07.04.2021

Messengergruppen über private Endgeräte

Nutzung von „dienstlichen“ Messengergruppen des Arbeitgebers über private Endgeräte

Zahlreiche Beschäftigte werden von ihren Kolleginnen und Kollegen oder ihren Vorgesetzten mit der Frage konfrontiert, wie ihre private Handynummer laute und ob sie nicht in die häufig bereits vorhandene Messengergruppe aufgenommen werden möchten. Diese würde genutzt werden, um sich privat oder – falls erforderlich – auch mal kurzfristig dienstlich austauschen zu können. Was von den Betroffenen anfangs zunächst als hilfreich und unproblematisch empfunden wird, kann sich allerdings schnell zu einem Problem entwickeln.

In verschiedenen hierzu eingereichten Beschwerden berichteten Betroffene, dass entsprechende Gruppen regelmäßig genutzt werden, um sich kurzfristig krankzumelden und eine Vertretung zu organisieren. Zum Teil würden hierbei allerdings auch Nachfragen zum Grund der Erkrankung erfolgen und Dienstpläne erstellt sowie übermittelt werden. Bei der Erstellung von Dienstplänen könnten hierbei leider nur Wünsche von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern berücksichtigt werden, die auch Mitglieder in der Messengergruppe seien, sodass eine Ablehnung der Teilnahme an der Gruppe negative Folgen habe. Darüber hinaus wurde die permanente Erreichbarkeit von den Betroffenen als Belastung empfunden und führte in einem Fall zum Wechsel der privaten Handyrufnummer. In einer anderen Beschwerde beklagte sich eine ehemalige Beschäftigte darüber, dass ihre bisherige Vorgesetzte die Messengergruppe genutzt habe, um den übrigen Kolleginnen und Kollegen den Hintergrund der erfolgten Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses zu erläutern.

In den hierzu durchgeführten Verfahren wurden die Unternehmen zunächst darauf hingewiesen, dass es grundsätzlich Aufgabe des Arbeitgebers sei, den Beschäftigten die erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Eine Auslagerung der Datenverarbeitung auf private Endgeräte, die zusätzlich dazu führe, dass private Rufnummern und Accounts der Beschäftigten mitverarbeitet werden, sei grundsätzlich nicht erforderlich und statthaft.

Was ist zu tun? Eine dienstliche Nutzung von privaten Endgeräten sollte grundsätzlich unterbunden und gegenüber den Beschäftigten transparent kommuniziert werden. Hierbei hat der Arbeitgeber seine Beschäftigten mit den erforderlichen Endgeräten auszustatten, sodass diese nicht mangels Ausstattung gezwungen sind, auf private Endgeräte auszuweichen. Die Einhaltung von getroffenen Regelungen ist regelmäßig zu überprüfen.Bei der Nutzung entsprechender Gruppen zur Übermittlung oder Offenlegung personenbezogener Daten zu dienstlichen Zwecken ist das betroffene Unternehmen für die Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus verantwortlich. Hierbei sind vom verantwortlichen Unternehmen u. a. geeignete Maßnahmen zu treffen, um zu gewährleisten, dass Daten bei der elektronischen Übertragung oder während des Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

Diese erforderlichen Maßnahmen können Verantwortliche auf den betroffenen privaten Endgeräten in der Regel nicht gewährleisten, da auf diesen auch technische Schwachstellen durch veraltete Systeme oder inaktuelle Sicherheitsupdates vorliegen können und für die Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus die Kontrolle der privaten Endgeräte der Beschäftigten erforderlich wäre.

In den durchgeführten Verfahren berichteten Geschäftsführer und Datenschutzbeauftragte zum Teil von eigenmächtigem Handeln der unteren Führungsebenen, die hier gegen entsprechende Unternehmensrichtlinien verstoßen würden. Die betroffenen Unternehmen haben die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Führungsverantwortung teilweise gerügt, alle Beschäftigten auf das Verbot der Nutzung privater Endgeräte für dienstliche Zwecke hingewiesen und die Löschung der vorhandenen Messengergruppen veranlasst. Darüber hinaus wurden in einem Unternehmen die Arbeitsverträge um eine entsprechend klarstellende Formulierung ergänzt.

Unabhängig von der Nutzung der Messengergruppen wurde die beschriebene Mitteilung der Hintergründe einer erfolgten Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gegenüber den übrigen Kolleginnen und Kollegen zum Anlass genommen, das betreffende Unternehmen hierzu zu verwarnen.

Quelle: ULD

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

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