Personalunterlagen ausgeschiedener Mitarbeiter

Wie lange dürfen Personalunterlagen ausgeschiedener Mitarbeiter aufbewahrt werden?

Nach Beendigung seines Arbeitsvertrages wollte ein Arbeitnehmer seine persönlichen Unterlagen einfordern. Dabei ging es ihm um Urlaubsunterlagen, Krankschreibungen und weitere persönliche Daten. Er meinte, dies sei sein gutes Recht. Allerdings weigerte sich das Unternehmen, diesen Forderungen nachzukommen.

Das Unternehmen weigerte sich zu Recht. Die Auffassung des Petenten, wonach ein Arbeitgeber Personalunterlagen nach Ende der Beschäftigung unverzüglich herauszugeben hätte, ist unzutreffend.

Das Datenschutzrecht kennt keinen Herausgabeanspruch, sondern nur den Anspruch auf Löschung (Vernichtung) oder Sperrung, also eine besonders geschützte und zweckbegrenzte Form der Aufbewahrung (§ 35 Absatz 2 Satz 1 bzw. § 35 Absatz 3 BDSG).

Ein arbeitsrechtlicher oder allgemein zivilrechtlicher Herausgabeanspruch mag allenfalls bei Unterlagen in Betracht kommen, die dem Arbeitgeber vom Beschäftigten überlassen wurden und deren Verbleib vom Arbeitgeber über das Beschäftigungsende hinaus nicht länger beansprucht werden kann. Dies trifft auf Unterlagen, die im Rahmen ordnungsgemäßer Personalaktenführung rechtmäßig zur Personalakte genommen wurden, regelmäßig nicht zu.

Vielmehr gilt – auch datenschutzrechtlich – der Grundsatz, dass Personalunterlagen so lange aufbewahrt werden dürfen, wie noch mit Ansprüchen des Beschäftigten zu rechnen ist.

Da nach § 195 BGB die regelmäßige Verjährungsfrist von Ansprüchen ehemaliger Beschäftigter erst nach drei Jahren endet, können Personalakten dementsprechend gleichermaßen lange aufbewahrt werden. Zudem beginnt wegen § 199 BGB die Verjährungsfrist erst am Jahresende des Jahres, in dem der Beschäftigte das Unternehmen verlässt.

Ferner ist die Aufbewahrung von Personalunterlagen auch über diesen Zeitraum hinaus vielfach aus anderem Recht geboten und damit gestattet: So gibt es diverse gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, teils mit Fristen bis zu 10 Jahren, um Steuerbehörden und den Sozialversicherungsträgern Prüfungen zu ermöglichen. Eine Darstellung aller hier möglicherweise einschlägigen Bestimmungen und Sachverhalte ist mir an dieser Stelle nicht möglich. Nur beispielhaft möchte ich das für Krankschreibungen relevante Aufwendungsausgleichsgesetz benennen. Nach § 6 Absatz 1 AAG besteht ein Erstattungsanspruch bis zu vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem er entstanden ist. Somit können Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erst fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist, vernichtet werden.

Quelle: Sächsischer Datenschutzbeauftragter

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