12.10.2026

Auskunftspflicht handschriftliche Notizen

VG Berlin: Auch Notizzettel gehören in die DSGVO-Auskunft

Wer einen Antrag auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO erhält, muss innerhalb eines Monats reagieren. Das gilt auch für Daten, die nur auf Papier existieren. Das Verwaltungsgericht Berlin hat mit Urteil vom 29. Juni 2026 entschieden, dass handschriftliche Notizen personenbezogene Daten sein können und deshalb unter die Auskunftspflicht fallen. Das Gericht hat damit einen Hinweis der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit bestätigt. Das Aktenzeichen lautet 42 K 24/25.

Der Fall: Notizen aus Leitz-Ordnern

Die spätere Klägerin und der Beschwerdeführer hatten im Jahr 2023 bereits Schriftwechsel. Am 13. November 2023 verlangte der Beschwerdeführer von ihr Auskunft nach Art. 15 DS-GVO. Die Klägerin antwortete am Folgetag. Sie schrieb, sie habe bei der Durchsicht von Leitz-Ordnern nur handschriftliche Notizen gemacht. So halte sie es grundsätzlich bei der Vorbereitung einer Klage. Die Notizen seien nicht eingescannt, weil sie auf eine Einigung gehofft habe. Daten an Kollegen habe sie nicht weitergegeben.

Am 21. November 2023 beschwerte sich der Beschwerdeführer bei der Berliner Datenschutzbeauftragten. Die Behörde informierte die Klägerin über die Beschwerde, wies sie auf einen möglichen Datenschutzverstoß hin und forderte sie auf, mögliche Ansprüche zu erfüllen. Am 22. Januar 2024 erteilte die Klägerin dem Beschwerdeführer eine ausführliche Auskunft.

Am 15. April 2024 erteilte die Behörde der Klägerin einen Hinweis. Sie habe die Auskunft nicht innerhalb der Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 DS-GVO erteilt. Wegen der Geringfügigkeit des Verstoßes beließ es die Behörde bei diesem Hinweis. Weitere Maßnahmen ergriff sie nicht. Das Schreiben enthielt eine Rechtsbehelfsbelehrung.

Die Klägerin zog vor Gericht. Sie war der Meinung, sie sei gar nicht zur Auskunft verpflichtet gewesen. Ohne Pflicht könne sie auch keine Frist versäumen. Ihr Schreiben vom 14. November 2023 sei als Negativauskunft zu verstehen.

Ein Hinweis mit Rechtsbehelfsbelehrung ist anfechtbar

Das Gericht hielt die Klage für zulässig. Der Hinweis ist nach Ansicht des Gerichts ein Verwaltungsakt und kann mit der Anfechtungsklage nach § 42 Abs. 1 VwGO angegriffen werden. Entscheidend ist, wie ein Empfänger das Schreiben verstehen durfte. Die Rechtsbehelfsbelehrung zeigt, dass die Behörde eine verbindliche Regelung treffen wollte. Das VG Berlin verweist dabei auf ein Urteil des VG Dresden vom 5. November 2025 mit dem Aktenzeichen 6 K 790/23.

Handschriftliche Notizen sind personenbezogene Daten

In der Sache hatte die Klage keinen Erfolg. Die Klägerin war zur Auskunft verpflichtet. Alle Daten in ihrer späteren Auskunft vom 22. Januar 2024 waren personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DS-GVO. Das gilt auch für die handschriftlichen Notizen. Sie bezogen sich auf den Beschwerdeführer, etwa auf die Schwierigkeit und den Umfang seines Falls.

Dass sein Name nicht auf dem Zettel stand, spielt keine Rolle. Die Klägerin konnte die Notizen ihm zuordnen. Das zeigt schon die Tatsache, dass sie später darüber Auskunft gegeben hat. Das Aufschreiben selbst ist eine Verarbeitung nach Art. 4 Nr. 2 DS-GVO, nämlich ein Erheben oder Erfassen.

Ein Antwortschreiben ist noch keine Negativauskunft

Wer eine Auskunft ablehnen will, muss das ebenfalls innerhalb eines Monats tun. Art. 12 Abs. 4 DS-GVO verlangt dafür zwei Dinge. Der Verantwortliche muss die Gründe nennen. Und er muss auf die Möglichkeit hinweisen, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren oder vor Gericht zu ziehen. Die Begründung muss so konkret sein, dass die betroffene Person prüfen kann, ob sie gegen die Ablehnung vorgehen will.

Das Schreiben vom 14. November 2023 erfüllte diese Anforderungen nicht. Es nannte keine Gründe für eine Verweigerung und bezog sich weder auf Art. 15 noch auf Art. 12 DS-GVO. Ein Hinweis auf Beschwerde und Klage fehlte ganz. Das Gericht wies außerdem darauf hin, dass die Klägerin gegenüber der Behörde selbst erklärt hatte, sie habe die Auskunft nie verweigern wollen.

Damit stand fest: Die Auskunft kam erst gut zwei Monate nach dem Antrag. Die Frist war versäumt.

Der Hinweis war das mildeste Mittel

Die Behörde stützte den Hinweis auf Art. 57 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO in Verbindung mit Art. 77 Abs. 1 DS-GVO. Nach einer Beschwerde muss die Aufsichtsbehörde den Fall untersuchen und den Beschwerdeführer über das Ergebnis informieren. Die Berliner Datenschutzbeauftragte hat das Ergebnis auch der Klägerin mitgeteilt. Sie verzichtete auf Abhilfemaßnahmen nach Art. 58 Abs. 2 DS-GVO und nutzte nur ihre Befugnis nach Art. 58 Abs. 1 Buchst. d DS-GVO, einen Verantwortlichen auf einen Verstoß hinzuweisen. Das Gericht sah darin kein Problem. Die Behörde habe wegen der Geringfügigkeit ein mildes Mittel gewählt. Die Klägerin trägt die Kosten. Der Streitwert liegt bei 5.000 Euro.

Unsere Empfehlungen

Unternehmen und KMU

Tragen Sie jeden Auskunftsantrag mit dem Eingangsdatum in einen Fristenkalender ein. Die Monatsfrist läuft ab Eingang und nicht ab dem Tag, an dem jemand den Antrag liest. Durchsuchen Sie neben IT-Systemen und Postfächern auch Papierakten, Notizbücher, Haftnotizen und Gesprächsvermerke. Wenn die Auskunft länger dauert, können Sie die Frist nach Art. 12 Abs. 3 DS-GVO um bis zu zwei Monate verlängern. Die betroffene Person muss das aber innerhalb des ersten Monats mit Gründen erfahren.

Prüfen Sie Schreiben der Aufsichtsbehörde genau. Enthält ein Hinweis eine Rechtsbehelfsbelehrung, kann er ein anfechtbarer Verwaltungsakt sein. Die Klagefrist nach § 74 VwGO beträgt in der Regel einen Monat.

Gesundheitseinrichtungen

In Praxen und Kliniken liegen viele Daten noch auf Papier. Dazu gehören Karteikarten, handschriftliche Anamnesebögen und Notizen vom Empfang oder aus Telefonaten. Beziehen Sie diese Unterlagen in jede Auskunft ein, auch wenn kein Name darauf steht. Maßgeblich ist, ob sich die Notiz einer Patientin oder einem Patienten zuordnen lässt.

Kanzleien und Freiberufler

Arbeitsnotizen bei der Vorbereitung eines Falls sind keine datenschutzfreie Zone. Wenn sie sich auf eine bestimmte Person beziehen, sind sie auskunftspflichtig. Halten Sie eine Ausnahme für gegeben, etwa wegen der Geheimhaltungspflicht nach § 29 Abs. 1 BDSG, dann müssen Sie das innerhalb eines Monats mitteilen. Nennen Sie die Gründe konkret und weisen Sie auf das Beschwerderecht und den Rechtsweg hin. Ein allgemeines Antwortschreiben ohne diese Angaben reicht nicht.

Quelle: VG Berlin, Urteil vom 29. Juni 2026, Az. 42 K 24/25

Lassen Sie sich unverbindlich von einem Datenschutzbeauftragten beraten.

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

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