17.08.2026

Bewerbungsgespräche nicht mitschneiden

Werbeagentur zeichnete Bewerbungsgespräche ohne Einwilligung auf

Die österreichische Datenschutzbehörde (DSB) hat gegen eine Werbeagentur mit Sitz in Österreich eine Geldstrafe von 25.500 Euro verhängt. Das Unternehmen hatte telefonische Bewerbungsgespräche zur Vorqualifikation aufgezeichnet und die Aufnahmen unbefristet gespeichert. Betroffen waren Bewerberinnen und Bewerber, deren Name, Ausbildung und beruflicher Werdegang auf diese Weise verarbeitet wurden. Das Straferkenntnis stammt vom 19. Jänner 2026 (GZ 2025-1.049.138, Verfahrenszahl DSB-D550.1231).

Mitarbeiterinnen des Unternehmens riefen potenzielle Bewerber im Auftrag von Kundenfirmen an und führten kurze Interviews von rund fünf Minuten Dauer. Diese Gespräche wurden ab dem 1. August 2025 bis mindestens 27. November 2025 vollständig mitgeschnitten. Eine übergeordnete Mitarbeiterin hatte das Team per Intranet-Mitteilung dazu angewiesen, die Gespräche zu Schulungszwecken aufzuzeichnen und zu speichern, auch ohne Einwilligung der Betroffenen einzuholen.

Ein Teil der Bewerber wurde vorab auf die Aufzeichnung hingewiesen, ein anderer Teil überhaupt nicht. Die DSB stellte fest, dass die Aufnahme in beiden Fällen bereits vor Gesprächsbeginn startete. Eine wirksame Einwilligung war damit von vornherein nicht möglich, weil die Verarbeitung schon lief, bevor die Bewerber überhaupt gefragt wurden. Auch dort, wo eine Zustimmung eingeholt wurde, reichte ein knappes zustimmendes Wort am Telefon der DSB zufolge nicht aus, um eine informierte, freiwillige und eindeutige Willensbekundung im Sinne von Art. 4 DS-GVO zu belegen. Die DSB verwies zudem auf das strukturelle Machtungleichgewicht in Bewerbungssituationen, das die Freiwilligkeit einer Einwilligung grundsätzlich infrage stellt.

Das Unternehmen berief sich hilfsweise auf berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, konkret auf die Verbesserung der Mitarbeiterqualifikation. Auch das ließ die DSB nicht gelten. Die Bewerber wurden über dieses Interesse entweder gar nicht oder erst nach Beginn der Datenerhebung informiert, was eine Berufung auf diese Rechtsgrundlage bereits ausschließt. Ergänzend hielt die Behörde fest, dass die vollständige Aufzeichnung realer Bewerbungsgespräche für den verfolgten Zweck ohnehin nicht erforderlich war. Mildere Mittel wie Übungsgespräche unter Kollegen hätten denselben Effekt erzielt, ohne die Daten echter Bewerber zu verarbeiten. Die unbefristete Speicherdauer verstieß außerdem gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DS-GVO.

Zusätzlich zur fehlenden Rechtsgrundlage verstieß das Unternehmen gegen seine Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO in Verbindung mit Art. 12 DS-GVO. Die Mitarbeiterinnen meldeten sich am Telefon im Namen der jeweiligen Kundenfirma, nicht im Namen der tatsächlich verantwortlichen Werbeagentur. Für die Bewerber war damit gar nicht erkennbar, wer wirklich für die Verarbeitung ihrer Daten verantwortlich war. Ohne diese Information können Betroffene ihre Rechte aus Art. 12 DS-GVO gar nicht erst ausüben.

Bei der Strafbemessung stufte die DSB das Unternehmen anhand des Jahresumsatzes in die Kategorie 2 bis 10 Millionen Euro ein und legte einen Ausgangsbetrag von 3 Millionen Euro fest, den sie wegen der Unternehmensgröße auf ein Prozent reduzierte. Mildernd wirkten sich aus, dass keine früheren Verstöße vorlagen und das Unternehmen im Verfahren mitwirkte. Die Behörde betonte, dass die Strafe trotz Verhaltensänderung des Unternehmens aus generalpräventiven Gründen nötig war, weil bei der DSB bereits ähnliche Beschwerden anhängig sind.

Unsere Empfehlungen

Für Unternehmen und KMU

Wer Telefoninterviews im Bewerbungsprozess aufzeichnen will, muss die Einwilligung vor Beginn der Aufnahme einholen, nicht erst während oder nach dem Gespräch. Ein einfaches „Ja“ auf eine beiläufige Frage reicht nicht aus. Die Zustimmung muss eindeutig, informiert und dokumentiert sein. Legen Sie außerdem von Anfang an eine feste Löschfrist für Aufzeichnungen fest und nennen Sie den tatsächlichen Verantwortlichen, nicht nur den Kundennamen, in dessen Auftrag angerufen wird.

Für Behörden und öffentliche Stellen

Auch im öffentlichen Sektor werden Bewerbungsgespräche zunehmend telefonisch vorqualifiziert. Prüfen Sie interne Anweisungen an Personalverantwortliche kritisch, bevor eine Aufzeichnungspraxis eingeführt wird, und dokumentieren Sie die Rechtsgrundlage vorab schriftlich.

Für Kanzleien und Freiberufler

Wer selbst Personal einstellt oder für Mandanten Recruiting-Prozesse begleitet, sollte Vorstellungsgespräche nur mit dokumentierter, vorab eingeholter Einwilligung aufzeichnen und die Aufnahmen nach Abschluss des Auswahlverfahrens löschen.

Quelle: Datenschutzbehörde (DSB), Österreich

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