Wie kann nachgewiesen werden, dass Daten gelöscht wurden?
Da der Nachweis einer Datenlöschung unter Umständen erneut zur Verarbeitung personenbezogener Daten führen würde, ist in der Regel die folgende Vorgehensweise ausreichend:
Die Ausgestaltung eines Löschvorgangs sollte im Rahmen eines Löschkonzepts schriftlich dokumentiert sein. Aus dem Konzept sollte ersichtlich sein, dass der Datenbestand regelmäßig auf die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und Löschansprüche geprüft wird und etwaige Löschvorgänge gemäß der im Konzept dokumentierten technischen und organisatorischen Vorgaben durchgeführt werden. Außerdem ist die Verfahrensweise bei der Inanspruchnahme der Betroffenenrechte nach Art. 17 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung („Recht auf Vergessenwerden“) ebenfalls festzulegen und schriftlich zu dokumentieren.
Bezüglich des Löschens von Daten innerhalb einer bestehenden Datensicherung ist es ausreichend sicherzustellen, dass die möglicherweise nur noch in der Datensicherung vorhandenen personenbezogenen Daten im Rahmen der Datensicherungsstrategie nach einem festgelegten Zeitpunkt aus allen Backups entfernt werden. Die Datensicherungsstrategie sollte im Rahmen eines entsprechenden Konzeptes schriftlich dokumentiert sein. Datenträger bzw. deren Inhalte sind sicher aufzubewahren und nur Berechtigten im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung zugänglich zu machen.
So kann auf die regelmäßige Dokumentation einzelner Löschvorgänge verzichtet und die erneute Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Löschvorgangs vermieden werden.
Quelle: Datenschutz Rheinland-Pfalz
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