BAG: Arbeitgeber müssen dienstliche E-Mail-Adressen nicht an Gewerkschaften herausgeben
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28. Januar 2025 entschieden, dass Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, einer Gewerkschaft die dienstlichen E-Mail-Adressen ihrer Beschäftigten zu übermitteln (Az. 1 AZR 33/24). Das Urteil klärt eine in der Praxis zunehmend relevante Frage: Wie weit reicht das Recht der Gewerkschaften auf digitalen Zugang zum Betrieb, und wo beginnt der Datenschutz der Arbeitnehmer?
Der Fall betraf einen Sportartikelhersteller mit rund 5.400 Beschäftigten an einem deutschen Standort. Eine Gewerkschaft verlangte die vollständige Liste der dienstlichen E-Mail-Adressen aller Betriebsangehörigen, um per E-Mail Mitgliederwerbung betreiben zu können. Außerdem begehrte sie einen Zugang zum konzernweiten Kommunikationsnetzwerk Viva Engage sowie einen Link auf der Intranet-Startseite des Unternehmens.
Das BAG wies alle Ansprüche ab. Im Kern stellt das Gericht klar: Dienstliche E-Mail-Adressen, die aus Vor- und Nachname der Beschäftigten bestehen, sind personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DS-GVO. Ihre Weitergabe an Dritte ist eine Verarbeitung nach Art. 4 Nr. 2 DS-GVO und setzt eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DS-GVO voraus. Da die betroffenen Arbeitnehmer nicht in die Weitergabe ihrer Daten an die Gewerkschaft eingewilligt hatten, fehlte es an dem nach Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. a DS-GVO erforderlichen Einverständnis.
Das BAG hat die Interessen aller Beteiligten gegeneinander abgewogen. Auf der einen Seite steht das durch Art. 9 Abs. 3 GG geschützte Recht der Gewerkschaft auf koalitionsgemäße Betätigung, einschließlich Mitgliederwerbung. Auf der anderen Seite stehen das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Arbeitnehmer aus Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 GG sowie das in Art. 8 der EU-Grundrechtecharta verankerte Recht auf Schutz personenbezogener Daten. Das Gericht betont ausdrücklich, dass letztere Interessen in die Abwägung einzubeziehen sind, auch wenn die Arbeitnehmer selbst keine Partei des Rechtsstreits sind.
Das Ergebnis der Abwägung fällt klar aus: Arbeitnehmer sollen selbst entscheiden, ob sie der Gewerkschaft ihre dienstliche E-Mail-Adresse mitteilen. Diese Entscheidung darf weder vom Arbeitgeber noch von einem Gericht durch eine Herausgabepflicht ersetzt werden. Das BAG stellt auch klar, dass die Gewerkschaft nicht schutzlos dasteht: Sie kann Beschäftigte im Rahmen physischer Betriebsbesuche ansprechen und dabei um Bekanntgabe der dienstlichen E-Mail-Adresse bitten. Mitglieder können die Adresse ohnehin selbst mitteilen.
Beim Antrag auf Zugang zu Viva Engage legte das BAG einen weiteren Gesichtspunkt auf die Waage. Als sogenannter „internal user“ hätte die Gewerkschaft auf die gesamte Kommunikation aller Netzwerkteilnehmer, einschließlich interne Unternehmens- und Organisationsdaten, zugreifen können. Das geht nach Ansicht des Gerichts über das für gewerkschaftliche Werbung Notwendige weit hinaus und beeinträchtigt die wirtschaftliche Betätigungsfreiheit des Arbeitgebers aus Art. 12 GG in einem nicht hinnehmbaren Maß.
Den verlangten Link auf der Intranet-Startseite lehnte das BAG ebenfalls ab. Das Unternehmen habe ein berechtigtes Interesse daran, die Gestaltung der Startseite selbst zu verantworten. Ein dauerhaft fixierter Link auf gewerkschaftliche Inhalte an prominenter Stelle erwecke den Eindruck, der Arbeitgeber empfehle das Anliegen der Gewerkschaft, was ihm als sozialem Gegenspieler nicht zugemutet werden könne. Ob ein Link an anderer, weniger prominenter Stelle des Intranets verlangt werden könnte, ließ das Gericht ausdrücklich offen.
Das Urteil hat einen wichtigen Nebeneffekt für die Datenschutzpraxis: Es bestätigt, dass der Anwendungsbereich der DSGVO nach Art. 2 Abs. 1 DS-GVO bei der Frage der E-Mail-Weitergabe eröffnet ist und die Grundsätze aus Art. 5 DS-GVO – insbesondere Datensparsamkeit und Zweckbindung – auch in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen Wirkung entfalten.
Unsere Empfehlungen
Unternehmen und KMU
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Verzeichnisse mit dienstlichen E-Mail-Adressen an Gewerkschaften herauszugeben. Diese Haltung ist jetzt höchstrichterlich bestätigt. Unternehmen sollten dennoch einen internen Prozess definieren, der regelt, wie mit entsprechenden Anfragen umzugehen ist. Wichtig: Verweigern Sie die Herausgabe mit Verweis auf den fehlenden Erlaubnistatbestand nach Art. 6 DS-GVO und das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Beschäftigten. Das schützt auch Sie vor Haftungsrisiken.
Prüfen Sie außerdem, welche Nutzungsrechte externe Dritte in Ihren betrieblichen Kommunikationsplattformen (Teams, Yammer, Viva Engage etc.) haben. Gastkonten mit weitreichenden Zugriffsrechten auf interne Unternehmensdaten können auch ohne gewerkschaftlichen Hintergrund datenschutzrechtliche Probleme verursachen.
Behörden und öffentliche Stellen
Für den öffentlichen Dienst gilt eine abweichende Regelung: Nach § 9 Abs. 3 Satz 2 BPersVG müssen Behörden auf Verlangen einer Gewerkschaft einen Link auf deren Internetauftritt im behördlichen Intranet setzen. Das BAG hat ausdrücklich festgestellt, dass diese Vorschrift im Geltungsbereich des Betriebsverfassungsgesetzes keine entsprechende Anwendung findet. Behörden sollten prüfen, ob und in welcher Form sie dieser gesetzlichen Verpflichtung bereits nachkommen, und dabei sicherstellen, dass keine weitergehenden Daten an Gewerkschaften übermittelt werden als gesetzlich vorgeschrieben.
Kanzleien und Freiberufler
Das Urteil ist für die arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Beratung gleichermaßen relevant. Es klärt das Verhältnis zwischen gewerkschaftlicher Koalitionsfreiheit und DSGVO-Anforderungen und gibt Mandanten aus dem Unternehmensbereich eine verlässliche rechtliche Grundlage für die Ablehnung von Herausgabeforderungen. Für datenschutzrechtliche Gutachten ist besonders die Passage zur Einbeziehung von Art. 8 GRC und dem informationellen Selbstbestimmungsrecht in die Grundrechtsabwägung relevant.
Quelle: Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 28. Januar 2025, Az. 1 AZR 33/24
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