Online-Bewerbungen

Die klassische Bewerbungsmappe auf Papier wird zunehmend zum Auslaufmodell. Nur noch rund je­des vierte Unternehmen (27 Prozent) wünscht sich von Jobinteressentinnen und -interessenten schriftli­che Bewerbungsunterlagen. Mehr als doppelt so viele Personalverantwortliche (58 Prozent) bevorzu­gen dagegen eine Bewerbung per Internet.

Online-Bewerbungen sind auf zwei Wegen möglich. Entweder erfolgt die Zusendung der Unterlagen per E-Mail oder über ein eigenes Online-Bewerbungs­portal, bei denen die Interessentinnen und Interes­senten ein Formular mit persönlichen Angaben ausfüllen und eingescannte Dokumente wie Zeug­nisse und Zertifikate hochladen können.

Bei der Übersendung per E-Mail ist Folgendes zu beachten: Normalerweise erfolgt die Übertragung von E-Mails im Internet ohne besondere Absiche­rung, d.h. die an der Übertragung beteiligten Stellen (z.B. Internetzugangsprovider, E-Mail-Dienstleister etc.) sind grundsätzlich in der Lage, neben den für die Zustellung erforderlichen Verbindungsdaten (E-Mail-Adressen) auch die Inhalte der Nachrichten zur Kenntnis zu nehmen und diese sogar zu verändern. Um sowohl die Vertraulichkeit der Übertragung als auch die Integrität der übermittelten Daten und Authentizität der Kommunikationspartner zu ge­währleisten, sind zusätzliche Sicherungsmaßnah­men zu treffen, wie z.B. die Nutzung kryptografi­scher Verfahren zur Verschlüsselung und der Ein­satz elektronischer Signaturen.

In der täglichen Praxis haben sich darüber hinaus Lösungen entwickelt, mit denen auch ohne entspre­chende Infrastrukturen eine hinreichend sichere Kommunikation möglich ist. Beispiele hierfür sind die Nutzung von verschlüsselten Containerformaten (z.B. ZIP-Dateien), die die eigentlichen Dokumente enthalten und zu deren Öffnung ein Passwort erfor­derlich ist. Die Containerdatei kann den Empfan­genden per E-Mail zugesandt werden, das zum Öff­nen erforderliche Passwort sollte auf einem anderen Übertragungsweg (z.B. telefonisch) übermittelt wer­den.

Sofern lediglich unveränderbare Text- oder Gra­fikinformationen übermittelt werden sollen, bieten sich offene Austauschformate wie z.B. PDF-Dateien an, die ebenfalls durch Passwortschutz gegen un­befugtes Öffnen geschützt werden können. In jedem Fall sollte mit den Bewerberinnen und Bewerbern vorab abgestimmt werden, welche Sicherungsmaß­nahme unterstützt wird.

Kommt ein Online-Portal zum Einsatz, gelten fol­gende technische Anforderungen:

• Noch vor dem Aufrufen und Ausfüllen von Mas­ken sollten Hinweise zum Verfahren und zur Da­tenverarbeitung erfolgen; diese beinhalten eben­falls eine Aussage darüber, ob eine Bewerbung auch auf dem herkömmlichen Postweg möglich ist sowie dazu, ob die Daten von der einstellenden Stelle selbst verarbeitet werden oder ob externe Dienstleister im Wege einer Auftragsdatenverar­beitung zum Einsatz kommen.
• Für die Nutzung des Portals sollte eine Registrie­rung und Anmeldung mit Benutzername und Passwort vorgesehen sein.
  Für den Fall, dass das Passwort vergessen wurde, sollten Sicherheitsfragen hinterlegt sein.
• Die Betroffenen sollten eine Bestätigung über die erfolgte Übermittlung ihrer Daten erhalten (z.B. über eine Bestätigung-E-Mail).
• Übertragungsweg und Speicherung müssen ge­gen unbefugte Zugriffe abgesichert sein (z.B. durch eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung).
• Die Speicherung in der Online-Datenbank sollte sechs Monate nicht übersteigen.
  Für die Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern sollten eigene Funktionsadressen eingerichtet werden.

Darüber hinaus gibt es noch zusätzliche individuelle Anforderungen und Umsetzungsempfehlungen, die Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten besprechen sollten.

Quelle: LfDI Rheinland-Pfalz

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