28.04.2021

Recyclingunternehmen Personalausweiskopien

Voraussetzung für die zulässige Anfertigung von Personalausweiskopien ist grundsätzlich die Einwilligung des Ausweisinhabers zur Ablichtung sowie die Erkennbarkeit dieser als Kopie. Im zweiten Schritt muss eine Einwilligung zur Datenverarbeitung der gewonnenen Ausweisdaten entsprechend Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a) Datenschutz-Grundverordnung eingeholt werden. Zuletzt müssen zudem die technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Speicherung und Löschung der erhaltenen Daten beachtet werden.

Es erreichten den Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI) einige Anfragen zur Zulässigkeit von Fotokopien von Personalausweisen. Unter anderem beschwerte sich ein Bürger beim TLfDI darüber, dass bei der Abgabe von Schrott eine Kopie seines Personalausweises gefertigt wurde. Der Betroffene hatte bei einem Recyclingunternehmen Schrott- und Buntmetalle gegen Vergütung abgeben. Die Vergütung hatte er jedoch erst ausbezahlt bekommen, als er sich mittels Personalausweis ausgewiesen und der Anfertigung eine Personalausweiskopie zugestimmt hatte.

Der Beschwerdeführer wollte vom TLfDI nun wissen, ob es zulässig sei, dass der Recyclinghof die Ausweiskopie gefertigt hat und ob dieser die Kopie aufbewahren dürfte. Da der Betroffene dem TLfDI die Kontaktdaten des Recyclingunternehmens nicht mitteilte, konnte sich der TLfDI nicht direkt an das Unternehmen wenden. Dem Beschwerdeführer wurde deshalb allgemein zur Frage „Anfertigung von Personalausweiskopien“ geantwortet.

Seit dem 14. Juli 2017 gilt eine neue Rechtslage zur Frage der Zulässigkeit von Personalausweiskopien. Demgemäß dürfen nach § 20 Abs. 2 Personalausweisgesetz (PAuswG) Kopien nur vom Ausweisinhaber oder von Dritten mit Zustimmung des Ausweisinhabers anfertigt werden. Dabei muss die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Voraussetzung ist also zunächst die Einwilligung nach § 20 Abs. 2 PAuwG des Ausweisinhabers zur Ablichtung, dies umfasst auch die Erstellung einer Fotokopie sowie die Erkennbarkeit dieser als Kopie (zum Beispiel als Schwarz-Weiß-Druck).

Zudem muss der Ausweisinhaber die Erlaubnis zur Verarbeitung der der Ausweiskopie zu entnehmenden Daten entsprechend den Vorgaben der DSGVO erteilen oder die Datenverarbeitung durch den Verantwortlichen muss zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich sein (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO). Die Erstellung einer Fotokopie eines Personalausweises stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 4 Nr. 2 DSGVO dar. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Ausweisdaten kommt entweder eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a) DSGVO oder die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO in Betracht. Eine Einwilligung lag mangels Freiwilligkeit hier nicht vor. Eine Einwilligung nach Art. 7 DSGVO muss freiwillig, für einen konkreten Fall, nach ausreichender Information des Betroffenen und unmissverständlich abgegeben werden. Freiwillig ist eine Einwilligung dann, wenn der Betroffene eine echte Wahl hat, ob er eine Leistung vom Unternehmen erhält, auch wenn er seine personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellt. Wird der Vertragsabschluss jedoch von der Einwilligung zur Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten abhängig gemacht, geht der Betroffene folglich das Risiko ein, dass ihm Leistungen verwehrt werden. Entsprechend dem sogenannten Kopplungsverbot, ist eine solche Einwilligung weder freiwillig noch wirksam. Zudem muss im Vorfeld zur Einwilligungserklärung festgestellt werden, welchen Umfang der Vertrag hat und welche Daten für die Erfüllung des Vertrages erforderlich sind. Hierüber muss der Betroffene informiert werden. Im vorliegenden Fall wurde die Zahlung der Vergütung von der Anfertigung der Personalausweiskopie abhängig gemacht. Dem Betroffenen wurde nicht erläutert, warum alle Daten, die sich aus dem Personalausweis ergeben, für die Abwicklung des Vertrages – Abgabe von Schrott und Buntmetallen – zwingend erforderlich seien.

Auch eine zulässige Datenverarbeitung auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO in Verbindung mit § 143 Abs. 3 Abgabenordnung (AO) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Recyclingunternehmens kam nicht in Betracht. Zwar sind grundsätzlich nach § 143 Abs. 3 AO gewerbliche Unternehmer, auch Recyclingunternehmen/Schrotthändler, verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre Warengänge zu machen. Unter anderem sind Name und Anschrift des Lieferanten sowie der Tag der Abgabe zu notieren. Die Aufzeichnung weiterer personenbezogener Daten wird nach § 143 AO nicht gefordert. Da der Personalausweis eine Vielzahl weiterer Daten enthält, schied ein Verarbeitungsrecht nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO in Verbindung mit § 143 Abs. 3 AO folglich aus. Auch auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f) DSGVO in Verbindung mit § 160 AO konnte die Anfertigung einer Ausweiskopie nicht gestützt werden. Gemäß § 160 AO können die Finanzbehörden einen Steuerpflichtigen auffordern, den Empfänger von Betriebsausgaben zu benennen. Um dieser Aufforderung im Zweifel nachkommen zu können, musste das Recyclingunternehmen personenbezogene Daten des Beschwerdeführers erheben. Zweck des § 160 AO ist, die damit korrespondierenden Einnahmen beim Geschäftspartner zu erfassen, um Steuerausfälle zu verhindern. Hierfür ist es ausreichend, dass eine Person ohne Schwierigkeiten bestimmt und ermittelt werden kann (BFH Urt. V. 20. April 2005 X R 40/04). Dies ist mittels Namensund Adressaufzeichnung hinreichend möglich. Zur Kontrolle der Angaben des Beschwerdeführers war es mithin für das Recyclingunternehmen zulässig, sich den Personalausweis vorlegen zu lassen, die Anfertigung einer Ausweiskopie war jedoch nicht notwendig. Die Anfertigung einer Personalausweiskopie konnte weiterhin nicht auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c), Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 8 Abs. 2 Geldwäschegesetz (GwG) gestützt werden. Sofern „zur Überprüfung der Identität einer natürlichen Person Dokumente nach § 12 Abs. 1 Satz 1 Nummer 1 [Personalausweis] vorgelegt oder herangezogen werden, haben die Verpflichteten das Recht und die Pflicht, vollständige Kopien dieser Dokumente oder Unterlagen anzufertigen oder sie vollständig optisch digitalisiert zu erfassen.“ Zur Anfertigung einer Personalausweiskopie verpflichtet sind nach § 2 Abs. 1 GwG unter anderem Kreditinstitute, Finanzdienstleister, Versicherungsvermittler und Immobilienmakler. Das Recyclingunternehmen/Schrotthändler war kein Verpflichteter nach § 2 Abs. 1 GwG und konnte sich bei der Anfertigung der Personalausweiskopie nicht auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f) DSGVO in Verbindung mit § 8 Abs. 2 GwG berufen.

Dem Betroffenen wurde daher mitgeteilt, dass nach Ansicht der Datenschutzaufsicht nach dem vorgetragenen Sachverhalt keine Rechtsgrundlage für die Anfertigung einer Ausweiskopie gegeben war. Er wurde im Weiteren darauf hingewiesen, dass ihm ein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO gegenüber dem Recyclingunternehmen zusteht. Mit der Auskunftserteilung ist erkennbar, welche personenbezogenen Daten durch das Recyclingunternehmen gespeichert und an wen gegebenenfalls Daten übermittelt wurden. Des Weiteren wurde er darüber informiert, dass ihm nach Art. 17 DSGVO ein Anspruch auf Löschung der Daten zusteht, die zur Zweckerreichung nicht notwendig sind. Entsprechend der zuvor gemachten Ausführungen wurde der Beschwerdeführer darauf hingewiesen, dass er zudem die Vernichtung der Personalausweiskopie verlangen könnte.

Weitere problematische Fragen, wie die Speicherung der Personalausweiskopien, die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten oder die Frage nach Löschkonzepten konnten mangels weiterführender Angaben zum Recyclingunternehmen nicht geklärt werden.

Quelle: TLfDI

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