Datenschutzbeauftragte in Jobcentern
Fragebogenkontrolle Datenschutzbeauftragte in Jobcentern
Fragebogenkontrolle bei 22 Jobcentern zur organisatorischen Stellung der Datenschutzbeauftragten durchgeführt.
Nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO sind Jobcenter als öffentliche Stellen dazu verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die oder der Datenschutzbeauftragte hat eine entscheidende Position innerhalb der Behörde, um die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften zu gewährleisten. Die Stellung und Aufgaben sind in DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt.
Ziel der Überprüfung war die Organisation der Jobcenter hinsichtlich der Stellung und Aufgabenerfüllung der Datenschutzbeauftragten. Von besonderem Interesse war dabei, in welchem Umfang die Datenschutzbeauftragten zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung freigestellt sind, ob sie weisungsunabhängig handeln können, ob Interessenkonflikte bestehen und wie die Zusammenarbeit sowie Unterstützung durch die Dienststelle erfolgt. Bezüglich ihrer Aufgabenerfüllung wurde u. a. erfragt, ob die Datenschutzbeauftragten strukturierte Prüfungen der verschiedenen Tätigkeitsbereiche durchführen oder in welcher Art und Weise die Kontrolltätigkeit anderweitig durchgeführt und der Beratungsauftrag wahrgenommen wird.
Die Kontrolle ergab, dass in vielen Fällen die Datenschutzbeauftragten nicht in ausreichendem Umfang von sonstigen Aufgaben freigestellt worden sind. So habe ich in zwanzig Fällen die Empfehlung ausgesprochen, die Freistellungsquote zu erhöhen. Der BfDI hält bei einer Beschäftigtenanzahl von 500 eine vollständige Freistellung für geboten, da ansonsten eine ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung nicht möglich ist.
Defizite bestanden auch im Bereich der Abwesenheitsvertretung. Nach Auffassung der Datenschutzaufsicht gehört es zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung und zur Unterstützungspflicht durch die Dienststelle, eine Abwesenheitsvertretung sicherzustellen. Wie die Dienststelle jedoch die Vertretung sicherstellt, ist grundsätzlich ihrer Organisationshoheit überlassen. Es wird empfohlen eine feste Abwesenheitsvertretung zu benennen, die zumindest über grundsätzliche datenschutzrechtliche Kenntnisse verfügt, da nur in diesem Fall die kontinuierliche Aufgabenerfüllung auch bei längerer Abwesenheit sichergestellt ist. Um eine durchgehende Vertretung sicherzustellen, wurde acht kontrollierten Jobcentern empfohlen, die Regelung der Abwesenheitsvertretung der oder des Datenschutzbeauftragten zu ändern.
Weitere Beanstandungen gab es im Bereich der Kontrolltätigkeiten der Datenschutzbeauftragten. Diese sind verpflichtet, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu überwachen. Nur durch eine umfassende strukturierte Kontrolltätigkeit, die jeden Geschäftsbereich des Jobcenters in regelmäßigen Abständen umfasst, ist die Einhaltung eines hohen Datenschutzniveaus möglich. In acht Fällen wurde daher die Empfehlung ausgesprochen, einen Jahreskontrollplan und entsprechende Kontrollberichte zu erstellen. So soll sichergestellt werden, dass auch tatsächlich regelmäßige Kontrollen jobcenterintern vorgenommen werden und die Ergebnisse der Kontrolle dem Verantwortlichen zugänglich sind. So können Beanstandungen zeitnah durch den Verantwortlichen abgestellt werden.
Im Nachgang zur schriftlichen Kontrolle sind mehrere Fälle bekannt geworden, in denen es zu Differenzen über die Stellung und Aufgabenwahrnehmung zwischen Geschäftsführungen von Jobcentern und Datenschutzbeauftragten gekommen ist. Auch aus diesem Grund wird der BfDI diese Punkte weiterhin kontrollieren.
Quelle: BfDI
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