Betriebliche Datenschutzbeauftragte sind auch bei Corona-bedingter Kurzarbeit unverzichtbar in Unternehmen.
Die Corona-Pandemie bleibt nicht ohne Auswirkung auf die Tätigkeit der betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Diese sind mit vielen neuen datenschutzrechtlichen Fragestellungen konfrontiert, die sich aus der Corona-bedingten Änderung bisheriger Arbeitsabläufe in einem Unternehmen ergeben. Die Neuorganisation von Arbeitsprozessen, die Zunahme der elektronischen Datenverarbeitung, das Arbeiten im Homeoffice, in Tele-Arbeit und mittels Videokonferenzsystemen sowie nicht zuletzt Fragen des Gesundheitsdatenschutzes bei Beschäftigten und Kund*innen erfordern die Einbindung der betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
Umso wichtiger ist es, dass auch das verantwortliche Unternehmen der oder dem Datenschutzbeauftragten die Wahrnehmung der Kontroll- und Beratungsaufgaben ermöglicht. Eine entsprechende Pflicht ist in Art. 38 Abs. 2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gesetzlich verankert: Danach unterstützen Verantwortliche und Auftragsverarbeiter Datenschutzbeauftragte bei der Erfüllung ihrer Aufgaben gemäß Art. 39 DSGVO, indem sie die für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlichen Ressourcen und den Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen sowie die zur Erhaltung seines Fachwissens erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen.
Dies gilt auch dann, wenn in einem Unternehmen Kurzarbeit eingeführt wurde. Meistens arbeitet ein Unternehmen in verringertem Umfang weiter. Und selbst wenn ein Unternehmen für bestimmte Zeit seine Tätigkeit einstellt, besteht es weiter, hat Beziehungen zu Beschäftigten, Kund*innen und verarbeitet deren Daten. Deshalb werden Datenschutzbeauftragte weiter gebraucht und müssen ihre Aufgaben erfüllen können.
Auch an der Benennungspflicht nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ändert sich nichts. Zwar kommt es nach § 38 Abs. 1 BDSG darauf an, dass Personen „in der Regel (…) ständig“ mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Mit dieser Formulierung ist aber gerade nicht gemeint, dass kurzzeitige Veränderungen berücksichtigt werden, sondern dass es auf eine langfristige Betrachtung ankommt. Wenn also vor und voraussichtlich auch nach der zeitlich begrenzten Kurzarbeit mindestens 20 Personen gezählt werden, bleibt es auch während der Kurzarbeit bei der Pflicht zur Benennung einer oder eines Datenschutzbeauftragten.
Zwar mag es nach den jeweiligen Umständen geboten sein, den Arbeitsumfang der Beschäftigten zu reduzieren, weil vorübergehend weniger Zeit für die Aufgabe als Datenschutzbeauftragte*r erforderlich ist. Das Arbeitsfeld der oder des Datenschutzbeauftragten darf jedoch keinesfalls vollständig „brach liegen“. Vielmehr ist zu prüfen, unter welchen Voraussetzungen Datenschutzbeauftragte in der aktuellen Situation ihre Pflichten weiterhin wahrnehmen können. Datenschutzbeauftragte müssen nach wie vor seitens des Verantwortlichen bzw. des Auftragsverarbeiters ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden werden; sie müssen die Möglichkeit haben, regelmäßig ihre Posteingänge sichten zu können, sowie telefonisch und/oder per E-Mail als Ansprechpartner*in für die Beschäftigten, Kund*innen oder andere betroffene Personen erreichbar sein. Um dies sicherzustellen, sollten geeignete Maßnahmen ergriffen werden, beispielsweise regelmäßiger Zugang zum Büro oder Einrichtung eines Tele-Arbeitsplatzes, Bereitstellen eines Diensthandys, Vereinbarung bestimmter „Sprechzeiten“. Wie viel Zeit Datenschutzbeauftragte unter den aktuellen Umständen benötigen und welche Maßnahmen sachgerecht sind, sollten Arbeitgeber*innen mit ihren Datenschutzbeauftragten abstimmen.
Trotz Kurzarbeit in einem Unternehmen müssen die betrieblichen Datenschutzbeauftragten weiter in der Lage sein, ihre gesetzlichen Aufgaben wahrzunehmen und als Ansprechpartner*innen für Beschäftigte, Kund*innen oder andere Betroffene zur Verfügung zu stehen. Die Verantwortlichen sind gesetzlich verpflichtet, die Datenschutzbeauftragten auch während der Kurzarbeit bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterstützen und die entsprechenden Rahmenbedingungen zu schaffen.
Quelle: LDI NRW
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