Jeder Unternehmer ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Mit unseren Übersichten weiter unten in diesem Artikel, möchten wir Sie bei der jährlich wiederkehrenden Beurteilung der Aufbewahrungsfristen von Altakten und anderen Datenträgern unterstützen. Unsere große Übersicht (PDF) zum Herunterladen finden Sie weiter unten im Beitrag.
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde (§ 147 AO).
Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge (z.B. Mietverträge) beginnt erst mit dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Zollbelege nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, die im Original aufbewahrt werden müssen, können alle übrigen Unterlagen auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Hierbei sind dann u. a. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten
- mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Hinweis: Beachten Sie, dass Belege auf Thermopapier nach einiger Zeit verblassen können. Wir raten hier, diese für den Fall einer Prüfung seitens der (Finanz)Behörde zu kopieren und zusammen mit dem Originalbeleg aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich grundsätzlich nach zwei Rechtsgrundlagen, nämlich nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften wie Kaufleute mit der Aufbewahrung von relevanten Unterlagen umgehen müssen. Für die Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Es gibt aber auch Aufbewahrungsfristen aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz und dem Ärzterecht für die eventuell individuelle Aufbewahrungsfristen abgestimmt werden müssen.
Der Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat hat am 12.12.2012 einen Einigungsvorschlag zum Jahressteuergesetz 2013 beschlossen. Darin ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht nicht mehr vorgesehen – eine Maßnahme, die Unternehmen in erheblichem Umfang von unnötiger Bürokratie entlastet hätte. Der ursprüngliche Entwurf der Bundesregierung sah eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen von derzeit zehn Jahren auf künftig acht Jahre (ab 2013) bzw. sieben Jahre (ab 2015) vor. Somit bleibt es bei den ursprünglichen Aufbewahrungsfristen.
Steuerunterlagen: Die Frist beginnt immer erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist. Frei gesagt: Freiberufler und Unternehmen können am 1.1.2019 mit ruhigem Gewissen alle Steuerunterlagen aus den Jahren 2008 und früher entsorgen.
Hilfreiche Links:
Aufbewahrungsfristen als Buch zum Nachlesen.
Hilfedokumente zum Download:Die neue Norm (DIN 66399 )zur Datenträgervernichtung
Aufbewahrungsfristen 2023 von A-Z (Katalog erweitert!)
Renteninformationen der Deutschen Rentenversicherung sollten gesammelt werden. „Die Renteninformation bietet später einen guten Überblick wie sich die Rentenbeträge entwickelt haben und Differenzen können schneller identifiziert und aufgeklärt werden.
Sparverträge oder -pläne und Kontoauszüge und Versicherungsunterlagen sind wie ein Tagebuch. Diese bleiben über die gesamte Vertragslaufzeit hinaus in den Akten. Das letzte Dokument zum Vertragsabschluss wird darüber hinaus langfristig aufbewahrt.
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