Die förmliche Zustellung eines Schreibens durch ein Landratsamt veranlasste einen Bürger, sich mit einer Beschwerde an die Datenschutzbehörde zu wenden: Auf dem Briefumschlag seien gut sichtbar Angaben verzeichnet gewesen, die Rückschlüsse auf den Inhalt des Schreibens zuließen und dort aus Datenschutzgründen nicht hätten vermerkt werden dürfen. Konkret handelte es sich um die Angabe eines Kfz-Kennzeichens des Beschwerdeführers, das ein personenbezogenes Datum darstellt. Auf dem Briefumschlag konnten zudem, die Felder „Versicherungsschutz“, „Steuer“, „Meldepflicht“, „TÜV“, „AU“ und „SP“ angekreuzt werden, was auf Versäumnisse des Briefadressaten in diesen Kontexten hinweisen könnte. Wird die Zustellung – wie im Beschwerdefall – mit Postzustellungsurkunde bewirkt, sind Art. 3 Verwaltungszustellungs- und Vollstreckungsgesetz in Verbindung mit §§ 177 bis 182 Zivilprozessordnung zu beachten. Auf dem Umschlag, in dem den das zuzustellende Schriftstück eingelegt ist, sowie auf der Zustellungsurkunde dürfen nur die personenbezogenen Angaben angebracht werden, welche die mit der Zustellungsvordruckverordnung eingeführten Muster vorsehen (zu Einzelheiten vgl. meinen 30. Tätigkeitsbericht 2020 unter Nr. 2.5). Die gesetzliche Formulargestaltung stellt in diesem Fall auch sicher, dass die Beschäftigten mit der Zustellung beauftragter Postdienstleistungsunternehmen oder andere Personen, welche die Sendung zu Gesicht bekommen, möglichst wenig über den Inhalt erfahren.
Alle zusätzlichen Angaben auf dem Umschlag, die öffentliche Stellen eigenmächtig hinzufügen, sind im Zweifelsfall ohne Rechtsgrundlage offengelegt: Für die Zustellung dürfen nämlich nur diejenigen Daten verarbeitet werden, die das Zustellungsrecht als erforderlich ansieht. Im Zusammenhang mit der oben genannten Beschwerde wurde das betroffene Landratsamt ersucht, zukünftig auf „überschießende“ Angaben auf dem Briefumschlag zu verzichten und für Zustellungen nur vorschriftsgemäße Vordrucke zu nutzen.
Es sei darauf hingewiesen, dass die Rechtslage im Anwendungsbereich der Datenschutz-Richtlinie für Polizei und Strafjustiz hiervon abweichen kann.
Quelle: Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)
Sind Sie sicher, dass Ihr Unternehmen oder Behörde im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit optimal aufgestellt ist?
Lassen Sie sich unverbindlich von einem Datenschutzbeauftragten beraten.
Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:
- Ombudsstelle und Hinweisgebersystem für Hinweisgeber:innen (Whistleblower)
- Datenschutz und IT-Compliance: Das Handbuch für Admins und IT-Leiter. Alles zu IT-Betrieb, IT-Sicherheit und Administration von Websites
- Tragbarer Tresor für die Reise zum Schutz von Wertsachen
- Kein Backup, kein Mitleid! Datensicherung mit NAS und Festplatte
- Datenpanne auf Reisen durch Visual Hacking- Blickschutz hilft.
- Denkanstoß – Daten(schutz)risiko USB-Stick, es passiert immer wieder
- Aktenvernichter für den Arbeitsplatz – Gegen Datenpannen auf Papier
- Tipp: Textpassagen mit einem Camoflage-Rollstempel unkenntlich machen
Dieser Absatz enthält Affiliatelinks/Werbelinks