Aufbewahrung der Daten ehemaliger Mieter
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit nahm den Fall der rechtswidrigen Verarbeitung der Daten von Mietinteressenten zum Anlass, vermehrt Vermieter hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten zu sensibilisieren und Mieter vor unrechtmäßigen Datenverarbeitungen zu schützen. Dabei nahmen die Behörde zunächst das Thema Aufbewahrungspflichten der Daten ehemaliger Mieter in den Fokus. In diesem Kontext hat sie eine Beschwerde einer Petentin erhalten, die vermutete, dass sämtliche Ihrer Daten aus einem vor circa vier Jahren beendeten Mietverhältnis noch immer bei einer Wohnungsbaugesellschaft vorlagen.
Auf Nachfrage teilte die Vermieterin mit, dass sie die Mieterakten vor dem Hintergrund der Aufbewahrungspflichten nach §§ 147 Abgabenordnung (AO) und 257 Handelsgesetzbuch (HGB) noch zehn Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses aufbewahre. Demgegenüber rechtfertigen die genannten Vorschriften keineswegs die Aufbewahrung der kompletten Mieterakte für die angegebene Dauer.
Die Aufbewahrungspflichten nach §§ 147 AO und 257 HGB beziehen sich vorwiegend auf steuerrelevante Unterlagen und Buchungsbelege. Informationen zu bereits erledigten Reparaturaufträgen und abgeschlossenen Nachbarschaftsstreitigkeiten gehören dazu beispielsweise nicht. In diesen Fällen gibt es keine rechtliche Legitimation, die Informationen bis zu zehn Jahre nach Beendigung eines Mietvertrages aufzubewahren. Vielmehr müssen entsprechende Informationen spätestens bei Beendigung des Mietverhältnisses gelöscht werden.
Am Thema des Aufbewahrungsverhaltens auf Vermieterseite arbeiten mehrere datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörden zusammen, um eine Auflistung der Daten ehemaliger Mieter zum Standard zu machen, die zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten nach den §§ 147 AO und 257 HGB tatsächlich erforderlich sind. Gemeinsam mit den Kollegen aus den anderen Ländern wird in diesem Zusammenhang eine Orientierungshilfe mit Informationen und Hinweisen, die Mietera unterstützt und darüber aufklärt, welche ihrer Daten ehemalige Vermieter:innen wie lange speichern dürfen, geplant. Auch Kleinvermieter, denen es nicht möglich ist, regelmäßig eine steuerrechtliche Beratung einzuholen, sollen darin Hilfestellungen finden.
Quelle: LfDI der Freien Hansestadt Bremen
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