Der Steuerberater: Auftragsdatenverarbeitung oder Funktionsübertragung

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Die Frage der Zuordnung von Auftragsverhältnissen in die Auftragsverarbeitung oder in die Funktionsübertragung, bei der Übermittlung von personenbezogenen Daten, stellt die Beteiligten sehr oft vor Schwierigkeiten.

Steuerberater und ihre Gehilfen unterliegen eigenen bereichsspezifischen Berufsvorschriften nach dem Steuerberatungsgesetz bzw. ihrer Berufsordnung, die u.a. die besondere Vertrauensbeziehung zu ihren Mandanten absichern sollen. So legt § 57 Abs. 1 StBerG den Steuerberatern auf, ihre Tätigkeit im Rahmen ihres Auftrages unabhängig und eigenverantwortlich zu erbringen. Ihre Berufsordnung fordert, dass sie keine Bindungen eingehen dürfen, die ihre berufliche Entscheidungsfreiheit gefährden können.

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Grundstücksverwalter können der Funktionsübertragung zugeordnet werden, wenn die Voraussetzungen dafür gegeben sind.

Besteht der eigentliche Hauptzweck der Dienstleistungen in der Erfüllung einer über die Verarbeitung personenbezogener  Daten  hinausgehenden  Gesamtaufgabe, unterliegt  der  „Auftragnehmer“  nicht  dem  Vierten sondern  dem  Dritten Abschnitt des Bundesdatenschutzgesetzes, weil er die durch den „Auftraggeber“ übermittelten Daten nur als Hilfsmittel für die Erfüllung eines weitergehenden Auftragszweckes verarbeitet.

Grundsätzliche Voraussetzungen dafür sind:

  • Entscheidungsbefugnis des Dienstleisters bei der Auswahl der Daten und wie er diese verwendet
  • Selbständige Erledigung der Aufgabe ohne weiteren Einfluss des Auftraggebers
  • Die Dienstleistung geht über eine weisungsabhängige (technische) Datenverarbeitung hinaus
  • Rechte zur Nutzung der Daten für eigene Zwecke bestehen und der Auftragnehmer ein Eigeninteresse an der Datenverarbeitung hat  

Durch die Festlegung im Rahmen des StBG agiert ein Steuerberater weisungsunabhängig!

Wie ein Auftragsverhältnis einzuordnen ist kann nicht immer sofort zweifelsfrei geklärt werden und ist in vielen Fällen nur durch eine Einzelfallprüfung zu ermitteln. Der Datenschutzbeauftragte hat dabei die entscheidende Aufgabe vor Aufnahme des Vertragsverhältnisses die Umstände zu prüfen und der verantwortlichen Stelle zu empfehlen, welcher Weg einzuschlagen ist.

Sonderfall: Abrechnung von Lohn und Gehalt:
Es ist stets im Einzelfall zu prüfen, ob die ausgelagerte Tätigkeit eine weisungsabhängige Ausführung von Hilfstätigkeiten nach § 11 BDSG oder die Übernahme einer selbstständigen und eigenverantwortlichen Aufgabe i.S.v. § 57 StBerG (sog. Funktionsübertragung) darstellt. In der Regel kann für den Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung von einer Funktionsübertragung ausgegangen werden.