In größeren Unternehmen, Behörden und Organisationen wir die eingehende Briefpost in der Regel von eine zentralen Poststelle bearbeitet. Dort werden die Postsendungen geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen und an die die betreffende Person oder Abteilung weitergeleitet.
>> Bei fehlenden Regeln im Umgang mit Postsendungen kann es sehr schnell zur Verletzung des Briefgeheimnisses kommen.
Um Fehler im datenschutzkonformen Umgang mit Postsendungen zu vermeiden empfehlen wir folgende Verhaltensregeln für die zentrale Poststelle.
- Postsendungen mit allgemeiner Postanschrift (kein bestimmter Empfänger) eines Unternehmens, Behörde oder Organisation dürfen geöffnet werden.
- Postsendungen in der ein individueller Empfänger (Person) in der zweiten Zeile (Stelle) genannt wird, oder einen Vermerk wie „zu Händen“ etc. tragen, können ebenfalls geöffnet werden. Für eine direkte Zustellung an die adressierte Person oder deren Stellvertreter ist Sorge zu tragen.
- Persönlich adressierte Postsendungen dürfen nicht zentral geöffnet werden, sondern müssen dem Adressaten direkt zugestellt werden. Die betrifft ebenso Post mit Vermerken wie „persönlich oder vertraulich“.
Diese Empfehlungen sollen einen Verstoß gegen das Briefgeheimnis vermeiden und Mitarbeiter dafür sensibilisieren, vor dem Öffnen der Post auf die vorgenannten Punkte zu achten.
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