Wasserschaden: Behandlungsdokumentation

Ärztinnen und Ärzte haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Patientendokumentation vor Elementarschäden zu schützen. Der zufällige Untergang der Behandlungsdokumentation stellt eine meldepflichtige Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten i. S. d. Art. 33 i. V. m. Art. 4 Nr. 12 DSGVO dar.

Im Frühjahr und Frühsommer des Jahres 2018 kam es mehrfach zu starken Unwettern in Hessen. Unabhängig voneinander meldeten Arztpraxen, dass durch ein Unwetter Wasser in die Keller der Praxen eingedrungen war, in denen Patientenunterlagen aufbewahrt wurden. Hierbei hat das Wasser einen großen Teil der ärztlichen Dokumentation zerstört.

In einem ersten Fall Mitte Mai und damit vor der Geltung der DSGVO drang das Wasser aus der Kanalisation durch Toilette und Dusche der Praxis in den Keller. Die in der unteren Schublade eines Aktenschrankes lagernden Patientenakten wurden von Kanalisationswasser durchweicht.

Bei einem zweiten Fall Anfang Juni, also nach Geltung der DSGVO, drückte das Wasser ein Fenster auf und floss durch den darunter stehenden Metallschrank, in dem die Dokumentation aufbewahrt wurde. Alle darin lagernden Karteikarten wurden stark durchnässt. Die Papierdokumente sind in beiden Fällen unlesbar geworden.

Schließlich fand bei einem dritten Fall im Herbst 2018 in einer Arztpraxis durch eine Rohrverstopfung in der Decke des Kellers ein massiver Wasseraustritt (vermischt mit Fäkalien) statt. Dadurch wurden Patientenakten durchnässt und teilweise stark verschmutzt. Die Akten konnten jedoch auf meinen Hinweis hin getrocknet werden und wurden von der Praxis nach Jahren aufgeteilt, in dichte Säcke verpackt und verschlossen. Nach Aussage der Praxis könnten im Bedarfsfall somit auch die stark verschmutzten Akten jederzeit zur Verfügung gestellt werden.

Rechtliche Bewertung
Fall 1 – Eindringen von Kanalisationswasser in den Kellerraum

Bei der Zerstörung der Dokumentation durch Kanalisationswasser Mitte Mai 2018 im ersten Fall bestand nach dem BDSG-alt noch keine Pflicht für die Praxis, den Verlust der Patientendokumentation zu melden. § 42a BDSGalt sah eine Mitteilungspflicht an die Aufsichtsbehörden nur vor, wenn die in § 42a Satz 1 BDSG-alt aufgeführten Daten unrechtmäßig übermittelt oder auf sonstige Weise Dritten unrechtmäßig zur Kenntnis gelangt sind. Mit einem Bußgeld hätte der Vorfall nicht geahndet werden können. Wegen der unzureichenden Sicherung der Unterlagen lag hier möglicherweise zwar ein Verstoß gegen § 9 BDSG-alt vor, da die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen von der Praxis nicht getroffen worden waren. Jedoch war hierfür eine repressive Sanktionierung durch die Mechanismen des Ordnungswidrigkeitenrechts im BDSG a.F. nicht vorgesehen. Die Praxis führte auf meinen Hinweis eine Kanalsanierung durch und baute eine Rückstausicherung ein, um solchen Schäden vorzubeugen. Dies wies sie mir durch eine Handwerkerrechnung für die durchgeführten Arbeiten nach.

Fall 2 – Eindringen von Wasser durch ein Kellerfenster

Im Fall von Anfang Juni 2018, in dem durch ein Kellerfenster fließendes Wasser die Patientendokumentation unlesbar machte, war hingegen nach neuer Rechtslage ein Verstoß gegen Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO anzunehmen. Danach müssen personenbezogene Daten „in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (‚Integrität und Vertraulichkeit‘)“.

Der Verlust der Patientendokumentation stellt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten gemäß Art. 4 Nr. 12 DSGVO dar und ist daher nach Art. 33 DSGVO in der Regel der Aufsichtsbehörde zu melden, da hier fast immer von einem Risiko für die Freiheiten und Rechte natürlicher Personen auszugehen ist. Schließlich dient die gesetzliche Dokumentationspflicht auch Zwecken, die primär im Interesse der Patientin bzw. des Patienten bestehen (siehe hierzu etwa Wagner in: MüKo BGB, § 630f Rdnr. 2f., 7. Auflage 2016: „So erleichtert eine gut geführte Patientenakte den Arztwechsel, weil sie dem übernehmenden Mediziner die Anknüpfung an das zuvor Geleistete erleichtert und dadurch die nochmalige Durchführung diagnostischer oder therapeutischer Maßnahmen vermeiden hilft. Weiter gewährleistet die Dokumentation das im Rahmen des allgemeinen Persönlichkeitsrechts anzuerkennende Interesse des Patienten daran, von der eigenen Kranken- und Behandlungsgeschichte Kenntnis nehmen zu können.“). Auch die Beweissicherungsfunktion der Dokumentation bzw. ihre Funktion als Beweismittel in einem Arzthaftungsprozess ist vom Gesetzgeber als einer der Regelungszwecke des § 630f BGB anerkannt (BTDrucks. 17/10488 S. 25). Zu diesen Gesetzeszwecken können die bis zur Unlesbarkeit beschädigten Patientenunterlagen nicht mehr verarbeitet werden.

Verstöße gegen die Grundsätze des Art. 5 DSGVO können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit einem erhöhten Bußgeld geahndet werden. Vorliegend war der Sachverhalt jedoch aufgrund der rechtzeitigen Meldung nach Art. 33 DSGVO nicht bußgeldrelevant, § 43 Abs. 4 BDSG.

Zukünftig werden die Akten in einen anderen Kellerraum ohne Fenster verbracht, in dem sie weit über dem Boden verwahrt werden. Der Austausch der Fenster, durch die die Wassermassen in den Keller dringen konnten, wurde veranlasst.

Fall 3 – Starke Verschmutzung von Unterlagen durch Rohrbruch

Im letzten Fall aus dem Herbst 2018 war die Dokumentation aufgrund eines Rohrbruchs zwar beschädigt, aber nicht untergegangen. Ein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO konnte hier somit verneint werden. Allerdings war vorliegend auch hier eine Meldung nach Art. 33 DSGVO sinnvoll, da erst auf Hinweis meiner Behörde die Praxis zusagte, sämtliche (auch stark verschmutzte) Unterlagen zu trocknen und bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu lagern.

Allgemeine Hinweise zur Aufbewahrung von Patientenunterlagen

Die Aufbewahrung von Patientenunterlagen ist nach den in Art. 5 lit. f DS-GVO festgelegten Grundsätzen auszugestalten. Hierzu ist auch ein besonderer Schutz gegen elementare Schäden und Leitungswasserschäden zu treffen. Da Keller besonders überflutungsgefährdet sind, sind bei der Aktenaufbewahrung in Kellern Maßnahmen zu treffen wie z.B.:

• ausreichender Abfluss
• Rückschlagventile (gegen drückendes Wasser aus dem Abfluss)
• dichte Fenster (gegen das drückende Wasser von außen)
• sicherer Standort der Akten (nicht unter einem Fenster, Lagerung ab einer bestimmten Höhe, keine Wasserleitung im Raum) Zudem sollten die Papierunterlagen und sonstige Datenträger vor Lagerungsschäden im Keller geschützt werden z.B. durch:
• Regulierung der Feuchtigkeit (diese darf nicht zu hoch sein)
• Regulierung der Temperatur (muss gleichbleibend sein)

Quelle: HBDI

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