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05.01.2024

Aufbewahrungsfristen von A – Z / 2024

Jahr aus dem Geschäftsunterlagen und Steuerunterlagen 2024 vernichtet werden können
Gesetzliche (datenschutzrechtliche, steuerrechtliche) und private Aufbewahrungsfrist in Jahren
A
Abgabe von Gegenständen an Werksangehörige
10
2013
Abhängigkeitserklärungen
10
2013
Abrechnungsbelege
10
2013
Abschlagszahlungen
10
2013
Abschlusszeugnisse (lebenslang)
*
*
Abrtetungserklärungen
6
2017
Angestelltenversicherung (Belege)
10
2013
Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich)
10
2013
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
10
2013
Akkordunterlagen
10
2013
Akkreditive
6
2017
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant)
10
2013
AKV Aufgaben
10
2013
Altersteilzeit
10
2013
Altersversorgung
 
 
An-, Ab- und Ummeldungen der Kranken- und Ersatzkassen
6
2017
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben
0
sofort
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben
6
2017
Angestelltenversicherung (nach Ablauf)
10
2013
Anlagevermögen, Bücher und Karteien
10
2013
Anlageverzeichnisse
6
2017
Anleihebücher
10
2013
Ansprüche aus Rechtsgeschäft Forderungen § 194 f. BGB
3
2020
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
10
2013
Antrag auf Personalmaßnahme mit Entgelt
10
2013
Antrag auf Personalmaßnahme ohne Entgelt
6
2017
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich
10
2013
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung
10
2013
Arbeitsgerichtsvorgänge
6
2017
Arbeitsplatzhistorie Lohn
6
2017
Arbeits- und Betriebschutzvorgänge
6
2017
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen / Fehltage weniger als 6 Wochen 1 Jahr (BayLDA)
3
2020
Arbeitsvertrag
3
2020
Arbeitszeitnachweise für über 8 Stunden / Tag geleistete Arbeit
2
2021
Ärztliche Gutachten (lebenslang)
*
*
Ausbildungsurkunden (lebenslang)
*
*
Ausbildungsvertrag
3
2020
Ausbildungszeugnis
5
2018
Ausgangsrechnungen
10
2013
Ausnahmegenehmigungen
10
2013
Außendienstabrechnungen
10
2013
Auszahlungsbelege
10
2013
AVWL
10
2013
B
Bahnabrechnungen
10
2013
Bahnfrachtbriefe
6
2017
Bankauszüge, Bankbeleg
10
2013
Bankbürgschaften
6
2017
Bauakten *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Bauantragskostennachweise *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Baubeschreibungen *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Baubücher *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Baugenhemigungen *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung
10
2013
Beitragsnachweise
10
2013
Beitragsrechnungen der Sozialversicherungsträger
10
2013
Belastungsanzeigen (intern und extern)
10
2013
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlage
10
2013
Belege und Unterlagen betreffend das von CP geführte Bankkonto und die Kasse
10
2013
Belegschaftsständ
7
2016
Bescheinigungen des Arbeitgebers (ohne Entgelt)
1
2022
Bestandsermittlungen, Bestandsberichtigungen
10
2013
Bestell- und Auftragsunterlagen
6
2017
BtM (Betäubungsmittel) Unterlagen
3
2020
Beteiligungsunterlagen
10
2013
(BetrAVG) Mitteilungen nach § 11 Abs. 1 BetrAVG
6
2017
Betriebsabrechnungsbögen
10
2013
Betriebskostenabrechnungen
10
2013
Betriebsprüfungsberichte
10
2013
Betriebsvereinbarungen (Nach den darin enthalten individuellen Löschfristen)
 
 
Beurteilung
3
2020
Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern 6 Monate (BayLDA)
*
*
Bewerbungsunterlagen Anschreiben
5
2018
Bewerbungsunterlagen Kündigung vom Vorarbeitnehmer Führungszeugnis
5
2018
Bewerbungsunterlagen Lebenslauf
5
2018
Bewerbungsunterlagen Zeugnisse
5
2018
Bewertungsunterlagen
10
2013
Bewirtungsunterlagen
10
2013
Bilanzen
10
2013
Bilanzen und Bilanzanlagen
10
2013
Betriebsrat-Mitteilungen
2
2021
Bruttolohnlisten, Bruttoerlösnachweise
6
2017
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege
10
2013
Buchungsbelege im Rahmen der Entgeltzahlung
10
2013
Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende)
6
2017
C
Clarnet-Zolldukemte
6
2017
Clearingauszüge
6
2017
Clearing-Belege
10
2013
D
Darlehen an Mitarbeiter + Abzugsnachweis
10
2013
Darlehen MTU (Mitteilung + Abzugsnachsweis)
10
2013
Darlehensunterlagen
10
2013
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO)
10
2013
Datenschutz
3
2020
Datensicherungen, Datenträger soweit steuerlich relevant
10
2013
Dauerauftragsunterlagen
10
2013
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten
10
2013
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen
10
2013
Deutsche Rentenversicherung
10
2013
DEÜV Bescheinigungen (n. Prüfung § 28p SGB IV)
5
2018
Dienstwagenvertrag
10
2013
Direktversicherung
10
2013
Disziplinarangelegenheiten
2
2021
Dokumentation der Einwilligung für Telefonwerbung
5
2018
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle
10
2013
Dokumentation zum Auslandseinsatz
10
2013
Doppelbesteuerungsunterlagen
6
2017
Doppel von Rechnungen
6
2017
DSGVO-Nachweispflichten (Einwilligungen)
3
2020
E
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze
10
2013
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
10
2013
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch
10
2013
Einfuhrunterlagen
6
2017
Eingangsrechnugnen
10
2013
Einheitswertunterlagen
10
2013
Einstellungsunterlagen
1
2022
Einstellungsuntersuchung § 4 Abs. 2 JArbSchUV
10
2013
Einwilligung Email LG München I –Az. 17 HK O 138/10
1,5
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt
10
2013
Entgeltänderungen
10
2013
Entgeltbescheinigungen des Arbeitgebers
10
2013
Entsendungsvertrag
10
2013
Ergebnisse aus Mitarbeiter-Befragung
6
2017
Ernennungsunterlagen
10
2013
Essenmarkenabrechnungen, auch digitalisierte Belege
10
2013
Exportunterlagen
6
2017
F
Fahrtenbücher
6
2017
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
10
2013
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDVBuchführung
10
2013
Fehlzeitlisten
6
2017
Feuerversicherungsunterlagen
6
2017
Finanzberichte
6
2017
Frachtbriefe
6
2017
Freistellungsaufträge für Kapitalerträge
6
2017
Freistempelabrechnungen
10
2013
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
10
2013
Geburtsurkunden (lebenslang)
*
*
Gehaltslisten, Gehaltsabrechnungen, Gehaltsquittungen, Gehaltsvorschusskonten
10
2013
Geschäftsberichte
10
2013
Geschäftsbriefe
6
2017
Geschenknachweise
6
2017
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)
10
2013
Gesetzliche Unfallversicherung Nachweise n. letzter Eintragung
5
2018
Gewerbesteuerunterlagen
10
2013
Gewerbesteuerzerlegung
10
2013
Gewinn- und Verlustrechnungen
10
2013
GF-Protokolle
10
2013
Gleichstellung
10
2013
Grundbuch- und Journalblätter, Grundbuchauszüge, wenn Inventar
10
2013
Gründungsakten der Gesellschaft
10
2013
Gruppenunfallversicherung
10
2013
Gutachten
10
2013
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen
10
2013
H
Handelsbriefe
6
2017
Handelsbücher
10
2013
Handelsbücher
6
2017
Handelsregisterauszüge
10
2013
Handwerkerrechnungen bei Privatpersonen
2
2021
Handwerkerrechnungen bei Privatpersonen
10
2013
Hauptabschlussübersicht
10
2013
Hauptbücher
10
2013
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen
10
2013
Heimarbeit - Entgeltbelege beschäftigter Mitarbeiter
3
2020
Heimarbeit - Personallisten in Heimarbeit Beschäftigter
1
2022
Heimflugbudget
10
2013
Heiratsurkunden (lebenslang)
*
*
Hinweisgeberdokumentation (Whistleblower)
3
2020
HR-IT-Projekt-Dokumentation
10
2013
HR-Prozessbeschreibungen
10
2013
HR-Richtlinien
10
2013
Hygieneunterweisung Dokumentation IFS
5
2018
Hypothekenpfandbriefe
6
2017
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen
10
2013
Investitionszulage (Unterlagen)
6
2017
Inventare, Inventarnachweise
10
2013
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke
10
2013
J
JArbSchG –Ärztliche Bescheinigungen bis Ende Beschäftigung
*
*
Jahresabschluss, Jahresabschlusserläuterungen
10
2013
Jahresabschlusserklärungen
10
2013
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften
10
2013
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
10
2013
Jubiläum
10
2013
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern
10
2013
Jugendarbeitsschutzunterlagen (personenbezogene ärztliche Bescheinigungen)
2
2021
Jugendliche - Verzeichnisse gem. §49 JArbschG
2
2021
K
Kalkulationsunterlagen
6
2017
Kassenberichte
10
2013
Kassenbücher und -blätter
10
2013
Kassenzettel
10
2013
Kaufbelege, Quittungen bei Privatpersonen (wg. Garantienachweis)
2
2021
Kaution
10
2013
Kirchenaustrittsbescheinigungen (lebenslang)
*
*
Kontenabstimmunge
10
2013
Kontenpläne und -änderungen
10
2013
Kontoauszüge, Kontenregister (Privatkonten für Privatpersonen 3 Jahre)
10
2013
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
10
2013
Kostenerstattung
10
2013
Kostenträgerrechnungen
10
2013
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen
10
2013
Kreditorenbuchhaltung
10
2013
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege
10
2013
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz)
6
2017
Kündigung
10
2013
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge
6
2017
L
Ladescheine
10
2013
Lageberichte (auch für Konzerne)
10
2013
Lagerbuchführung
10
2013
Lagerbücher
10
2013
Lastschriftanzeigen
10
2013
Leasingunterlagen
6
2017
Leergutabrechnungen
6
2017
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll,steuerlich ansonsten 6 Jahre
10
2013
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen
10
2013
Lohnbescheinigungen für Kreditinstitute, Wohngeld, Unterhaltsamt u. ä.
10
2013
Lohnkontenarten, Lohnbelege
10
2013
Lohnlisten
10
2013
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)
10
2013
Lokaler Vertrag
10
2013
Luftfrachtbriefe
6
2017
M
Magnetbänder mit Buchfunktion
6
2017
Mahnbescheide und Mahnungen
6
2017
Mahnvorgänge
6
2017
Maschinenkarteikarten (Inventur)
10
2013
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende)
6
2017
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Mietvertrag
10
2013
Mitteilungen des Betriebsrates
6
2017
Mutterschaftsgeldunterlagen
10
2013
Mutterschutzunterlagen nach letztem Eintrag (§ 27 Abs. 5 MuSchG.)
2
2021
N
Nachkalkulationen
10
2013
Nachnahmebelege
10
2013
Nachweise Schulungen zum QM-Syste
6
2017
Nachweis Verteilung Werbeartikel
7
2016
Nebenbeschäftigung
10
2013
Nebenbücher
10
2013
Nebenkosten
10
2013
Nebenkostenabrechnungen
10
2013
O
Orderpapiere
6
2017
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung
6
2017
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung
10
2013
Organisationsunterlagen und -pläne Konzernabschluss
10
2013
P
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe)
6
2017
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents
6
2017
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär
30
1993
Pensionskassenunterlagen
10
2013
Pensions- und Honorarabrechnungen
30
1993
Personaländerungsmeldungen (=Personalmaßnahme?)
6
2017
Personalunterlagen
6
2017
Personalunterlagen mit altersvorsogerechtlichen Fragestellungen
30
1993
Personalakte - Zeugnisse, Unterlagen für Schadensersatzansprüche und Zahlungsansprüche
3
2020
Personalentwicklung
6
2017
Pfändungsunterlagen
10
2013
Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse einschließlich Schriftverkehr und Nachweis über die Einbehaltung
10
2013
Pflegezeit
10
2013
Postquittungsbücher
10
2013
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen
10
2013
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen)
10
2013
Private Krankenversicherung
10
2013
Protokolle allgemeiner Art
6
2017
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen
10
2013
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses)
10
2013
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers
10
2013
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen
10
2013
Quittungen, wenn Buchungsunterlage (Zahlungen über Arbeitslohn)
10
2013
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen
10
2013
Rechnungen Nichtunternehmer (Grundstück)
2
2021
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss
6
2017
Reisekostenabrechnungen
6
2017
Rentenunterlagen wegen Nachweis lebenslang
*
*
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
10
2013
Rückscheine
6
2017
Ruhensvertrag
10
2013
Röntgenbilder*
30
1993
S
Saldenbilanzen
10
2013
Saldenlisten
10
2013
Schadensunterlagen, Schadensmeldungen (soweit nicht Bilanzbelege)
6
2017
Scheck- und Wechselunterlagen
10
2013
Schriftverkehr des Personalbereichs
6
2017
Schriftwechsel
6
2017
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)
6
2017
Schuldtitel §1197 BGB
30
1993
Schuldübernahmeverträge
10
2013
Schulungsunterlagen
3
2020
Schwerbehinderung
10
2013
Sicherheitsausweise (Flughafen)
10
2013
Sozialversicherungsunterlagen
10
2013
Spendenbescheinigungen
10
2013
Sterbeurkunden von Familienangehörigen (lebenslang)
*
*
Steuerbescheide
10
2013
Steuerbescheinigungen
10
2013
Steuererklärungen
10
2013
Steuerunterlagen
10
2013
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*
10
2013
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)*
30
1993
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)*
30
1993
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*
30
1993
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*
30
1993
Supportanfragen (nicht steuerlich relevant)
6
2017
Systemhandbücher
10
2013
T
Taufscheine (lebenslang)
*
*
Tätigkeit
3
2020
Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Tätigkeitsbescheinigungen
10
2013
Tax-Equalization
10
2013
Telefonkostennachweise
10
2013
Transportschadenunterlagen
6
2017
U
Überstundenlisten
10
2013
Überweisungsbelege
10
2013
Umsatzseuervoranmeldungen
10
2013
Umzug
10
2013
Umzüge - Rechnungen
10
2013
Umzüge - Schriftverkehr
6
2017
Unfallversicherungsunterlagen und Nachweise für die Berechnung und Unfallsicherungen (5 Jahre)
6
2017
Unterlagen des Personalbereichs aus einem lfd. Rechtsstreit
30
1993
Unterlagen über das von CPEA geführte Konto der Jean-Reabel-Stiftung
10
2013
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher
10
2013
Unterlagen zur Rentenberechnung (lebenslang)
*
*
Unterschriftsberechtigungen
6
2017
Unterstützung-/Pensionskasse
30
1993
Urkunden (Geburt, Ausbildung, Heirat, Sterbeurkunde) lebenslang
*
*
Urlaubsanträge
3
2020
Urlaubsbescheinigungen von Vorfirmen
1
2022
Urteile
30
1993
V
Verbandbuch
5
2018
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
10
2013
Verkaufsbücher
10
2013
Verkaufsbücher
10
2013
Vermögenswirksame Leistungen
10
2013
Versand- und Frachtunterlagen
10
2013
Verschiffungsunterlagen
10
2013
Versicherungsmathematische Gutachten und von HR erstellte Unterlagen für den Jahresabschluss MTU
10
2013
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)
6
2017
Versteigerungsunterlagen
6
2017
Verträge (nach Vertragsende, soweit steuerrechtlich relevant)
6
2017
Vertragsergänzunge, Vertragsänderunge
6
2017
Verträge Zeitarbeitsfirmen (Leiharbeitnehmer)
10
2013
Versicherungsanmeldungen -/bestätigungen
10
2013
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen
10
2013
Viehregister
10
2013
Visa Anträge
10
2013
Vollmachten
6
2017
Vollstreckungsbescheide wegen Verjährung
30
1993
Vordruck A1
10
2013
Vorschuss
10
2013
Vorstands-Protokolle
10
2013
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
2013
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher, Warenbestandsaufnahmen
10
2013
Wechsel
10
2013
Weihnachtsgratifikation
10
2013
Werbegeschenkenachweise
10
2013
Werbekostenbelege
10
2013
Wertberichtigunsgunterlagen
10
2013
Wertpapieraufstellungen, Wertpapierkurse (Buchungsbelege)
10
2013
Whistleblowing-Unterlagen nach Fallende
2
2021
Wiedereinstellungszusage
3
2020
Wildhandelsbücher,
10
2013
Wohnungseinrichtung
10
2013
Z
Zahlungsanweisungen
10
2013
Zeichnungsvollmachten
6
2017
Zessionen
6
2017
Zeugnis
3
2020
Zinsabrechnungen
6
2017
Zollbelege
6
2017
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung
10
2013
Zusatzvereinbarungen
10
2013
Zustellungnachweise (6 Monate oder->)
6
2017
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
10
2013
Zwischenzeugnis
3
2020

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr bisher nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.

Wenn bei Steuerangelegenheiten Bescheide bisher nicht endgültig sind oder Rechtsbehelf- und Klageverfahren anhängig sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend.

– Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen, da sich Aufbewahrungsfristen je nach Zweck oder gesetzlicher Vorschrift individuell unterscheiden können.

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