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15.09.2023

Personalausweiskopien bei Anmietung

Personalausweiskopien bei der Anmietung von Lagerraum

„Selfstorage“ als eine moderne Art des Einlagerns von Gegenständen beliebiger Art ist eine wachsende Branche und wird inzwischen in vielen deutschen Städten angeboten. Man kann für beliebige Zeiträume Lagerräume beliebiger Größe anmieten und dort Dinge, für die man selbst vorübergehend keine eigenen Lagermöglichkeiten hat, sicher und überwacht einlagern. Von einem potenziellen Kunden bin ich auf die offensichtliche Praxis eines solchen Selfstorage-Anbieters, im Rahmen der Vertragsanbahnung von seiner Kundschaft alternativlos und somit als Bedingung für einen Vertragsabschluss eine ungeschwärzte Personalausweiskopie zu verlangen und anschließend für die Dauer des Mietvertrages aufzubewahren, angesprochen worden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Vertragsverhältnisses ist zunächst einmal Art. 6 Abs. 1 Buchst. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Danach muss die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sein. Unstreitig sein dürfte die Feststellung, dass solche Personalausweisdaten wie Personalausweisnummer, Augenfarbe, Körpergröße, Ausstellungsdatum, Meldebehörde, Gültigkeitsablauf und Zugangsnummer keine Bedeutung für den Vertragsabschluss und dessen Durchführung haben und somit nach dieser Vorschrift nicht verarbeitet werden dürfen.

Darüber hinaus und dessen ungeachtet ist die Anfertigung von Personalausweiskopien immer dann nicht notwendig, wenn sich die Vertragsparteien beim Vertragsabschluss persönlich gegenüberstehen und eine Identifizierung des Vertragspartners durch bloße Einsichtnahme in den Personalausweis (§ 20 Abs. 1 Personalausweisgesetz {PAuswG}) möglich ist. Das betreffende Selfstorage-Unternehmen bietet seiner Kundschaft einen Vertragsabschluss nicht nur online, sondern auch in seinen Filialen an – insoweit wäre die Verfahrensweise zumindest in diesen Fällen möglich und daher auch so vorzusehen. Unabhängig davon eröffnet § 20 Abs. 2 PAuswG auch die Möglichkeit der Anfertigung von Personalausweiskopien. Dabei darf der Ausweis nur von der Ausweisinhaberin bzw. vom Ausweisinhaber oder von anderen Personen mit Zustimmung der Inhaberin bzw. des Inhabers in der Weise abgelichtet werden, dass die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist.

Werden durch Ablichtung personenbezogene Daten aus dem Personalausweis erhoben oder verarbeitet, so darf die datenerhebende oder -verarbeitende Stelle dies nur mit Einwilligung der Ausweisinhaberin bzw. des Ausweisinhabers tun. Die Anfertigung von Personalausweiskopien erfordert demnach zunächst einmal die Einwilligung der Vertragspartnerinnen und -partner. Die Einwilligung muss freiwillig erteilt werden (Art. 7 Abs. 4 DSGVO), jederzeit widerrufbar (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) sowie nachweisbar (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) sein und darf insbesondere wegen des Kopplungsverbotes (Art. 7 Abs. 4 DSGVO) nicht als zwingende Voraussetzung für den Vertragsabschluss benannt werden. Darüber hinaus ergibt sich aus dem Erforderlichkeitsgebot des bereits benannten Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO einerseits wie auch dem Gebot der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) andererseits die Forderung, dass der Kundschaft bezüglich der bereits genannten Datenarten die Möglichkeit einer Teilschwärzung der Ausweiskopie eingeräumt wird. Nachdem dem Selfstorage-Unternehmen den Sachverhalt vorgehalten wurde, hat dieser unmittelbar zugesichert, das Verfahren so umzustellen, dass das Gebot der Datenminimierung entsprechend gewahrt bleibt, das heißt, eine Verarbeitung für den Vertragszweck nicht erforderlicher Daten zukünftig unterbleibt und insbesondere auch Schwärzungen möglich sind. Die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben wird die Datenschutzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen weiter begleiten. Der Beschwerdeführer hatte sich – abgeschreckt durch diese Forderung – inzwischen bereits eine Alternative gesucht und dem Unternehmen erst gar keine Ausweiskopie übergeben. Dies kann als Beispiel gelten, dass datenschutzwidriges Verhalten durchaus auch Kunden kosten und damit Umsatzeinbußen bewirken kann.

Was ist zu tun? Die Abforderung von Personalausweiskopien sollte stets kritisch hinterfragt werden; Schwärzungen von für einen Vertragsabschluss nicht erforderlichen Daten sind grundsätzlich zulässig. Bei direktem Kundenkontakt reicht zur Identifizierung regelmäßig eine Einsichtnahme in den Personalausweis.

Quelle: SDTB

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

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