Zugriff auf personenbezogene E-Mail-Postfächer von Beschäftigten
Bei längerer Abwesenheit von Beschäftigten oder auch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses stellt sich regelmäßig die Frage, wie mit dem personalisierten E-Mail- Konto der oder des Beschäftigten zu verfahren ist. Diese Problematik war auch Anlass einer Beschwerde, die eine in der bremischen Verwaltung beschäftigte betroffene Person an die Datenschutzbehörde richtete. Aufgrund einer längeren Abwesenheit war die Dienststelle davon ausgegangen, dass eine Rückkehr an den Arbeitsplatz nicht erfolgen werde. Daraufhin wurde Einsicht in das dienstliche E-Mail-Postfach genommen, weil dies zur Erledigung der dienstlichen Aufgaben als erforderlich angesehen wurde. Eine Regelung zur Vorgehensweise in derartigen Fällen enthält § 13 Absatz 4 und Absatz 5 der Verwaltungsvorschrift zu Kommunikation und Dokumentenverwaltung in der Freien Hansestadt Bremen (VV KommDok). Es wurde die Dienststelle daher darauf hingewiesen, dass im Fall einer nicht vorhersehbaren Abwesenheit vorrangig und unverzüglich nach Bekanntwerden der Abwesenheit von der in der Dienststelle zuständigen Person der vorgegebene automatische Antworttext ohne Zugriffsmöglichkeit auf das E-Mail-Postfach über das E-Mail-Kontenpflegetool einzurichten ist. Eine Öffnung des E-Mail-Postfaches und die Einsichtnahme in einzelne E-Mails dürfen nur erfolgen, wenn zwingende dienstliche Gründe vorliegen und den Anforderungen des § 13 Absatz 5 VV KommDok entsprochen wird.
Hierbei ist zu beachten, dass die Öffnung des E-Mail-Postfaches nur auf Basis eines vereinbarten Verfahrens erfolgen darf und der betroffenen Person zur Kenntnis zu geben ist. Es müssen zwingende dienstliche Gründe für die Öffnung vorliegen. Die Einsichtnahme in einzelne E-Mails darf nur bei Vorliegen zwingender dienstlicher Gründe und im Vier-Augen-Prinzip erfolgen. Vorrangig ist die Absenderin oder der Absender (falls bekannt) zu bitten, die betreffende E-Mail erneut an eine alternative E-Mail-Adresse (zum Beispiel Stellvertretung oder Funktionspostfach) zu senden. Es muss bei der Einsichtnahme gewährleistet sein, dass die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person gewahrt werden. Insbesondere sind offensichtlich private oder vertrauliche E-Mails unverzüglich ungeöffnet zu löschen.
Quelle: LDI-Bremen
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