16.07.2025

DSGVO-Auskunft im Arbeitsverhältnis

DSGVO-Auskunft im Arbeitsverhältnis: Was das Urteil aus Heilbronn wirklich bedeutet

Fokus-Stichwort: Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO

Arbeitnehmer fordern immer häufiger Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Oft steckt dahinter ein arbeitsrechtlicher Konflikt. Das Arbeitsgericht Heilbronn hat in einem aktuellen Urteil (Az. 8 Ca 123/24 vom 27.03.2025) eine praxisnahe Grenze gezogen. Es stärkt die Position von Arbeitgebern gegenüber pauschalen oder ausufernden Auskunftsverlangen.

Was war der Fall?

Ein Mitarbeiter mit 23 Jahren Betriebszugehörigkeit stellte ein umfassendes Auskunftsersuchen. Der Arbeitgeber weigerte sich, eine vollständige Auskunft zu erteilen. Er forderte eine Präzisierung. Das Gericht gab ihm recht.

Kernaussagen des Gerichts

Präzisierungspflicht des Arbeitnehmers
Je länger das Arbeitsverhältnis und je größer die Datenmenge, desto stärker darf der Arbeitgeber eine Konkretisierung verlangen.
Zumutbarkeit entscheidet
Eine allumfassende Auskunft ist nicht immer zumutbar. Besonders dann nicht, wenn das Verlangen unkonkret bleibt.
Alternative Erfüllungsmöglichkeiten
Arbeitgeber dürfen sich auf strukturierte Übersichten oder technische Lösungen wie durchsuchbare Datenbanken stützen.

Bedeutung für die Praxis

Das Urteil ist kein Freifahrtschein zur Verweigerung. Es schafft aber Spielraum für eine realistische Umsetzung – gerade bei langjährigen Beschäftigten mit hoher Datenhistorie.

Arbeitgeber sollten Folgendes beachten:

1. Strukturierte Vorbereitung

Erfassen Sie systematisch, welche Daten wo gespeichert sind (Verarbeitungsverzeichnis reicht nicht).
Dokumentieren Sie typische Datenarten im Arbeitsverhältnis (z. B. Personalakte, Leistungsdaten, E-Mails).

2. Technische Lösungen einsetzen

Implementieren Sie Suchfunktionen oder interne Tools, mit denen personenbezogene Daten schnell auffindbar sind.
Nutzen Sie Zugriffsprotokolle und Berichtsfunktionen als Grundlage für die Auskunft.

3. Standardisierung der Auskunft

Erstellen Sie Vorlagen für tabellarische Zusammenfassungen.
Definieren Sie Kategorien wie „Stammdaten“, „Leistungsdaten“, „Kommunikationsdaten“.

4. Verlangen Sie Präzisierung bei pauschalen Gesuchen

Fordern Sie konkrete Angaben zu Verarbeitungszwecken, Empfängern oder Datenarten.
Dokumentieren Sie dies als Teil Ihres Rechenschaftspflichten-Konzepts.

5. Verhältnismäßigkeit aktiv prüfen

Machen Sie deutlich, warum eine vollständige Auskunft unzumutbar ist.
Bieten Sie eine erste Teilauskunft an und erklären Sie das Vorgehen.

Bewertung

Das Urteil bewegt sich im Rahmen der Rechtsprechung des BAG (vgl. BAG, Urteil v. 16.02.2023 – 2 AZR 235/21) und der EuGH-Entscheidung in der Sache FF v. Österreichische Datenschutzbehörde (C-154/21). Es konkretisiert die Zumutbarkeitsgrenze und schützt vor Missbrauch.

Fazit

Pauschale DSGVO-Auskunftsverlangen sind kein Blankoscheck. Wer als Verantwortlicher die Auskunft ordentlich vorbereitet, darf eine Eingrenzung verlangen. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber nachvollziehbar, strukturiert und transparent vorgeht.

Praxis-Checkliste: Auskunftsanspruch bei langjährigen Beschäftigten

Maßnahme	Umsetzung notwendig?	Status
Datenbestände identifizieren	Ja	🔲
Vorlagen für tabellarische Auskünfte erstellen	Ja	🔲
Standard für Kommunikation bei Auskunftsverlangen definieren	Ja	🔲
Technische Durchsuchbarkeit sicherstellen	Falls möglich	🔲
Schulung HR/Legal zur Auskunft nach Art. 15 DSGVO	Ja	🔲

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