29.09.2020

Kopieren von Personalausweisen

Eine Kopie des Personalausweises ist nicht in jedem Fall erforderlich und nur mit Zustimmung des Ausweisinhabers zulässig.

Viele Beschwerden erreichten die Aufsichtsbehörde zum Kopieren von Personalausweisen. Das Thema hat aufgrund einer Änderung der einschlägigen Vorschriften des Personalausweisgesetzes im Jahr 2017 neue Facetten erhalten. § 20 Abs. 2 des Personalausweisgesetzes (PAuswG) lautet nunmehr:

„Der Ausweis darf nur vom Ausweisinhaber oder von anderen Personen mit Zustimmung des Ausweisinhabers in der Weise abgelichtet werden, dass die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist. Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben. Werden durch Ablichtung personenbezogene Daten aus dem Personalausweis erhoben oder verarbeitet, so darf die datenerhebende oder -verarbeitende Stelle dies nur mit Einwilligung des Ausweisinhabers tun. Die Vorschriften des allgemeinen Datenschutzrechts über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten bleiben unberührt.“

Mehrere Beschwerdeführer monierten, dass Unternehmen ihren Personalausweis kopiert hätten oder zumindest kopieren wollten. Entsprechende Beschwerden erreichten uns von Hotelgästen, aber auch von Personen, die als Besucher oder Lieferanten durch den Sicherheits- /Pfortendienst von Unternehmen aufgefordert wurden, ihren Personalausweis kopieren zu lassen.

Durch den geänderten § 20 Abs. 2 PAuswG ist nun klargestellt, dass der Personalausweis nicht ohne Zustimmung des Inhabers kopiert werden darf – niemand darf somit den Ausweisinhaber zwingen, seinen Ausweis zu kopieren oder kopieren zu lassen.

Der datenschutzrechtliche Streit hat sich dadurch allerdings nicht erledigt, sondern lediglich verlagert, denn gemäß § 20 Abs. 2 Satz 4 PAuswG bleiben die allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften unberührt, sodass auch dann, wenn die betroffene Person mit der Kopie einverstanden ist, dennoch der Grundsatz der Datenminimierung gilt. Es ist daher zu fragen, welche Daten aus dem Personalausweis der Verantwortliche tatsächlich benötigt. Hierbei ist zu bedenken, dass der Wunsch zur Erstellung einer Kopie des Personalausweises meist dazu dient, die Identität der betroffenen Person zu dokumentieren, beispielsweise um nachvollziehen zu können, welche externen Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt das Betriebsgelände eines Unternehmens betreten haben. Indessen können die zur Identifikation benötigten Daten (Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum) auch dadurch gewonnen werden, dass das Pfortenpersonal sich den Personalausweis vorzeigen lässt und die o. g. zur Identifizierung erforderlichen – aber auch ausreichenden – Daten daraus notiert. Eine Kopie hätte demgegenüber das Problem, dass auch darüber hinausgehende und somit nicht erforderliche Daten erhoben würden (z.B. die Ausweisnummer oder die sog. Zugangsnummer), was dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 DSGVO) widerspricht und daher unzulässig ist. Zulässig wäre eine Kopie lediglich dann, wenn darauf alle anderen als die o. g. zur Identifizierung benötigten Daten geschwärzt werden.

Verfolgt der Verantwortliche lediglich den Zweck, die Identität einer Person zu überprüfen, ohne dass Bedarf an der Speicherung/Dokumentation der Identität besteht, genügt es, den Personalausweis einer Sichtprüfung zu unterziehen. Eine Personalausweiskopie ist in solchen Fällen nicht erforderlich.

Quelle: BayLDA

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

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