Verpflichtung externer Reinigungskräfte

Einsatz externer Reinigungskräfte zur Reinigung der Büroräume – Was ist zu tun?

Auch die Mitarbeiter im Reinigungsdienst haben das Datengeheimnis zu beachten. Mitarbeiter privater Dienstleister sollten daher spätestens bei Aufnahme der Tätigkeit auf das Datengeheimnis nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verpflichtet worden sein. Sofern eine Verletzung von Berufs- und Amtsgeheimnissen möglich erscheint, kommt zusätzlich eine Verpflichtung nach dem Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (VerpflichtungsG) in Betracht.

Muster: Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Unabhängig davon, ob internes oder externes Reinigungspersonal eingesetzt wird, kommt es bei den zu treffenden Vorkehrungen entscheidend auf die Anwesenheit oder Abwesenheit des Büroinhabers an. Wird während der Arbeitszeiten gereinigt, genügt grundsätzlich die bloße Anwesenheit des jeweiligen Büroinhabers. Wenn die Räumlichkeiten dagegen außerhalb der Dienstzeiten gereinigt werden, sollten sensible geschäftliche Unterlagen eingeschlossen werden.

Gegebenenfalls sind auch Besucher und Kollegen aus anderen Abteilungen als Unbefugte anzusehen, sodass das Büro – gerade wenn es um besondere Amtsgeheimnisse wie z.B. das Personalgeheimnis geht – bei Abwesenheit während der Arbeitszeit verschlossen werden sollte.

Quelle: LfDI RLP

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