Widerruf der Einwilligung bei Gruppenfotos und Unternehmensvideos: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Ein Mitarbeiter hat vor einem Jahr der Verwendung eines Gruppenfotos zugestimmt. Jetzt widerruft er die Einwilligung. Darf das Foto trotzdem weiterverwendet werden, weil es noch immer seinen ursprünglichen Zweck erfüllt? Und wie verhält es sich bei aufwendig produzierten Unternehmensvideos? Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) hat auf der Sitzung des GDD-ERFA-Kreises München am 20. März 2026 klare Antworten gegeben – und einen konkreten Vertragstipp für die Praxis.
Stützt sich die Erstellung und Verwendung eines Gruppenfotos auf eine Einwilligung und wird diese widerrufen, sind die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO zu löschen. Das bedeutet: Die abgebildete Person ist aus dem Foto zu entfernen oder das Foto ist zu löschen. Dass das Bild noch immer einen legitimen Zweck erfüllt, ändert daran nichts.
Ein Ausweg über andere Rechtsgrundlagen ist nach Einschätzung des BayLDA nicht zulässig. Ein nachträglicher Wechsel auf eine der Befugnisnormen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b-f DS-GVO würde gegen den Grundsatz von Treu und Glauben verstoßen. Wer sich ursprünglich auf eine Einwilligung gestützt hat, kann nach deren Widerruf nicht einfach auf ein berechtigtes Interesse umschwenken.
Aufwendig produzierte Videos: Wie lässt sich dauerhafter Einsatz absichern?
Für aufwendig produzierte Videos und Fotos gelten dieselben datenschutzrechtlichen Grundsätze. Auch hier führt ein Widerruf grundsätzlich zur Löschpflicht. Das BayLDA empfiehlt in diesen Fällen den Abschluss eines sogenannten Model-Release-Vertrags. Dabei handelt es sich um einen gesonderten Vertrag neben dem Arbeitsvertrag, der die Einräumung von Nutzungsrechten an Bildmaterialien regelt – in der Regel gegen eine gesonderte Vergütung. Dieser vertragliche Rahmen kann rechtssicherer sein als eine jederzeit widerrufbare Einwilligung, wenn die Materialien dauerhaft genutzt werden sollen.
Unsere Empfehlungen
Unternehmen und KMU
Prüfen Sie, auf welcher Grundlage Mitarbeiterfotos und Unternehmensvideos mit Personenbezug aktuell verarbeitet werden. Ist es die Einwilligung, kalkulieren Sie das Widerrufsrisiko ein. Richten Sie einen Prozess ein, der nach einem Widerruf die Entfernung der betroffenen Person aus dem Bildmaterial oder die Löschung des gesamten Materials sicherstellt. Planen Sie bei der Produktion von aufwändigen Imagefilmen oder dauerhaft eingesetztem Fotomaterial von Anfang an einen Model-Release-Vertrag ein. Das spart im Nachhinein erheblichen Aufwand.
Behörden und öffentliche Stellen
Auch öffentliche Stellen, die Mitarbeiterfotos etwa auf ihrer Website oder in Broschüren verwenden, benötigen eine tragfähige Rechtsgrundlage. Eine Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Prüfen Sie bei geplanten Produktionen frühzeitig, welche rechtliche Grundlage langfristig Bestand hat, und dokumentieren Sie Einwilligungen und gegebenenfalls Model-Release-Verträge nachvollziehbar.
Gesundheitseinrichtungen
Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen nutzen häufig Fotos und Videos von Mitarbeitenden für Recruitingzwecke oder die Aussenkommunikation. Regeln Sie die Verwendung solcher Materialien schriftlich und holen Sie bei langfristig genutzten Produktionen einen Model-Release-Vertrag ein. Stellen Sie sicher, dass ausgeschiedene Mitarbeitende über ihr Widerrufsrecht informiert werden und dass ein entsprechender Prozess zur Löschung besteht.
Kanzleien und Freiberufler
Teamfotos auf der Kanzleiwebsite oder in Imagematerialien unterliegen denselben Regeln. Wird ein Model-Release-Vertrag abgeschlossen, empfiehlt es sich, diesen arbeitsrechtlich sauber zu gestalten und klar von der Einwilligung nach DSGVO abzugrenzen. Lassen Sie sich im Zweifel von einem auf Urheber- und Datenschutzrecht spezialisierten Kollegen beraten.
Quelle: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Lassen Sie sich unverbindlich von einem Datenschutzbeauftragten beraten.
Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:
- Art. 17 DS-GVO – Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)
- Meldung von Datenschutzverletzungen nach Art. 33 DS-GVO
- Nachweis der Datenlöschung – So dokumentieren Sie korrekt
- Datenschutzrisiko E-Mails – Was Unternehmen wissen müssen
- Ombudsstelle und Hinweisgebersystem für Hinweisgeber (Whistleblower)
- Datenschutz und IT-Compliance: Das Handbuch für Admins und IT-Leiter
- Kein Backup, kein Mitleid! Datensicherung mit NAS und Festplatte
- Datenpanne auf Reisen durch Visual Hacking – Blickschutz hilft
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