03.04.2022

Löschung E-Mail-Konten Beschäftigter

Was müssen Arbeitgeber bei der Löschung personalisierter E-Mail-Konten von Beschäftigten beachten?

Verfügen Beschäftigte über ein dienstliches personalisiertes E-Mail-Konto, stellt sich für den Arbeitgeber als Verantwortlichem bei deren Ausscheiden stets die Frage, wie mit dem E-Mail-Konto zu verfahren ist. Idealerweise wird der Umgang mit dienstlichen E-Mail-Konten im Vorhinein in einer Verfahrensbeschreibung geregelt. Eine einfache Lösung sind Funktionspostfächer, die bei einem Ausscheiden an den Nachfolger oder die Nachfolgerin übergeben werden. Handelt es sich um E-Mail-Adressen, die durch den Namen der beschäftigten Person gekennzeichnet sind, hat der Verantwortliche für deren unverzügliche Deaktivierung Sorge zu tragen.

In einem Fall hatte der Arbeitgeber den Posteingang eines personalisierten E-Mail-Kontos eines ausgeschiedenen Beschäftigten an einen anderen Beschäftigten weitergeleitet. Dadurch waren diesem auch E-Mails bekannt geworden, die mit privaten Inhalten an den ehemaligen Kollegen adressiert waren.

Grundsätzlich steht es dem Arbeitgeber frei, die private Nutzung eines dienstlichen E-Mail-Postfachs zuzulassen oder zu untersagen. Bei personalisierten Postfächern besteht aber stets die Möglichkeit, dass die oder der Beschäftigte E-Mails mit privaten Inhalten erhält, auch wenn das Konto von den Beschäftigten ausschließlich dienstlich genutzt wird. Solche E-Mails dürfen in jedem Fall nicht weiter inhaltlich zur Kenntnis genommen werden, sobald ihr privater Charakter deutlich wird. Dienstliche E-Mails kann sich ein Arbeitgeber zwar von den Beschäftigten vorlegen lassen, jedoch überschreitet eine automatisierte Weiterleitung in der Regel die Grenze der Erforderlichkeit für betriebliche Zwecke. Bei einem Ausscheiden einer oder eines Beschäftigten sollte daher ein personalisiertes E-Mail-Postfach umgehend mit dem Ausscheiden deaktiviert werden, damit dort keine weiteren E-Mails eingehen können.

Was ist zu tun?
Arbeitgeber sollten klare, schriftliche Vorgaben machen, wie bei einem Ausscheiden aus dem Betrieb mit dem E-Mail-Postfach und archivierten E-Mails der betroffenen Person zu verfahren ist. Ein personalisiertes Postfach ist mit dem Ausscheiden aus dem Betrieb zu deaktivieren, private E-Mails sind zu löschen. Den Beschäftigten ist schon vorab die Möglichkeit zu geben, private E-Mails zu löschen.

Quelle: ULD Schleswig-Holstein

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

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