Das Innenministerium setzt – wie auch andere Teile der Landesverwaltung – seit 2018 ein sogenanntes „Vorgesetztenfeedback“ als Führungsinstrument ein. Dieses sieht folgendes vor: Die Mitarbeitenden sollen mit einem Online-Fragebogen über die Führungssituation und die Führungsqualitäten ihrer unmittelbaren Vorgesetzten (Führungskraft) befragt werden. Die Teilnahme ist den Mitarbeitenden freigestellt; die Antworten der Mitarbeitenden sollen anonymisiert werden. Zudem kann die Führungskraft selbst entscheiden, ob sie ein solches Feedback durchführen möchte.
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Durch dieses Führungsinstrument soll ein Dialog über das Führungsverhalten zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitenden ermöglicht werden. Die Führungskraft hat zwingend das Befragungsergebnis mit den Mitarbeitenden zu besprechen. Sie kann zudem eigene Vorgesetzte über die Durchführung des Feedbacks informieren. Mitarbeitende müssen den Inhalt dieses Feedbacks vertraulich behandeln. Um die Anonymität auch während der Auswertung und Präsentation der Ergebnisse zu gewährleisten, ist eine Auswertung nur möglich, wenn mindestens fünf Befragungsteilnehmende ihre Antworten für die Auswertung durch aktives Abschließen der Befragung bereitgestellt haben und sie dann ihre Antworten nicht mehr widerrufen können.
Im Rahmen der Überarbeitung dieses Konzeptes wurden die Datenschutzbehörde seitens des Innenministeriums eingebunden und haben dabei verschiedene datenschutzrechtliche Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt.
So ist die zwingende Verpflichtung, die Ergebnisse der Befragung gegenüber allen Beteiligten vorzustellen, nicht mit den Grundsätzen der Freiwilligkeit (§ 26 Abs. 2 BDSG) und jederzeitigen Widerruflichkeit (Artikel 7 Abs. 3 DSGVO) in Einklang zu bringen.
Auch die optionale Information der eigenen Vorgesetzten durch die Führungskraft ist datenschutzrechtlich nicht unproblematisch. Es muss grundsätzlich verhindert werden, dass die Führungskraft Nachteile bei Nichtteilnahme befürchtet, andernfalls könnte sich hieraus ein faktischer Zwang ergeben, sodass eine Freiwilligkeit nicht mehr angenommen werden kann. In diesem Zusammenhang ist die Information der eigenen Vorgesetzten relevant, da erst aus der Information der Vorgesetzten – bzw. den Rückschlüssen, die sich hieraus für die (Nicht-) Teilnahme ergeben – Vor- und Nachteile entstehen können. Dem kann dadurch begegnet werden, dass festgehalten wird, dass die Information der jeweiligen eigenen Vorgesetzten über die Teilnahme am Vorgesetztenfeedback nicht dokumentiert werden soll und den Teilnehmenden hieraus keine dienstlichen Vorteile (und aus einer Nichtteilnahme keine dienstlichen Nachteile) erwachsen dürfen.
Soweit das Konzept von der Anonymität der Befragten ausgeht und hierzu vorsieht, dass nur dann ein Zugang zur Auswertung für die Führungskraft erfolgt, wenn mindestens fünf Mitarbeitende die Befragung abgeschlossen haben, wurde auf Folgendes hingewiesen: Da es sich vorliegend um keine der teilnehmenden Führungsperson unbekannte Gruppe handelt, zudem Freitextfelder individuelle Eingaben ermöglichen, welche eine leichtere Identifizierbarkeit (z. B. durch Rückschlüsse aufgrund gewählter Formulierungen) mit sich bringen, wurde dem Innenministerium empfohlen, die Gruppengröße zu erhöhen. Außerdem sollte in der Freitexteingabe ausgeschlossen sein, dass sich die Befragten über Dritte äußern können. Eine solche Äußerung würde nämlich eine Verarbeitung personenbezogener Daten dieser dritten Person darstellen, welche der Rechtsgrundlage bedarf. Zudem ist die Ergebnisbesprechung in der Gruppe mit Blick auf die zu gewährleistende Anonymität kritisch zu hinterfragen.
Neben den oben dargestellten rechtlichen Hinweisen wurden noch verschiedene technisch-organisatorische Verbesserungsvorschläge unterbreitet und alternative Gestaltungsmöglichkeiten aufgezeigt, um das Vorgesetztenfeedback in allen Belangen auf ein gutes datenschutzrechtliches Fundament zu stellen. Der Rat wurde aufgegriffen.
Quelle: LfDI BW
Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:
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