von Datendieben gelangen.

Bei unseren Datenschutz-Kontrollen stoßen wir regelmäßig auf Aktenvernichter, deren Papierstreifen sich problemlos rekonstruieren lassen. Solche Geräte bieten daher keine datenschutzkonforme Lösung für die sichere Vernichtung sensibler Dokumente.

Für Betriebe, Selbstständige und Homeoffice-Nutzer empfehlen wir die umfassende Orientierungshilfe der bayerischen Datenschutzaufsicht. Sie bietet hilfreiche Antworten auf zentrale Fragen zu diesem Thema.

  • Welche Möglichkeiten der Entsorgung vertraulicher Unterlagen bestehen, und welche davon kommen für die Behörde in Betracht?
  • Ist dabei Eigen- oder Fremdentsorgung vorzuziehen?
  • Welche Sicherheitsstufe ist bei der Vernichtung der Datenträger angemessen?
  • Welche Kriterien sind bei der Auswahl von Geräten, Verfahren und – bei externer Entsorgung – Entsorgungsunternehmen zu beachten?
  • Wie ist das „Drumherum“ zu organisieren?

Die Orientierungshilfe der Thüringer Datenschutzaufsicht enthält ergänzend eine hilfreiche Übersicht der Schutzklassen für verschiedene Arten geschäftlicher Unterlagen. Denken Sie über die Anschaffung eines Aktenvernichters nach? Der Leitz IQ Home Office Aktenvernichter zerkleinert ein A4-Blatt in über 400 Mikropartikel (entspricht der Sicherheitsstufe P-4). Auch den HSM SECURIO C16* können wir für die sichere Vernichtung von Papierunterlagen am Arbeitsplatz empfehlen. Die Leitz IQ-Serie überzeugt mit ihrem leisen Betrieb sowie einer guten Kombination aus Schnittmenge und Geschwindigkeit. Die Sicherheitsstufe P-4 ist für den normalen Unternehmenseinsatz vollkommen ausreichend. Für spezielle Anforderungen bietet Leitz zudem Aktenvernichter mit höherer Schutzklasse und mehr Leistung an.

Sie benötigen einen Aktenvernichter für größere Mengen? Dann ist dieser TÜV-zertifizierte Aktenvernichter von LMG Germany die richtige Wahl. Diesen Aktenvernichter gibt es auch mit 350 Blatt gleichzeitig.

Praxishinweis eines betrieblichen DSB-Kollegen der sich ebenfalls mit dem Thema befasst hat:

Ein kleiner Nachteil bei diesen Aktenvernichtern ist, dass sie maximal 8 Blatt gleichzeitig verarbeiten können. Wenn größere Papierstapel geschreddert werden müssen, kann es daher etwas dauern – das kenne ich aus eigener Erfahrung. Deswegen empfehle ich einen Schredder mit automatischem Einzug. Zwar bietet er einen Partikelschnitt von 4×30 mm statt des feineren Mikroschnitts von 3×10 mm, dafür überzeugt er durch seine geringe Lautstärke und Effizienz bei größeren Mengen. Hier das empfohlene Modell: Leitz IQ Autofeed Small Office.

Vermeiden Sie unnötige Datenschutzverletzungen, die seit dem 25.05.2018 nach der DSGVO meldepflichtig sind! Eine Meldung an die Aufsichtsbehörde hat immer dann zu erfolgen, es sei denn, dass die Datenpanne „voraussichtlich nicht zu einem Risiko“ für den Betroffenen führt. Damit Sie sicherstellen, geschäftliche Unterlagen nicht versehentlich zu früh zu vernichten, finden Sie in diesem Beitrag wichtige Informationen zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

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