23.05.2020

Vertrauliche Informationen mit Faxversand

Die Datenschutzaufsichtsbehörden erreichen regelmäßig zahlreiche Beschwerden über Faxsendungen erhalten, die von Rechtsanwälten an den Arbeitgeber geschickt und an eine allgemeine Faxnummer adressiert werden. Beim Arbeitgeber kommen diese Faxe dann auf einem Faxgerät an, das gegen den Zugang durch Unbefugte nicht ausreichend gesichert und auch nicht für die Zusendung anwaltlicher Schreiben gedacht ist. Diese Faxe enthalten meist heikle Informationen über den betroffenen Beschäftigten; oft handelt es sich um Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, die an den Arbeitgeber geschickt werden. Auf diese Weise haben z. B. Beschäftigte Kenntnis über Gehaltspfändungen ihrer Kollegen erhalten, obwohl diese Information nicht für sie bestimmt war. Die betroffenen Personen bringt dies in eine äußerst unangenehme Situation an ihrem Arbeitsplatz.

In der Regel erkennen die Verantwortlichen, die diese Faxe versenden, im Rahmen der Anhörung ihre Sorgfaltspflichtverletzung beim Versand des Faxes an und versichern, dass sie Maßnahmen ergreifen, um solche Fehler künftig zu verhindern.

Um die Vertraulichkeit eingehender Faxe zu gewährleisten, müssen sowohl Absender als auch Empfänger Vorkehrungen ergreifen. Der Empfänger muss Faxgeräte so aufstellen, dass Unbefugte keinen ungehinderten Zugriff auf eingehende Faxe haben, die nicht für sie bestimmt und für ihre Tätigkeit nicht erforderlich sind. Gerade bei größeren Stellen ist es empfehlenswert, für die Personalabteilung eigene Faxgeräte vorzusehen.

Der Absender muss sich vor dem Versand vergewissern, dass das Fax tatsächlich den bestimmungsgemäßen Empfänger erreicht und vertrauliche Inhalte nicht in die Hände von Unbefugten geraten. Wenn ihm die Zuordnung der Faxnummer z. B. zur Personalabteilung nicht bekannt ist, empfiehlt sich eine vorherige telefonische Kontaktaufnahme zur Abklärung der richtigen Faxnummer oder zur Absprache, wie der bestimmungsgemäße Empfänger das Fax doch direkt über die allgemeine Faxnummer erhalten kann, z.B. indem er sich beim Empfang neben das Faxgerät stellt.

In einem Fall hat der verantwortliche Absender eines Faxes in einer Personalsache die Auffassung vertreten, dass solche Maßnahmen von ihm als Absender nicht verlangt werden könnten. Er müsse sich vielmehr darauf verlassen können, dass der Empfänger für die Sicherheit und Vertraulichkeit eingehender Faxe Sorge trage. Dies wird jedoch der Verantwortlichkeit des Absenders nicht gerecht, insbesondere dann nicht, wenn es sich beim Absender, wie in diesem Fall, um einen Berufsgeheimnisträger handelt. Die Datenschutzaufsichtsbehörde hat daher in diesem Fall eine Verwarnung ausgesprochen. Der Verantwortliche hat hiergegen Klage erhoben. Das Gerichtsverfahren läuft noch.

Was ist zu tun? – Für vertrauliche Mitteilungen sollte ein Fax nur im Ausnahmefall gewählt werden. Sowohl bei der Übertragung als auch beim Eingang beim Empfänger bestehen erhebliche Risiken für die Vertraulichkeit der Inhalte. Sofern auf den Versand per Fax im Einzelfall nicht verzichtet werden kann, muss der Absender einer vertraulichen Mitteilung sich vergewissern, dass das Fax ausschließlich den bestimmungsgemäßen Empfänger erreicht.

Quelle: ULD

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

Dieser Absatz enthält Affiliatelinks/Werbelinks