TIPP: Aufbewahrungsfrist zu AU-Bescheinigungen

Aufbewahrungs- und Löschfristen sind Bestandteil der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

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Im Laufe der Jahre sammeln sich in Personalakten und Ablagen große Mengen an sensiblen Daten an. Hierbei taucht regelmäßig die Frage nach den Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen auf. Die Festlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen ist auch für die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine wichtige Aufgabe für die Personalabteilung.

Aufbewahrungsfristen 2019 und Hinweise zur Datenträgerentsorgung

Für die Aufbewahrung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU-Bescheinigung) sind keine festen Aufbewahrungsfristen vorgegeben. Als Empfehlung zur Bestimmung einer Regellöschfrist, kann man jedoch die Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltfortzahlung heranziehen.

Ausführliche Literatur zu Aufbewahrungsfristen finden Sie hier. 

Laut dem Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen (Aufwendungsausgleichsgesetz, AAG) für Entgeltfortzahlung besteht ein Erstattungsanspruch bis zu vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem er entstanden ist. Somit können AU-Bescheinigungen nach fünf Jahren, nach Ablauf des Kalenderjahrs in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist vernichtet werden, wenn der Vernichtung nicht andere Gesetze oder Vorschriften entgegenstehen.

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>> Eine Regellöschfrist von fünf Jahren kann somit im Allgemeinen als angemessen betrachtet werden. <<

Hinweis: Bei Arbeitsunfähigkeit ohne Entgeltzahlung sollte eine kürzere Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht empfiehlt eine Löschung nach einem Jahr für AU-Bescheinigungen, wenn die Fehltage weniger wie sechs Wochen betragen.

Tipp: Lernen Sie die Datenschutz-Grundlagen für Websites kennen! Abmahnungen vermeiden!

Unser Rat zum Umgang mit Krankmeldungen (AU-Bescheinigungen)

  • Abgabe im verschlossen Umschlag, falls nicht direkt im Personalbüro abgegeben
  • Bescheinigung nicht offen herumliegen lassen – für sichere Aufbewahrung sorgen
  • Keine Kopien von AU-Bescheinigungen anfertigen
  • Die Vertretung ist datenschutzkonform zu organisieren
  • Kolleginnen und Kollegen nur über die Abwesenheitsdauer informieren
  • Externe Kunden oder Lieferanten über Terminausfälle benachrichtigen
  • Keine Rundmails über Erkrankte
  • Information auf die faktische Erfordernis beschränken
  • Entsorgung regeln und überwachen
  • Regelmäßige Schulung der Personalverantwortlichen durchführen

Die verpflichtende Abgabe der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der direkten Führungskraft ist nicht erforderlich. Den gesetzlichen Vorgaben kann entsprochen werden, wenn den Betroffenen freisteht, selbst über den Adressaten ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Führungskraft oder Personalservice) zu entscheiden.

Weitere unterstützende Hinweis zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

4 KOMMENTARE

  1. Auch für das Jobcenter gelten entweder zweckgebundene oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen, nach denen personenbezogene Daten zu löschen sind. Die Behörde ist gesetzlich verpflichtet die Löschung dann auch automatisch durchzuführen. Sie können jedoch die Behörde zur Löschung auffordern und erhalten dann sicher eine Antwort zum Verfahren und den Löschfristen.

  2. Danke! (Allerdings, haben sie dazu noch genauere Informationen bez. der AUs oder wo könnte ich sie unabhängig vom Jobcenter herbekommen? Daß sie auch irgendwann irgendwas löschen müssen, ist ja ansich klar. ;))

  3. Die Jobcenter müssen genaue Löschfristen definiert haben und Ihnen auf Anfrage die Speicherfristen mitteilen. Sie können sich dazu auch Ihr für Ihren Wohnort zuständige Landesamt für Datenschutzaufsicht wenden.

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