26.06.2026

Kundendaten 16 Jahre gespeichert

Interessentenlisten weitergegeben, 16 Jahre alte Kundendaten und WEG-Protokolle im Internet: Der LfDI BW ahndete drei Datenschutzverstöße in der Maklerbranche

In der Immobilienbranche gibt es nach Einschätzung des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW) erheblichen Nachholbedarf beim Datenschutz. Viele Maklerbüros haben seit dem Inkrafttreten der DS-GVO im Mai 2018 lediglich standardisierte Datenschutzhinweise auf ihre Websites gestellt, ohne ihr tatsächliches Geschäftsmodell datenschutzrechtlich zu prüfen. Der LfDI BW hat im aktuellen Berichtszeitraum drei konkrete Fälle mit Bußgeldern geahndet.

Fall 1: Makler gibt Interessentenliste an Verkäufer weiter

Ein Makler hatte lange nach einem Käufer für eine Immobilie gesucht. Als der Käufer gefunden war, sprang der Verkäufer ab und kündigte den Maklervertrag ohne Begründung. Der Makler, der um seine Provision fürchtete, übersandte dem Verkäufer daraufhin eine umfangreiche Liste mit Interessenten, die Vor- und Nachnamen, Wohnadressen sowie Telefon- und E-Mail-Adressen enthielt. Dazu wies er darauf hin, dass ein Provisionsanspruch entstehe, wenn der Verkäufer später mit einer dieser Personen einen Kaufvertrag schließe.

Der LfDI BW hat geprüft, ob sich die Datenweitergabe auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO in Verbindung mit dem Provisionsanspruch nach § 652 BGB stützen lässt. Grundsätzlich kann ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung bestehen, wenn dies zur Geltendmachung des Provisionsanspruchs erforderlich ist. Die Interessenabwägung ergibt aber: Ausreichend wäre die Übermittlung von Name und Wohnadresse gewesen. Die vollständige Liste mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen war unverhältnismäßig und verstieß gegen den Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.

Erschwerend kam hinzu, dass ein wirksamer Provisionsanspruch nach Einschätzung des LfDI BW zum Zeitpunkt der Übermittlung noch gar nicht entstanden war. Die auf der Liste geführten Personen hatten lediglich Interesse an allgemeinen Immobilienangeboten bekundet, ohne dass der Makler ihnen gegenüber eine provisionspflichtige Leistung erbracht hatte. Das Bußgeld betrug einen hohen vierstelligen Betrag. Dass der Makler sein gesamtes Geschäftsmodell daraufhin anwaltlich prüfen ließ und kooperierte, wirkte sich mildernd auf die Höhe aus.

Fall 2: Kundendaten 16 Jahre lang gespeichert

Ein Interessent hatte sich einmalig bei einem Makler mit einem konkreten Wohnungsangebot befasst und seine Kontaktdaten hinterlassen. Über 16 Jahre später erhielt er unaufgefordert eine Werbemail mit einem neuen Immobilienangebot. Die Ermittlungen des LfDI BW zeigten: Im System des Maklers existierten noch immer Kundennummer, Vorname, Nachname, Wohnadresse und E-Mail-Adresse aus dem ursprünglichen Kontakt. Ein funktionierendes Löschkonzept gab es nicht.

Das verstößt gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e) DS-GVO. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Hat sich ein Interessent ausschließlich für eine bestimmte Immobilie interessiert und ist dieses Angebot weggefallen, müssen seine Daten nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen gelöscht werden. Provisionsansprüche verjähren nach § 195 BGB binnen drei Jahren ab Jahresende des Entstehungsjahres. Eine Speicherung über 16 Jahre war damit eindeutig unzulässig. Auch hier wirkte sich die Kooperation des Verantwortlichen auf das letztlich verhängte Bußgeld mindernd aus.

Fall 3: WEG-Protokolle und Jahresabrechnungen im Internet

Ein Makler hatte beim Online-Einstellen eines Immobilienangebots versehentlich interne Dokumente der Wohnungseigentümergemeinschaft mit hochgeladen. Darunter befanden sich Protokolle der Eigentümerversammlungen mit namentlicher Nennung der Eigentümer, Bescheinigungsvorlagen für das Finanzamt, Wirtschaftspläne sowie Jahresabrechnungen für Heizung, Warm- und Kaltwasser. Diese Unterlagen waren mehrere Tage lang für jeden Besucher der Immobilienplattform öffentlich zugänglich.

Ursache war ein Sortierfehler in der Maklersoftware: Die eingescannten Dokumente wurden im falschen Ordner abgelegt und beim Upload automatisch mit erfasst. Für diesen Prozessschritt gab es keinen ausreichenden Kontrollmechanismus. Der LfDI BW stellte einen Verstoß gegen Art. 6 Abs. 1 DS-GVO fest, da für die Veröffentlichung der Daten weder eine Einwilligung noch eine anderweitige Rechtsgrundlage vorlag. Zusätzlich wurde gegen den Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit nach Art. 5 Abs. 1 lit. f) DS-GVO verstoßen. Das Bußgeld lag im mittleren vierstelligen Bereich.

Unsere Empfehlungen

Unternehmen und KMU

Makler und Immobilienunternehmen sollten ihre Datenschutzprozesse grundlegend überprüfen. Interessentendaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie ein konkreter Zweck besteht. Legen Sie Löschfristen für unterschiedliche Interessentengruppen fest und automatisieren Sie diese, wo es möglich ist. Interessentenlisten dürfen nicht ungefiltert an Dritte weitergegeben werden. Prüfen Sie außerdem Ihre Software-Workflows darauf, ob technische Fehlbedienungen zu ungewollten Datenveröffentlichungen führen können.

Kanzleien und Freiberufler

Das Zusammenspiel von Maklerrecht und DS-GVO ist fehleranfällig. Beraten Sie Mandanten aus der Immobilienbranche insbesondere zu den Grenzen der Datenweitergabe bei Provisionsstreitigkeiten, zu Löschpflichten nach § 195 BGB und zu den technischen Anforderungen beim Upload von Dokumenten auf Immobilienplattformen. Kooperation mit dem LfDI BW wirkt sich in allen drei Fällen bußgeldmindernd aus.

Quelle: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

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