Datenschutzrechtlicher Auskunftsanspruch von (ehemaligen) Beschäftigten
Wenn Beschäftigte von ihren Arbeitgebern pauschal Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten begehren, genügt es, wenn Arbeitgeber zunächst eine konkrete Auskunft zu den Personalstammdaten und im Übrigen zu den Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten erteilen. Für eine weitergehende Auskunft dürfen Arbeitgeber die Betroffenen bitten, ihren Anspruch zu präzisieren.
Es erreichen die Aufsichtsbehörde immer wieder Anfragen und Beschwerden zu Auskunftsansprüchen gemäß Art. 15 DSGVO von Beschäftigten, auch ehemaligen, gegenüber ihrem Arbeitgeber. Häufig begehren diese pauschal Auskunft über die zu ihrer Person im Unternehmen gespeicherten Daten.
Zunächst ist darauf hinzuweisen, dass der Arbeitgeber in jedem Fall innerhalb der Monatsfrist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO reagieren muss, also entweder die Auskunft erteilen oder eine Verlängerung um zwei weitere Monate ankündigen muss, wenn dies wegen der Komplexität oder der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Gar nicht zu reagieren wäre unzulässig.
Was den Inhalt und den Umfang der Auskunft betrifft, so hält die Datenschutzaufsicht in einem solchen Fall – angesichts der typischerweise größeren Anzahl unterschiedlicher vom Arbeitgeber durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten und von verarbeiteten Daten der Beschäftigten – eine gestufte Vorgehensweise für gut vertretbar.
Es reicht demnach grundsätzlich in einem ersten Schritt aus, wenn der Arbeitgeber zunächst die Personalstammdaten des die Auskunft Begehrenden im Klartext beauskunftet, so dass der Beschäftigte erkennen kann, ob sie richtig sind und ggf. einen Berichtigungsanspruch geltend machen kann. Das betrifft also Name, Vorname, Geburtstag, Adresse und Geburtsort. Ansonsten genügt es zunächst, wenn Auskunft zu den Kategorien von personenbezogenen Daten, die zum Betroffenen gespeichert sind, sowie zu den anderen in Art.15 DSGVO aufgeführten Aspekten erteilt wird.
Sollte die betroffene Person damit nicht zufrieden sein, müsste diese ihren Auskunftsanspruch gemäß Erwägungsgrund 63 Satz 7 dahingehend präzisieren, auf welche Informationen und/oder Verarbeitungstätigkeiten sich das Auskunftsersuchen bezieht. Erst nach dieser erfolgten Präzisierung ist dann im zweiten Schritt der Arbeitgeber in der Pflicht, die entsprechenden Auskünfte mit konkreten Daten zu erteilen.
Quelle: BayLDA
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