21.09.2026

Auskunftsrecht ohne Formzwang

Bundesverwaltungsgericht hebt Bescheid auf

Das österreichische Bundesverwaltungsgericht hat mit Beschluss vom 30.06.2026 (W292 2335565-1) einen Bescheid der Datenschutzbehörde aufgehoben und zur neuerlichen Entscheidung zurückverwiesen. Im Kern ging es um die Frage, wann eine E-Mail an den Arbeitgeber als Auskunftsantrag nach Art. 15 DS-GVO zu werten ist. Die Datenschutzbehörde hatte das verneint. Das Gericht sah das anders und machte in seiner Begründung deutlich, wie niedrig die Hürden für ein wirksames Auskunftsbegehren liegen.

Ausgangspunkt war ein arbeitsrechtlicher Konflikt. Ein Mitarbeiter eines international tätigen Kreditinstituts war von der Rechtsabteilung seines Arbeitgebers verwarnt worden. Danach verlangte er mehrfach per E-Mail Einsicht in die Unterlagen, die zu der Verwarnung geführt hatten. Der Arbeitgeber lehnte das unter Verweis auf interne Prozesse und Zeugenschutz ab. Der Mitarbeiter beschwerte sich daraufhin bei der Datenschutzbehörde und machte eine Verletzung seines Auskunftsrechts geltend. Die Datenschutzbehörde wies die Beschwerde ab. Aus dem Schriftverkehr sei für den Arbeitgeber kein datenschutzrechtliches Begehren erkennbar gewesen. Bei den E-Mails habe es sich um Fragen und Unmutsäußerungen gehandelt, die bei objektiver Betrachtung nicht als Ausübung des Auskunftsrechts zu verstehen gewesen seien. Die Behörde traf diese Einschätzung, ohne den Arbeitgeber in das Verfahren einzubeziehen oder ihm Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

Das Bundesverwaltungsgericht widersprach dieser Bewertung deutlich. Es verweist zunächst auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, Urteil vom 04.05.2023, C-487/21). Danach dient das Auskunftsrecht nicht nur der Kontrolle, ob Daten richtig sind. Es soll der betroffenen Person auch ermöglichen, ihre weiteren Rechte wahrzunehmen, etwa auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch.

Entscheidend ist die Feststellung des Gerichts zu den formalen Anforderungen. Die DS-GVO stellt an einen Auskunftsantrag keine formellen Anforderungen. Es genügt, dass für den Verantwortlichen erkennbar wird, dass die Person wissen möchte, welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden. Weder das Wort „DSGVO“ noch ein Verweis auf Art. 15 DS-GVO muss dabei fallen. Das Gericht stützt sich hier auf die Leitlinien 01/2022 des Europäischen Datenschutzausschusses zum Auskunftsrecht. Ein Verantwortlicher darf die Auskunft nicht mit dem Argument verweigern, es fehle die Angabe einer Rechtsgrundlage.

Damit verbunden ist eine aktive Pflicht des Verantwortlichen. Nach Art. 12 Abs. 2 DS-GVO muss er die Ausübung der Betroffenenrechte erleichtern. Im Zweifel ist eine Anfrage zugunsten der betroffenen Person auszulegen. Ist ein Begehren unklar, muss der Verantwortliche proaktiv nachfragen. Er darf es nicht einfach wegen angeblicher Unbestimmtheit ablehnen.

Auch zur Verweigerung selbst äußert sich das Gericht klar. Der Arbeitgeber hatte die Einsicht pauschal unter Hinweis auf Zeugenschutz abgelehnt. Nach Art. 15 Abs. 4 DS-GVO darf das Recht auf eine Kopie zwar die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. Wer sich darauf beruft, muss die konkrete Beeinträchtigung aber nachweisen. Und selbst wenn eine solche Beeinträchtigung vorliegt, ist die Folge nicht die vollständige Ablehnung des Antrags. Die Folge ist, dass einzelne Teile weggelassen oder unkenntlich gemacht werden. Aus dem E-Mail-Verlauf ging für das Gericht klar genug hervor, dass der Mitarbeiter unter Verweis auf „das Datenschutzrecht“ Einsicht in die Unterlagen verlangte, die zu seiner Verwarnung geführt hatten. Die Datenschutzbehörde hätte das prüfen und den Arbeitgeber dazu befragen müssen, statt allein auf Basis der Angaben des Beschwerdeführers zu entscheiden. Weil sie das unterlassen hat, hob das Gericht den Bescheid auf und verwies die Sache zur neuerlichen Entscheidung zurück. Eine Revision wurde nicht zugelassen. Nebenbei klärt der Beschluss noch eine verfahrensrechtliche Frage, die für die Praxis ebenfalls relevant ist. Bei einer Zustellung ohne Zustellnachweis, etwa per E-Mail, trägt die Behörde die Beweislast dafür, dass ein Schriftstück tatsächlich zugegangen ist. Kann sie das nicht belegen, gilt die Behauptung der Partei über den späteren oder fehlenden Zugang als richtig. Im vorliegenden Fall verschob das den Beginn der Beschwerdefrist um mehrere Wochen und rettete die Beschwerde vor der Verfristung.

Unsere Empfehlungen

Unternehmen/KMU

Prüfen Sie E-Mails aus Konfliktsituationen, etwa bei Abmahnungen, Verwarnungen oder Kündigungen, immer auch auf einen möglichen Auskunftsbezug. Eine Formulierung wie „Ich will wissen, was in meiner Akte steht“ reicht aus, um die Monatsfrist nach Art. 15 DS-GVO auszulösen. Legen Sie solche Nachrichten nicht vorschnell als bloße Beschwerde ab. Fragen Sie im Zweifel nach, was genau gemeint ist, statt die Anfrage abzulehnen. Eine Verweigerung wegen Rechten Dritter muss konkret begründet und darf nur auf die betroffenen Teile beschränkt werden.

Behörden/öffentliche Stellen

Auch im öffentlichen Dienst kommen Auskunftsersuchen häufig als Beschwerde im Rahmen von Personalverfahren herein. Schulen Sie Personalstellen darauf, solche Anliegen datenschutzrechtlich einzuordnen, statt sie ausschließlich dienstrechtlich zu behandeln. Die Klärungspflicht nach Art. 12 Abs. 2 DS-GVO gilt für öffentliche Stellen genauso wie für private Arbeitgeber.

Gesundheitseinrichtungen

In Kliniken und Praxen entstehen ähnliche Situationen bei Konflikten mit Beschäftigten, etwa im Zusammenhang mit Vorwürfen oder Verwarnungen. Behandeln Sie unklare Anfragen von Mitarbeitenden nach ihrer Personalakte grundsätzlich als möglichen Auskunftsantrag und dokumentieren Sie die Bearbeitung, um im Streitfall die Fristwahrung nachweisen zu können.

Quelle: Bundesverwaltungsgericht Österreich, Beschluss vom 30.06.2026, W292 2335565-1

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