Widerruf Einwilligung Transkription

Was passiert mit Aufzeichnung und Transkript, wenn die Einwilligung widerrufen wird?

Aufzeichnung und Transkription einer Videokonferenz sind zwei separate Verarbeitungsvorgänge. Das hat praktische Konsequenzen: Jeder Vorgang benötigt eine eigene Rechtsgrundlage, und ein Widerruf der Einwilligung wirkt sich auf beide unterschiedlich aus. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) hat auf der Sitzung des GDD-ERFA-Kreises München am 20. März 2026 erläutert, was in den verschiedenen Fallkonstellationen gilt.

Eine oder zwei Einwilligungen bei Aufzeichnung und Transkription?

Da es sich bei der Aufzeichnung und der anschliessenden Transkription um zwei eigenständige Datenverarbeitungen handelt, muss jede für sich auf eine Rechtsgrundlage gestützt werden. Soll die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO in Verbindung mit Art. 7 DS-GVO als Grundlage dienen, gilt das für jeden Schritt getrennt. Beide Verarbeitungszwecke können in einer Einwilligung zusammengefasst werden, solange diese klar und verständlich ist. Es ist jedoch zu beachten, dass sich ein späterer Widerruf dann auf beide Vorgänge bezieht.

Zudem verweist das BayLDA auf die Grundsätze aus Frage 2 und 3: Bei Konferenzen mit Beschäftigten ist die Einwilligung als Rechtsgrundlage ohnehin kritisch zu bewerten. Aus Sicht des BayLDA ist die Rechtsgrundlage der berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO in der Regel vorzuziehen.

Aufnahme bereits erfolgt, Transkription steht noch aus: Was gilt nach dem Widerruf?

Hat die aufzeichnende Person ihre Einwilligung widerrufen, nachdem die Aufnahme erfolgt, die Transkription aber noch nicht erstellt wurde, hat das folgende Wirkungen: Die Transkription der Wortbeiträge dieser Person darf nicht mehr erstellt werden. Die Aufzeichnung ihrer Wortbeiträge muss gelöscht werden.

Da die Aufnahme selbst bereits in der Vergangenheit liegt, wirkt sich der Widerruf nicht mehr auf den abgeschlossenen Vorgang zurück. Er hat jedoch zur Folge, dass eine weitere Speicherung der Aufzeichnung nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO nicht mehr zulässig ist. Die Aufzeichnung ist also umgehend zu löschen.

Aufnahme und Transkription bereits erfolgt: Was gilt nach dem Widerruf?

Sind sowohl Aufnahme als auch Transkription abgeschlossen und widerruft eine betroffene Person anschliessend ihre Einwilligung, verweist das BayLDA auf dieselben Grundsätze: Eine Einwilligung kann nur für die Zukunft widerrufen werden. Bereits abgeschlossene Verarbeitungen bleiben davon unberührt. Die weitere Speicherung der Aufzeichnung und des Transkripts ist nach dem Widerruf aber nicht mehr auf die Einwilligung gestützt und nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO zu löschen, soweit keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung besteht.

Das BayLDA weist darauf hin, dass dieser Sachverhalt nach seiner Einschätzung der aktuellen Marktlage selten praxisrelevant sein dürfte, da gängige Tools Aufzeichnung und Transkription in der Regel unmittelbar verknüpfen.

Unsere Empfehlungen

Unternehmen und KMU

Dokumentieren Sie Aufzeichnung und Transkription als separate Verarbeitungstätigkeiten im Verzeichnis nach Art. 30 DS-GVO und weisen Sie für jeden Schritt eine Rechtsgrundlage aus. Richten Sie einen Prozess ein, der nach einem Widerruf die unverzügliche Löschung von Aufzeichnung und Transkript sicherstellt. Wenn Sie eine einheitliche Einwilligung für beide Verarbeitungen einholen, machen Sie deutlich, dass sich ein Widerruf auf beide Schritte auswirkt. Bevorzugen Sie technische Lösungen, die das Originalaudio unmittelbar nach der Transkription automatisch löschen – das reduziert das Risiko erheblich.

Behörden und öffentliche Stellen

Klären Sie intern, wer für die Umsetzung von Widerrufen verantwortlich ist, und legen Sie Zuständigkeiten schriftlich fest. Stellen Sie sicher, dass die eingesetzte Konferenzsoftware eine gezielte Löschung einzelner Sprecheranteile ermöglicht oder dass alternativ die gesamte Aufzeichnung gelöscht wird.

Kanzleien und Freiberufler

Halten Sie in Ihrer Datenschutzdokumentation fest, wie lange Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert werden und auf welcher Grundlage. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mandantschaft und externe Teilnehmende über ihr Widerrufsrecht informiert werden, bevor die Aufzeichnung beginnt.

Quelle: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Lassen Sie sich unverbindlich von einem Datenschutzbeauftragten beraten.

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Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

• Art. 17 DS-GVO – Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)
• Meldung von Datenschutzverletzungen nach Art. 33 DS-GVO
• Nachweis der Datenlöschung – So dokumentieren Sie korrekt
• Datenschutzrisiko E-Mails – Was Unternehmen wissen müssen
• Ombudsstelle und Hinweisgebersystem für Hinweisgeber (Whistleblower)
• Datenschutz und IT-Compliance: Das Handbuch für Admins und IT-Leiter
• Kein Backup, kein Mitleid! Datensicherung mit NAS und Festplatte
• Datenpanne auf Reisen durch Visual Hacking – Blickschutz hilft

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