17.06.2026

Bewerbungsunterlagen löschen

Österreichische Datenschutzbehörde: Arbeitgeber darf zur Rechtsverteidigung aufbewahren

Wer eine Bewerbung einreicht und seine Daten anschließend löschen lassen will, hat nicht automatisch Erfolg damit. Die österreichische Datenschutzbehörde (DSB) hat in einem Bescheid vom 24. November 2025 (GZ: 2024-0.835.856) entschieden, dass ein Unternehmen Bewerbungsunterlagen trotz ausdrücklichem Löschverlangen behalten darf, wenn ein berechtigtes Interesse an der Rechtsverteidigung besteht. Der Bescheid ist nicht rechtskräftig. Der Beschwerdeführer hat dagegen Beschwerde an das Bundesverwaltungsgericht erhoben.

Sachverhalt: Bewerber stellt Bedingungen und droht mit Klagen

Ein Bewerber hatte sich auf eine Stelle als IT-Systemadministrator beworben. Seinen Unterlagen fügte er mehrseitige Hinweise bei, in denen er die sofortige Löschung aller Daten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses verlangte. Er drohte für den Fall eines Verstoßes mit straf- und zivilrechtlichen Schritten, darunter Urheberrechts-, Datenschutz- und Schadensersatzansprüche.

Das Unternehmen lehnte die Bewerbung ab. Es informierte den Bewerber schriftlich, dass der Lebenslauf nach sechs Monaten gelöscht werde. Die übrigen Unterlagen sowie die gesamte Korrespondenz werde es dagegen für ein Jahr zum Nachweis der Erfüllung seiner Datenschutzpflichten und für drei Jahre zur Abwehr der angedrohten Ansprüche aufbewahren. Zur Beantwortung der weiteren Schreiben des Bewerbers beauftragte das Unternehmen eine externe Rechtsanwaltskanzlei und übermittelte ihr die relevanten Unterlagen.

Der Bewerber beschwerte sich daraufhin bei der österreichischen Datenschutzbehörde. Er sah eine Verletzung seines Rechts auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO.

Entscheidung: Beschwerde abgewiesen

Die Datenschutzbehörde wies die Beschwerde ab. Sie prüfte die Datenverarbeitung in zwei Phasen.

Phase 1: Verarbeitung im Rahmen der Bewerbung. Die Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen zum Zweck der Beurteilung der Bewerbung stützte sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Die Grundlage ist die vorvertragliche Maßnahme: Mit dem Absenden der Bewerbung hat der Bewerber selbst das Ersuchen gestellt, seine Unterlagen zu prüfen.

Phase 2: Weiterverarbeitung zur Rechtsverteidigung. Nach der Absage verarbeitete das Unternehmen die Daten weiterhin, nun auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse bestand darin, die vom Bewerber bereits angekündigten Ansprüche abzuwehren. Die Behörde stellte klar, dass die bloß abstrakte Möglichkeit rechtlicher Streitigkeiten in der Regel nicht ausreicht. Hier war die Möglichkeit einer rechtlichen Auseinandersetzung aber konkret und greifbar, weil der Bewerber Klagen explizit angedroht hatte.

Die Behörde prüfte auch die Vereinbarkeit der Zwecke nach Art. 6 Abs. 4 DS-GVO. Die Weiterverarbeitung war aus Sicht der Behörde für den Bewerber vorhersehbar, da er selbst die Drohungen formuliert hatte. Damit war es nach allgemeiner Lebenserfahrung zu erwarten, dass das Unternehmen seine Daten zur Verteidigung nutzen würde.

Auch die Weitergabe der Unterlagen an die Rechtsanwaltskanzlei war rechtmäßig. Rechtsanwälte unterliegen der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Behörde sah darin eine geeignete Garantie im Sinne von Art. 6 Abs. 4 lit. e DS-GVO.

Das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO griff ebenfalls nicht. Die Verarbeitung diente der Verteidigung von Rechtsansprüchen. Wer der Verarbeitung von Beweismitteln widersprechen könnte, würde gerichtliche und behördliche Verfahren unmöglich machen. Das schließt Art. 17 Abs. 3 lit. e DS-GVO ausdrücklich aus.

Zum Informationspflicht-Argument nach Art. 13 DS-GVO stellte die Behörde fest, dass das Unternehmen den Bewerber mit dem Absageschreiben noch am selben Tag, an dem die Weiterverarbeitung begann, über den neuen Zweck informiert hatte. Das genügt nach Art. 13 Abs. 3 DS-GVO, der nur eine Information „vor“ der Weiterverarbeitung verlangt, ohne eine bestimmte Vorlaufzeit vorzuschreiben.

Unsere Empfehlungen

Unternehmen und KMU

Bewerbungsunterlagen dürfen nach Abschluss des Verfahrens nicht unbegrenzt aufbewahrt werden. Der Lebenslauf ist nach sechs Monaten zu löschen, sofern keine Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz mehr drohen. Droht ein Bewerber ausdrücklich mit rechtlichen Schritten, ist eine längere Aufbewahrung zur Rechtsverteidigung möglich. Wichtig: Das Unternehmen muss den Bewerber schriftlich über die Weiterverarbeitung, ihren Zweck und die Dauer informieren, bevor oder unmittelbar wenn die Weiterverarbeitung beginnt. Diese Dokumentation sollte sorgfältig geführt werden, da sie im Streitfall als Nachweis dient.

Kanzleien und Freiberufler

Externe Rechtsanwälte, die im Auftrag eines Unternehmens tätig werden, dürfen Bewerbungsunterlagen erhalten, wenn dies zur Beantwortung von Schreiben oder zur Rechtsverteidigung notwendig ist. Die gesetzliche Verschwiegenheitspflicht gilt dabei als geeignete Garantie im Sinne der DS-GVO. Für die eigene Kanzlei gilt: Auch eingehende Bewerbungen von Mitarbeitern unterliegen denselben Grundsätzen. Ein klarer interner Prozess zur Löschung und zur Dokumentation ist daher sinnvoll.

Behörden und öffentliche Stellen

Öffentliche Stellen führen regelmäßig Stellenbesetzungsverfahren durch und erhalten dabei Bewerbungsunterlagen. Auch hier gelten die Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung nach Art. 5 DS-GVO. Bewerber können nach Ablehnung Löschung verlangen. Eine Aufbewahrung ist nur dann gerechtfertigt, wenn konkrete Anhaltspunkte für Klagen oder Beschwerden vorliegen. Die Aufbewahrungsdauer und ihr Grund sollten intern dokumentiert sein.

Quelle: Österreichische Datenschutzbehörde, Bescheid vom 24. November 2025, GZ 2024-0.835.856

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