Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter

Wenn in einem Unternehmen die private Internet- und E-Mail-Nutzung untersagt ist, ist es für den Arbeitgeber möglich, auf das E-Mail Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters zuzugreifen.

Ein Unternehmen, in dem die private Nutzung von Internet und E-Mail untersagt ist, fragte nach, ob es auf das E-Mail-Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters zugreifen darf, da sich eingegangene E-Mails, die zu laufenden Geschäftsvorgängen gehören, in diesem E-Mail Postfach befinden würden

Sofern, wie im konkret vorliegenden Fall, die private Nutzung von Internet und E-Mail untersagt ist, richtet sich die Zulässigkeit von Zugriffen des Arbeitgebers auf das E-Mail-Postfach des ausgeschiedenen Mitarbeiters nach § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Danach ist der Umgang des Arbeitgebers mit Mitarbeiterdaten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zulässig, wenn er für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die dienstlichen E-Mails stehen dem Arbeitgeber zu, so dass er darüber nach Ausscheiden des betreffenden Mitarbeiters verfügen kann. Wenn zudem E-Mails aus dem Postfach für die weitere Bearbeitung von Geschäftsvorgängen benötigt werden, muss dem Arbeitgeber der Zugriff möglich sein. Sollte er auf eine E-Mail mit privatem Inhalt stoßen, dürfte er diese allerdings nicht zur Kenntnis nehmen und müsste sie entweder an den ausgeschiedenen Mitarbeiter übermitteln oder löschen. Eine Einwilligung des ausgeschiedenen Mitarbeiters ist in einem solchen Fall nicht erforderlich.

Das BayLDA hat diesen Fall zum Anlass genommen, zu empfehlen, dass Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter möglichst zeitnah gelöscht werden, sodass Absender eine Fehlermeldung erhalten und sich um den neuen und richtigen E-Mail Kontakt kümmern müssen oder können.

Quelle: BayLDA

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