Auskunftsrecht dienstliches Postfach
VG München entscheidet über Auskunftsanspruch bei dienstlicher E-Mail
Das Verwaltungsgericht München hat in einem Eilverfahren über eine Frage entschieden, die viele Arbeitgeber und Behörden betrifft: Wer haftet für den Inhalt einer dienstlichen E-Mail-Adresse, wenn diese auch privat oder nebenberuflich genutzt wird? Das Gericht lehnte den Antrag eines Wissenschaftlers ab, der von einer bayerischen Hochschule Auskunft nach Art. 15 DSGVO über E-Mails in den Postfächern zweier Professoren verlangt hatte.
Der Fall zeigt zwei Dinge auf einmal. Erstens ist bis heute nicht abschließend geklärt, ob eine Hochschule als datenschutzrechtlich Verantwortliche gilt, wenn Beschäftigte ihre dienstliche Mailadresse erlaubt privat nutzen. Zweitens kann selbst dann, wenn die Verantwortlichkeit bejaht wird, die Auskunft am Persönlichkeitsrecht Dritter scheitern.
Ein Autor hatte ein Manuskript bei einer wissenschaftlichen Zeitschrift eingereicht, die von zwei Hochschullehrenden mitherausgegeben wird. Nach einem aus seiner Sicht unbefriedigenden Begutachtungsverfahren verlangte er von der Hochschule vollständige Auskunft über alle E-Mails, die ihn in den dienstlichen Postfächern der beiden Professoren betreffen. Die Hochschule lehnte ab und berief sich darauf, sie sei für diese Verarbeitung nicht Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Herausgebertätigkeit sei eine private Nebentätigkeit, die Hochschule habe darauf keinen Einfluss und ziehe daraus auch keinen eigenen Nutzen.
Der Autor klagte und beantragte zusätzlich im Eilverfahren, die betroffenen Postfächer bis zum rechtskräftigen Abschluss des Hauptverfahrens unverändert vorzuhalten. Er argumentierte, die Hochschule entscheide über die technischen Mittel der Verarbeitung, also über Server, Zugriffsrechte und Löschfristen, und sei damit Verantwortliche, unabhängig davon, wer inhaltlich über die Zeitschrift entscheide. Zumindest liege eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO vor.
Das Gericht ließ die Frage der Verantwortlichkeit letztlich offen. Nach Auffassung des zuständigen Einzelrichters bestimmt bei erlaubter privater Nutzung eines dienstlichen Postfachs regelmäßig die handelnde Person selbst Zweck und Mittel der privaten Verarbeitung. Eine höchstrichterliche Klärung dieser Frage steht bislang aus, und das Gericht wollte sie im Eilverfahren nicht vorwegnehmen.
Entscheidend war ein anderer Punkt. Selbst wenn man die Hochschule als Verantwortliche behandelt, überwiegt nach Ansicht des Gerichts das allgemeine Persönlichkeitsrecht der betroffenen Professoren das Auskunftsinteresse des Antragstellers deutlich. Das Auskunftsrecht aus Art. 15 DSGVO ist zwar im Wortlaut nicht ausdrücklich beschränkt, wird aber nach überwiegender Auffassung durch die Rechte und Freiheiten Dritter begrenzt. Das Gericht verwies dazu auf ein Urteil des Bundesgerichtshofs, wonach eine Offenlegung von Daten Dritter im Rahmen einer Auskunft selbst eine Verarbeitung ist, die nach Art. 6 DSGVO gerechtfertigt sein muss und eine Interessenabwägung erfordert.
Diese Abwägung fiel zugunsten der Professoren aus. Ihre private Korrespondenz, also wer wann mit wem und mit welchem Inhalt kommuniziert hat, fällt unter den Schutz der Privatsphäre und wird nicht dadurch zur dienstlichen Angelegenheit, dass sie über eine Hochschul-Mailadresse läuft. Die auf Art. 23 DSGVO gestützte bayerische Regelung erlaubt genau für solche Fälle, eine Auskunft wegen überwiegender Interessen Dritter zu verweigern. Der Eilantrag hatte damit in beiden denkbaren rechtlichen Konstellationen keine Aussicht auf Erfolg und wurde abgelehnt.
Unsere Empfehlungen
Behörden und öffentliche Stellen
Klären Sie schriftlich, ob und in welchem Umfang dienstliche E-Mail-Postfächer privat genutzt werden dürfen. Ohne klare Regelung bleibt offen, wer bei einem Auskunftsersuchen als Verantwortlicher gilt und wer die Datensicherung bei laufenden Verfahren organisieren muss. Legen Sie zusätzlich fest, wie mit Auskunftsersuchen umzugehen ist, die private Korrespondenz Dritter in dienstlichen Postfächern betreffen.
Unternehmen und KMU
Wenn Sie private Nutzung dienstlicher E-Mail-Accounts erlauben, sollten Sie diese Erlaubnis mit klaren Grenzen versehen. Eine Nutzungsrichtlinie, die Zuständigkeiten für Auskunfts- und Löschanfragen regelt, verhindert im Streitfall langwierige Diskussionen darüber, wer überhaupt Verantwortlicher ist.
Kanzleien und Freiberufler
Der Fall zeigt, dass die Frage der Verantwortlichkeit bei Mischnutzung dienstlicher Accounts weiterhin ungeklärt ist. Bei der Beratung von Mandanten mit ähnlichen Konstellationen lohnt sich der Hinweis, dass selbst eine bejahte Verantwortlichkeit nicht automatisch zu einer Auskunftspflicht führt, wenn Rechte Dritter entgegenstehen.
Quelle: Verwaltungsgericht München, Beschluss vom 11.08.2026, Az. M 32 E 26.3990
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