Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Muster für die Verpflichtung auf die Vertraulichkeit und das Fernmeldegeheimnis

Es ist die Pflicht jeder verantwortlichen Stelle – ob Unternehmen, Verein, Freiberufler oder ähnliche Organisationen –, alle im Rahmen der Datenverarbeitung tätigen Personen auf die Einhaltung der Vertraulichkeit, ehemals bekannt als Datengeheimnis, zu verpflichten.

Empfehlung: Um die Bedeutung und Aktualität der Vertraulichkeitsverpflichtung zu unterstreichen, empfehlen wir eine regelmäßige Erneuerung dieser Verpflichtung, mindestens alle fünf Jahre.

Geltungsbereich: Die Verpflichtung auf Vertraulichkeit erstreckt sich aufgrund ihrer Wichtigkeit auf einen weiten Personenkreis innerhalb der Organisation. Dies umfasst Auszubildende, Praktikanten, freie Mitarbeiter, Leiharbeiter, Reinigungspersonal und ehrenamtliche Helfer.

Besondere Hinweise für den Betriebsrat: Falls der Betriebsrat personenbezogene Daten zu eigenen Zwecken erhebt und nutzt, ist es notwendig, dass auch die beteiligten Betriebsratsmitglieder verpflichtet werden, sofern dies nicht bereits vor Beginn ihrer Tätigkeit erfolgt ist.

Sie können etwa dieses Muster für die Verpflichtung der Beschäftigten verwenden. Dieses wurde im Jahr 2024 aktualisiert. Die Verpflichtung sollte in Verbindung einer Datenschutzschulung erfolgen. Für Systemadministratoren ist es sinnvoll eine spezielle Verpflichtung Fernmeldegeheimnis im Sinne des § 3 Telekommunikations-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) mit diesem Muster vorzunehmen.

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

• Ombudsstelle und Hinweisgebersystem für Hinweisgeber:innen (Whistleblower)
• Datenschutz und IT-Compliance: Das Handbuch für Admins und IT-Leiter. Alles zu IT-Betrieb, IT-Sicherheit und Administration von Websites
• Tragbarer Tresor für die Reise zum Schutz von Wertsachen
• Kein Backup, kein Mitleid! Datensicherung mit NAS und Festplatte
• Datenpanne auf Reisen durch Visual Hacking- Blickschutz hilft.
• Denkanstoß – Daten(schutz)risiko USB-Stick, es passiert immer wieder
• Aktenvernichter für den Arbeitsplatz – Gegen Datenpannen auf Papier
• Tipp: Textpassagen mit einem Camoflage-Rollstempel unkenntlich machen

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