Im Berichtszeitraum erreichten die Datenschutzbehörde wiederholt Eingaben Betroffener, die sich darüber beschwerten, dass Unternehmen ihnen nicht die unverzügliche Löschung ihrer Bewerbungsunterlagen bestätigten, obwohl sie ihre Bewerbung zurückgezogen hatten.
Richtig ist, dass nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO die betroffene Person das Recht hat, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Hiervon gibt es aber Ausnahmen: So gilt die Löschverpflichtung des Verantwortlichen etwa dann nicht, wenn die Verarbeitung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, vgl. Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DS-GVO.
Öffentliche und private Stellen müssen nach den Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) nachweisen, dass kein Verstoß gegen die Bestimmungen zum Schutz vor Benachteiligung vorgelegen hat (§ 22 AGG). Ansonsten müssen sie Entschädigung und Schadensersatz an die Person leisten (§ 15 AGG). Solange der Verantwortliche mit dem Vorwurf der Diskriminierung rechnen muss, darf er die Bewerbungsunterlagen aufbewahren. Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten ist dabei – auch bei einem Rückzug der Bewerbung – datenschutzrechtlich nicht zu beanstanden:
§ 15 Abs. 4 AGG sieht eine Frist von zwei Monaten zur Geltendmachung des Anspruchs einer Diskriminierung vor; die dreimonatige Frist des § 61b Abs. 1 Arbeitsgerichtsgesetz schließt sich an die Geltendmachung dieses Anspruchs an. Für die Abwicklung des Verfahrens ist ein weiterer Monat hinzuzurechnen. Würden die Bewerbungsunterlagen nach einer Rücknahme der Bewerbung unverzüglich gelöscht, könnte die Person im Nachgang behaupten, die Bewerbung nur deshalb zurückgezogen zu haben, weil sie sich diskriminiert gefühlt habe. Das Unternehmen oder die öffentliche Stelle hätte dann keine Möglichkeit mehr, die Diskriminierungsfreiheit der Auswahlentscheidung zu beweisen. Hinzu kommt, dass nicht nur die Betroffenen, sondern auch andere Bewerber:innen den Vorwurf der Diskriminierung im Bewerbungsverfahren erheben können. Daher hat der Verantwortliche auch gegenüber diesen ein berechtigtes Interesse daran, die Auswahlentscheidung insgesamt bis zum Ablauf der Sechsmonatsfrist zu dokumentieren.
Quelle: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
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