Dienstpläne sind in vielen Unternehmen für alle Beschäftigten einsehbar. Dies kann sinnvoll sein, um die An- und Abwesenheit im Betrieb sichtbar zu machen und den Betriebsablauf zu gewährleisten. Es gibt jedoch regelmäßig keinen Grund, in den Dienstplänen Krankenstände von Beschäftigten kenntlich zu machen.
In einem Fall wurde die krankheitsbedingte Abwesenheit der Beschäftigten im Dienstplan einer Pflegeeinrichtung mit dem Großbuchstaben K vermerkt. Die Pflegeeinrichtung auf die Rechtslage hingewiesen, worauf sie mitteilte, dass nach Absprache mit dem beauftragten Softwareunternehmen künftig nur noch der Großbuchstabe A für alle Formen der Abwesenheit im Dienstplan vermerkt wird. In einem zweiten Fall gab es ebenso Beschwerden über die Dokumentation des Krankenstands im Dienstplan einer Pflegeeinrichtung. Auf das Einwirken der Datenschutzbehörde hin wurde die Datenverarbeitung angepasst und nur noch zwischen Urlaub und ungeplanter Abwesenheit unterschieden. In einem dritten Fall unterschied ein Unternehmen in seinem Dienstplan durch farbige Hervorhebung zwischen spontaner und mittelfristig angekündigter Abwesenheit, um damit auf kurzfristige Änderungen der Schichten besser reagieren zu können. Da die verantwortliche Stelle mitgeteilt hat, dass in einem beispielhaften Zeitraum nur etwas mehr als die Hälfte der kurzfristigen Abwesenheitstage auf Krankmeldungen zurückzuführen war, hat die Datenschutzbehörde die Datenverarbeitung nicht beanstandet.
Informationen über den Status der Gesundheit einer Person gehören nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Sie unterstehen einem besonderen Schutz und dürfen nur unter bestimmten Bedingungen verarbeitet werden. Besonders große Rücksicht bei der Verarbeitung muss auf die Vertraulichkeit der Daten genommen werden. Die Kennzeichnung des Krankenstands von Beschäftigen ist in Dienstplänen grundsätzlich nicht notwendig. Zur Koordination der Arbeitsabläufe reicht es regelmäßig aus, die Abwesenheit an sich zu vermerken. In bestimmten Fällen kann es zur kurzfristigen Koordinierung notwendig sein, zwischen spontan auftretender Abwesenheit, auf die bei der Planung aktueller Schichten möglicherweise gesondert Rücksicht genommen werden muss, und längerer, vorhersehbarer Abwesenheit zu unterscheiden. Unzulässig sind selbstverständlich auch Vermerke wie „Kind krank“, „Kur“ usw., die ebenfalls Informationen zum Gesundheitsstatus transportieren. Im Zusammenhang mit einer Dienstplanung sind solche Daten in der Regel nicht relevant und dürfen folglich nicht verarbeitet werden. Zusätzlich ist immer darauf zu achten, dass Dienstpläne – selbst, wenn sie keine Gesundheitsdaten enthalten – keinen unbeteiligten Dritten oder Beschäftigten, sondern ausschließlich denjenigen Beschäftigten zugänglich sind, die auf die Informationen des Dienstplans angewiesen sind.
Es ist regelmäßig ausreichend, in Dienstplänen die Abwesenheit der Beschäftigten zu vermerken, ohne deren konkreten Grund festzuhalten. Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten in Dienstplänen ist in aller Regel nicht zulässig.
Quelle: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
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