30.12.2022

Umgang mit eAU und AU-Bescheinigungen

Im Laufe der Jahre sammeln sich in Personalakten und Ablagen große Mengen an sensiblen Daten an. Hierbei taucht regelmäßig die Frage nach den Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen auf. Die Festlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen ist auch für die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine wichtige Aufgabe für die Personalabteilung.

Aufbewahrungsfristen 2022/23 und Hinweise zur Datenträgerentsorgung

Update 2023

Von Anfang 2023 an werden für gesetzlich Versicherte die „gelben Scheine“ bei einer Krankmeldung abgeschafft. Die eAU wird damit für Arbeitgeber verpflichtend.

Weiterführende Informationen:

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ab 2023 Pflicht

Hinweise zu Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit der Vorlage von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie zu Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall

Was gilt für privatversicherte Beschäftigte?

Für privatversicherte Beschäftigte ist derzeit keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgesehen. In diesen Fällen müssen Ihnen Ihre Beschäftigten weiterhin die Krankmeldung in Papierform selbst vorlegen. Gleiches gilt für Privatärzte oder AU-Bescheinigungen aus dem Ausland.

Für die Aufbewahrung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU-Bescheinigung) sind keine festen Aufbewahrungsfristen vorgegeben. Als Empfehlung zur Bestimmung einer Regellöschfrist, kann man jedoch die Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltfortzahlung bzw. betrieblichen Mitbestimmung heranziehen.

Ausführliche Literatur zu Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.*

Sie benötigen einen Aktenvernichter für den Arbeitsplatz, der Dokumente, Altakten, Kreditkarten und Kontoauszüge sicher vernichten kann?

>> Eine Regellöschfrist von 3 Jahren kann für AU-Bescheinigungen als angemessen betrachtet werden. <<

Hinweis: Bei Arbeitsunfähigkeit ohne Entgeltzahlung sollte eine kürzere Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht empfiehlt eine Löschung nach einem Jahr für AU-Bescheinigungen, wenn die Fehltage weniger wie sechs Wochen betragen!

Update 2021: Der Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit hat in seinem Tätigkeitsbericht für das Jahr 2020 folgende Empfehlung für die Aufbewahrungsdauer von AU-Bescheinigungen (Krankmeldungen) gegeben:

„Üblicherweise werden die Arbeitsgerichte mit der Beurteilung der Rechtmäßigkeit ausgesprochener Kündigungen betraut. So entschied das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil vom 25. April 2018, Aktenzeichen 2 AZR 6/18, dass „bei einer Kündigung wegen häufiger Kurzerkrankungen, vorbehaltlich besonderer Umstände des Einzelfalls, für die Erstellung der Gesundheitsprognose ein Referenzzeitraum von drei Jahren vor Zugang der Kündigung maßgeblich ist. Ist eine Arbeitnehmervertretung gebildet, ist auf die letzten drei Jahre vor Einleitung des Beteiligungsverfahrens abzustellen“ (vergleiche Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 25. April 2018 – 2 AZR 6/18, BAGE 162, 327-339). Bei der Bestimmung der Dauer des Referenzzeitraumes ist also darauf abzustellen, ob es sich im Einzelfall um häufige Kurzzeiterkrankungen, eine Langzeiterkrankung oder eine dauerhafte Arbeitsunfähigkeit des Beschäftigten handelt. Während bei häufigen Kurzzeiterkrankungen im Regelfall ein längerer Zeitraum zum Nachweis einer negativen Gesundheitsprognose erforderlich sein wird, wird der Arbeitgeber bei einer dauerhaften Langzeiterkrankung bereits nach kürzerer Zeit in der Lage sein können, die Beeinträchtigungen seiner betrieblichen Interessen durch die Erkrankung des Beschäftigten einzuschätzen sowie diese darlegen und nachweisen zu können. Der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit griff die Argumentation des Bundesarbeitsgerichtes in der genannten Entscheidung auf und sah im konkreten Fall eine Speicherdauer von drei Jahren bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen beziehungsweise Fehlzeiten des Beschäftigten als noch angemessen an. Eine darüberhinausgehende Speicherdauer von fünf Jahren – wie von dem Arbeitgeber vorgeschlagen – wäre nach diesen Grundsätzen zu lang und müsste vom Arbeitgeber im Einzelfall besonders begründet und diese Begründung hinreichend dokumentiert werden. Für den Zeitraum der zulässigen Speicherdauer ist es dem Arbeitgeber dabei nach Art. 9 Abs. 2 Buchstabe f) DS-GVO gestattet, auch Daten besonderer Kategorie des Beschäftigten, hier dessen Gesundheitsdaten, zu verarbeiten, sofern ihm diese zulässig bekannt geworden sind. Der Beschäftigte ist dabei nicht verpflichtet, die Diagnose seiner Erkrankung dem Arbeitgeber mitzuteilen. Auch ergibt sich diese nicht aus der dem Arbeitgeber vorzulegenden ärztlichen Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit nach § 5 Abs. 1 Satz 2 Entgeltfortzahlungsgesetz.“

Unser Rat zum Umgang mit Krankmeldungen (AU-Bescheinigungen)

Abgabe im verschlossen Umschlag, falls nicht direkt im Personalbüro abgegeben
Bescheinigung nicht offen herumliegen lassen – für sichere Aufbewahrung sorgen
Keine Kopien von AU-Bescheinigungen anfertigen
Die Vertretung ist datenschutzkonform zu organisieren
Kolleginnen und Kollegen nur über die Abwesenheitsdauer informieren
Externe Kunden oder Lieferanten über Terminausfälle benachrichtigen
Keine Rundmails über Erkrankte
Information auf die faktische Erfordernis beschränken
Entsorgung regeln und überwachen
Regelmäßige Schulung der Personalverantwortlichen durchführen

Die verpflichtende Abgabe der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der direkten Führungskraft ist nicht erforderlich. Den gesetzlichen Vorgaben kann entsprochen werden, wenn den Betroffenen freisteht, selbst über den Adressaten ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Führungskraft oder Personalservice) zu entscheiden.

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

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