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29.09.2020

Aufbewahrungsfristen von A – Z

Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
Gesetzliche (datenschutzrechtliche) und private Aufbewahrungsfrist in Jahren
A
Abgabe von Gegenständen an Werksangehörige
10
2009
Abhängigkeitserklärungen
10
2009
Abrechnungsbelege
10
2009
Abschlagszahlungen
10
2009
Abrtetungserklärungen
6
2013
Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich)
10
2009
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
10
2009
Akkordunterlagen
10
2009
Akkreditive
6
2013
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant)
10
2009
AKV Aufgaben
10
2009
Altersteilzeit
10
2009
Altersversorgung
 
 
An-, Ab- und Ummeldungen der Kranken- und Ersatzkassen
6
2013
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben
0
sofort
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben
6
2013
Angestelltenversicherung
10
2009
Anlagevermögen, Bücher und Karteien
10
2009
Anlageverzeichnisse
6
2013
Anleihebücher
10
2009
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
10
2009
Antrag auf Personalmaßnahme mit Entgelt
10
2009
Antrag auf Personalmaßnahme ohne Entgelt
6
2013
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich
10
2009
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung
10
2009
Arbeitsgerichtsvorgänge
6
2013
Arbeitsplatzhistorie Lohn
6
2013
Arbeits- und Betriebschutzvorgänge
6
2013
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen / Fehltage weniger als 6 Wochen 1 Jahr (BayLDA)
5
2014
Arbeitsvertrag
3
2016
Arbeitszeitnachweise für über 8 Stunden / Tag geleistete Arbeit
2
2017
Ausbildungsvertrag
3
2016
Ausbildungszeugnis
5
2014
Ausgangsrechnungen
10
2009
Ausnahmegenehmigungen
10
2009
Außendienstabrechnungen
10
2009
Auszahlungsbelege
10
2009
AVWL
10
2009
B
Bahnabrechnungen
10
2009
Bahnfrachtbriefe
6
2013
Bankauszüge, Bankbeleg
10
2009
Bankbürgschaften
6
2013
Bauakten *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Bauantragskostennachweise *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Baubeschreibungen *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Baubücher *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Baugenhemigungen *(Lebensdauer des Bauwerks)
*
*
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung
10
2009
Beitragsnachweise
10
2009
Beitragsrechnungen der Sozialversicherungsträger
10
2009
Belastungsanzeigen (intern und extern)
10
2009
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlage
10
2009
Belege und Unterlagen betreffend das von CP geführte Bankkonto und die Kasse
10
2009
Belegschaftsständ
7
2012
Bescheinigungen des Arbeitgebers (ohne Entgelt)
1
2018
Bestandsermittlungen, Bestandsberichtigungen
10
2009
Bestell- und Auftragsunterlagen
6
2013
Beteiligungsunterlagen
10
2009
Betriebsabrechnungsbögen
10
2009
Betriebskostenabrechnungen
10
2009
Betriebsprüfungsberichte
10
2009
Betriebsvereinbarungen (Nach den darin enthalten individuellen Löschfristen)
 
 
Beurteilung
3
2016
Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern 6 Monate (BayLDA)
*
*
Bewerbungsunterlagen Anschreiben
5
2014
Bewerbungsunterlagen Kündigung vom Vorarbeitnehmer Führungszeugnis
5
2014
Bewerbungsunterlagen Lebenslauf
5
2014
Bewerbungsunterlagen Zeugnisse
5
2014
Bewertungsunterlagen
10
2009
Bewirtungsunterlagen
10
2009
Bilanzen
10
2009
Bilanzen und Bilanzanlagen
10
2009
Betriebsrat-Mitteilungen
2
2017
Bruttolohnlisten, Bruttoerlösnachweise
6
2013
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege
10
2009
Buchungsbelege im Rahmen der Entgeltzahlung
10
2009
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)
6
2013
C
Clarnet-Zolldukemte
6
2013
Clearingauszüge
6
2013
Clearing-Belege
10
2009
D
Darlehen an Mitarbeiter + Abzugsnachweis
10
2009
Darlehen MTU (Mitteilung + Abzugsnachsweis)
10
2009
Darlehensunterlagen
10
2009
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO)
10
2009
Datenschutz
3
2016
Datensicherungen, Datenträger soweit steuerlich relevant
10
2009
Dauerauftragsunterlagen
6
2013
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten
10
2009
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen
10
2009
Deutsche Rentenversicherung
10
2009
Dienstwagenvertrag
10
2009
Direktversicherung
10
2009
Disziplinarangelegenheiten
2
2017
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle
10
2009
Dokumentation zum Auslandseinsatz
10
2009
Doppelbesteuerungsunterlagen
6
2013
Doppel von Rechnungen
6
2013
E
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze
10
2009
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
10
2009
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch
10
2009
Einfuhrunterlagen
6
2013
Eingangsrechnugnen
10
2009
Einheitswertunterlagen
10
2009
Einstellungsunterlagen
1
2018
Einstellungsuntersuchung
 
 
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt
10
2009
Entgeltänderungen
10
2009
Entgeltbescheinigungen des Arbeitgebers
10
2009
Entsendungsvertrag
10
2009
Ergebnisse aus Mitarbeiter-Befragung
6
2013
Ernennungsunterlagen
10
2009
Essenmarkenabrechnungen, auch digitalisierte Belege
10
2009
Exportunterlagen
6
2013
F
Fahrtenbücher
6
2013
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
10
2009
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDVBuchführung
10
2009
Fehlzeitlisten
6
2013
Feuerversicherungsunterlagen
6
2013
Finanzberichte
6
2013
Frachtbriefe
6
2013
Freistellungsaufträge für Kapitalerträge
6
2013
Freistempelabrechnungen
10
2009
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
10
2009
Gehaltslisten, Gehaltsabrechnungen, Gehaltsquittungen, Gehaltsvorschusskonten
10
2009
Geschäftsberichte
10
2009
Geschäftsbriefe
6
2013
Geschenknachweis
10
2009
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)
10
2009
Gewerbesteuerunterlagen
10
2009
Gewerbesteuerzerlegung
10
2009
Gewinn- und Verlustrechnungen
10
2009
GF-Protokolle
10
2009
Gleichstellung
10
2009
Grundbuch- und Journalblätter, Grundbuchauszüge, wenn Inventar
10
2009
Gründungsakten der Gesellschaft
10
2009
Gruppenunfallversicherung
10
2009
Gutachten
10
2009
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen
10
2009
H
Handelsbriefe
6
2013
Handelsbücher
10
2009
Handelsbücher
6
2013
Handwerkerrechnungen bei Privatpersonen
2
2017
Handwerkerrechnungen bei Privatpersonen
10
2009
Hauptbücher
10
2009
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen
10
2009
Heimarbeit - Entgeltbelege beschäftigter Mitarbeiter
3
2016
Heimarbeit - Personallisten in Heimarbeit Beschäftigter
1
2018
Heimflugbudget
10
2009
HR-IT-Projekt-Dokumentation
10
2009
HR-Prozessbeschreibungen
10
2009
HR-Richtlinien
10
2009
Hypothekenpfandbriefe
6
2013
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen
10
2009
Investitionszulage (Unterlagen)
6
2013
Inventare, Inventarnachweise
10
2009
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke
10
2009
J
Jahresabschluss, Jahresabschlusserläuterungen
10
2009
Jahresabschlusserklärungen
10
2009
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften
10
2009
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
10
2009
Jubiläum
10
2009
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern
10
2009
Jugendarbeitsschutzunterlagen (personenbezogene ärztliche Bescheinigungen)
2
2017
Jugendliche - Verzeichnisse gem. §49 JArbschG
2
2017
K
Kalkulationsunterlagen
6
2013
Kassenberichte
10
2009
Kassenbücher und -blätter
10
2009
Kassenzettel
10
2009
Kaufbelege, Quittungen bei Privatpersonen (wg. Garantienachweis)
2
2017
Kaution
10
2009
Kontenabstimmunge
10
2009
Kontenpläne und -änderungen
10
2009
Kontoauszüge, Kontenregister (Privatkonten für Privatpersonen 3 Jahre)
10
2009
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
10
2009
Kostenerstattung
10
2009
Kostenträgerrechnungen
10
2009
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen
10
2009
Kreditorenbuchhaltung
10
2009
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege
10
2009
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz)
6
2013
Kündigung
10
2009
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge
6
2013
L
Ladescheine
10
2009
Lageberichte (auch für Konzerne)
10
2009
Lagerbücher
10
2009
Lastschriftanzeigen
10
2009
Leasingunteralgen
6
2013
Leergutabrechnungen
6
2013
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll,steuerlich ansonsten 6 Jahre
10
2009
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen
10
2009
Lohnbescheinigungen für Kreditinstitute, Wohngeld, Unterhaltsamt u. ä.
10
2009
Lohnkontenarten, Lohnbelege
10
2009
Lohnlisten
10
2009
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)
10
2009
Lokaler Vertrag
10
2009
Luftfrachtbriefe
6
2013
M
Magnetbänder mit Buchfunktion
6
2013
Mahnbescheide und Mahnungen
6
2013
Mahnvorgänge
6
2013
Maschinenkarteikarten (Inventur)
10
2009
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende)
6
2013
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege)
10
2009
Mietvertrag
10
2009
Mitteilungen des Betriebsrates
6
2013
Mutterschaftsgeldunterlagen
10
2009
Mutterschutzunterlagen
10
2009
N
Nachkalkulationen
10
2009
Nachnahmebelege
10
2009
Nachweise Schulungen zum QM-Syste
6
2013
Nachweis Verteilung Werbeartikel
7
2012
Nebenbeschäftigung
10
2009
Nebenbücher
10
2009
Nebenkosten
10
2009
Nebenkostenabrechnungen
10
2009
O
Orderpapiere
6
2013
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung
6
2013
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung
10
2009
P
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe)
6
2013
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege)
10
2009
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents
6
2013
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär
30
1989
Pensionskassenunterlagen
10
2009
Pensions- und Honorarabrechnungen
30
1989
Personaländerungsmeldungen (=Personalmaßnahme?)
6
2013
Personalunterlagen
6
2013
Personalunterlagen mit altersvorsogerechtlichen Fragestellungen
30
1989
Personalakte - Zeugnisse, Unterlagen für Schadensersatzansprüche und Zahlungsansprüche
3
2016
Personalentwicklung
6
2013
Pfändungsunterlagen
10
2009
Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse einschließlich Schriftverkehr und Nachweis über die Einbehaltung
10
2009
Pflegezeit
10
2009
Postquittungsbücher
10
2009
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen
10
2009
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen)
10
2009
Private Krankenversicherung
10
2009
Protokolle allgemeiner Art
6
2013
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen
10
2009
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses)
10
2009
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers
10
2009
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen
10
2009
Quittungen, wenn Buchungsunterlage (Zahlungen über Arbeitslohn)
10
2009
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen
10
2009
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss
6
2013
Reisekostenabrechnungen
6
2013
Rentenunterlagen wegen Nachweis lebenslang
*
*
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
10
2009
Rückscheine
6
2013
Ruhensvertrag
10
2009
S
Saldenbilanzen
10
2009
Saldenlisten
10
2009
Schadensunterlagen, Schadensmeldungen (soweit nicht Bilanzbelege)
6
2013
Scheck- und Wechselunterlagen
10
2009
Schriftverkehr des Personalbereichs
6
2013
Schriftwechsel
6
2013
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)
6
2013
Schuldtitel
10
2009
Schuldübernahmeverträge
10
2009
Schulungsunterlagen
3
2016
Schwerbehinderung
10
2009
Sozialversicherungsunterlagen
10
2009
Spendenbescheinigungen
10
2009
Steuerbescheide
10
2009
Steuerbescheinigungen
10
2009
Steuererklärungen
10
2009
Steuerunterlagen
10
2009
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*
10
2009
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)*
30
1989
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)*
30
1989
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*
30
1989
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*
30
1989
Systemhandbücher
10
2009
T
Tätigkeit
3
2016
Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege)
10
2009
Tätigkeitsbescheinigungen
10
2009
Tax-Equalization
10
2009
Telefonkostennachweise
10
2009
Transportschadenunterlagen
6
2013
U
Überstundenlisten
10
2009
Überweisungsbelege
10
2009
Umsatzseuervoranmeldungen
10
2009
Umzug
10
2009
Umzüge - Rechnungen
10
2009
Umzüge - Schriftverkehr
6
2013
Unfallversicherungsunterlagen und Nachweise für die Berechnung und Unfallsicherungen (5 Jahre)
6
2013
Unterlagen des Personalbereichs aus einem lfd. Rechtsstreit
30
1989
Unterlagen über das von CPEA geführte Konto der Jean-Reabel-Stiftung
10
2009
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher
10
2009
Unterschriftsberechtigungen
6
2013
Unterstützung-/Pensionskasse
30
1989
Urkunden (Geburt, Ausbildung, Heirat, Sterbeurkunde) lebenslang
*
*
Urlaubsbescheinigungen von Vorfirmen
1
2018
Urteile
30
1989
V
Verbandbuch
5
2014
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
10
2009
Verkaufsbücher
10
2009
Verkaufsbücher
10
2009
Vermögenswirksame Leistungen
10
2009
Versand- und Frachtunterlagen
10
2009
Verschiffungsunterlagen
10
2009
Versicherungsmathematische Gutachten und von HR erstellte Unterlagen für den Jahresabschluss MTU
10
2009
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)
6
2013
Versteigerungsunterlagen
6
2013
Verträge (nach Vertragsende, soweit steuerrechtlich relevant)
6
2013
Vertragsergänzunge, Vertragsänderunge
6
2013
Verträge Zeitarbeitsfirmen (Leiharbeitnehmer)
10
2009
Versicherungsanmeldungen -/bestätigungen
10
2009
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen
10
2009
Viehregister
10
2009
Visa Anträge
10
2009
Vollmachten
6
2013
Vollstreckungsbescheide wegen Verjährung
30
1989
Vordruck A1
10
2009
Vorschuss
10
2009
Vorstands-Protokolle
10
2009
VWL
10
2009
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher, Warenbestandsaufnahmen
10
2009
Wechsel
10
2009
Weihnachtsgratifikation
10
2009
Werbegeschenkenachweise
10
2009
Werbekostenbelege
10
2009
Wertberichtigunsgunterlagen
10
2009
Wertpapieraufstellungen, Wertpapierkurse (Buchungsbelege)
10
2009
Wiedereinstellungszusage
3
2016
Wildhandelsbücher,
10
2009
Wohnungseinrichtung
10
2009
Z
Zahlungsanweisungen
10
2009
Zeichnungsvollmachten
6
2013
Zessionen
6
2013
Zeugnis
3
2016
Zinsabrechnungen
6
2013
Zollbelege
6
2013
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung
10
2009
Zusatzvereinbarungen
10
2009
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
10
2009
Zwischenzeugnis
3
2016

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.

Wenn bei Steuerangelegenheiten Bescheide noch nicht endgültig sind oder Rechtsbehelf- und Klageverfahren anhängig sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend.

– Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen, da sich Aufbewahrungsfristen je nach Zweck oder gesetzlicher Vorschrift individuell unterscheiden können.

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

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