23.10.2026

Aufbewahrungspflicht geschäftlicher E-Mails

Finanzamt darf steuerlich relevante E-Mails anfordern

Geschäftliche E-Mails gehören in vielen Unternehmen zu den wichtigsten Unterlagen überhaupt. Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 30. April 2025, Aktenzeichen XI R 15/23, geklärt, wann solche E-Mails aufbewahrt und in einer Betriebsprüfung vorgelegt werden müssen. Das Gericht zieht dabei auch eine klare Grenze. Ein Verzeichnis aller E-Mails, das sogenannte Gesamtjournal, kann das Finanzamt nicht verlangen.

Im Streitfall ging es um eine Konzerngesellschaft. Das Finanzamt hatte bei einer Außenprüfung alle Handels- und Geschäftsbriefe zu einer konzerninternen Vereinbarung angefordert. Dazu gehörten E-Mails zur Vorbereitung, zum Abschluss und zur Durchführung dieser Vereinbarung und zur Verrechnungspreisdokumentation. Außerdem sollte das Unternehmen ein Gesamtjournal in digitaler Form erstellen. Darin sollten zu jeder E-Mail des Unternehmens und seiner Beschäftigten Absender, Empfänger, Datum, Uhrzeit, Betreff und Anlagen stehen. Das Finanzgericht Hamburg gab dem Finanzamt bei den E-Mails recht und dem Unternehmen beim Gesamtjournal. Beide Seiten gingen in Revision. Der Bundesfinanzhof wies beide Revisionen zurück.

E-Mails können Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO sein. Das ist der erste Leitsatz des Beschlusses. Aufzubewahren ist danach die gesamte betriebliche Korrespondenz, die sich auf die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts bezieht. Auf die Form kommt es nicht an. Fernschreiben und Telegramme waren schon früher erfasst. Für E-Mails gilt dasselbe. Enthält die E-Mail selbst Informationen, die für die Rechnungslegung wichtig sind, muss die E-Mail aufbewahrt werden. Steht das Relevante nur im Anhang, muss zumindest der Anhang aufbewahrt werden.

Das Unternehmen hatte argumentiert, E-Mails zur bloßen Durchführung der Vereinbarung seien keine Handelsgeschäfte im Sinne von § 343 HGB. Der Bundesfinanzhof folgte dem nicht. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht erfasst den Abschluss eines Geschäfts und genauso seine Vorbereitung und Durchführung. Ausgenommen waren im konkreten Fall nur rein private E-Mails und die firmeninterne Kommunikation.

Für Konzerne ist der zweite Leitsatz wichtig. Unterlagen über Konzernverrechnungspreise fallen unter § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, auch in digitaler Form. Die besonderen Dokumentationspflichten nach § 90 Abs. 3 AO und der Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung verdrängen diese allgemeine Aufbewahrungspflicht nicht. Beide Regelungen gelten nebeneinander. Im Streitfall bestand die vorgelegte Verrechnungspreisdokumentation im Wesentlichen aus einer kurzen Beschreibung der Vereinbarung und einer Kostentabelle. Ohne die E-Mails hätte das Finanzamt die Kostenbasis der Verrechnungspreise nicht prüfen können.

Das Unternehmen hielt die Anforderung für zu unbestimmt. Es wollte eine Eingrenzung nach Suchbegriffen, Mitarbeitenden oder kürzeren Zeiträumen. Auch das lehnte der Bundesfinanzhof ab. Das Finanzamt darf Unterlagen gesammelt anfordern, weil es den Datenbestand eines Unternehmens in der Regel nicht kennt. Der Bezug auf die konkrete Vereinbarung und auf die steuerlich relevante Kommunikation reichte aus. Die passenden E-Mails herauszusuchen ist Sache des Unternehmens.

Das Gericht hält diese Pflicht für verhältnismäßig. Das Unternehmen entscheidet selbst, welche E-Mails es vorlegt, und darf E-Mails ohne steuerliche Relevanz aussortieren. Das ist das sogenannte Erstqualifikationsrecht. Das Unternehmen kennt seine eigenen Vorgänge am besten und hat die größte Nähe zu den Beweismitteln. Der Einwand, die Vorlage koste zu viel Zeit und Geld, scheiterte schon daran, dass das Unternehmen ihn nicht näher belegt hatte. Nach dem Bundesfinanzhof muss ein Unternehmen seine Daten so organisieren, dass das Finanzamt berechtigt Einsicht nehmen kann, ohne geschützte Bereiche zu berühren.

Auch den Schutz persönlicher Daten sieht der Bundesfinanzhof gewahrt. Der Datenzugriff findet nur in den Geschäftsräumen des Unternehmens oder in den Diensträumen der Finanzverwaltung statt. Die Daten verlassen damit nicht den Bereich des Unternehmens, etwa durch Speicherung auf einem mobilen Laptop.

Beim Gesamtjournal hat das Finanzamt verloren. Für diese Forderung gibt es keine Rechtsgrundlage. Der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO setzt eine Aufbewahrungspflicht voraus. Das Gesamtjournal hätte aber auch E-Mails ohne steuerlichen Bezug erfasst. Das zeigte schon ein Zusatzfeld, in dem das Unternehmen angeben sollte, ob es sein Erstqualifikationsrecht für die jeweilige E-Mail bereits ausgeübt hat. Auch § 200 Abs. 1 Satz 2 AO hilft dem Finanzamt nicht. Danach müssen nur Unterlagen vorgelegt werden, die tatsächlich vorhanden sind. Ein Gesamtjournal, das erst erstellt werden müsste, gehört nicht dazu.

Das Finanzamt hatte eingewandt, das Gesamtjournal sei ein milderes Mittel als die Vorlage der E-Mails selbst. Das mag sein, sagt der Bundesfinanzhof. Eine fehlende Rechtsgrundlage ersetzt das trotzdem nicht. Auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Verwaltungsanweisungen begründen keine zusätzlichen Pflichten für Steuerpflichtige. Hält das Finanzamt die E-Mails ohne Gesamtjournal für nutzlos, kann es sein Vorlageverlangen aufheben. Die Kosten des Revisionsverfahrens tragen beide Seiten je zur Hälfte.

Unsere Empfehlungen

Steuerlich relevante E-Mails sind aufbewahrungspflichtig. Wer sie verstreut in den Postfächern einzelner Beschäftigter lässt, kann sie in einer Prüfung kaum vollständig und rechtzeitig vorlegen. Gleichzeitig muss die Aufbewahrung zum Datenschutz passen.

Unternehmen und KMU

Eine E-Mail-Archivierung einführen, die den GoBD entspricht. Das Archiv muss E-Mails samt Anhängen unveränderbar und durchsuchbar speichern.
Schriftlich festlegen, welche E-Mails steuerlich relevant sind. Dazu gehört Korrespondenz zu Angeboten, Aufträgen, Verträgen, Lieferungen, Reklamationen und Rechnungen. So bleibt die Erstqualifikation im Prüfungsfall nachvollziehbar.
Aufbewahrungsfristen im Löschkonzept abbilden. Handels- und Geschäftsbriefe sind in der Regel sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres und endet nicht, solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch läuft.
Die Speicherung stützt sich auf die gesetzliche Pflicht nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO. Nach Fristablauf gilt der Grundsatz der Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DS-GVO. Dann müssen die E-Mails gelöscht werden, wenn keine andere Pflicht greift.
Die private Nutzung dienstlicher Postfächer klar regeln. Private E-Mails müssen nicht vorgelegt werden. Sind private und geschäftliche E-Mails vermischt, wird die Trennung vor einer Prüfung aufwendig und datenschutzrechtlich heikel.

Gesundheitseinrichtungen

Arztpraxen, MVZ und Kliniken führen geschäftliche Korrespondenz mit Lieferanten, Dienstleistern und Kostenträgern. Diese E-Mails unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie in jedem anderen Unternehmen.
Patientenkommunikation getrennt von geschäftlicher Korrespondenz ablegen. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DS-GVO und sollen in einer Prüfung nicht unnötig offengelegt werden.
Bei E-Mails mit Patientenbezug vor einer Vorlage mit Steuerberatung und Datenschutzbeauftragtem klären, welche Inhalte steuerlich tatsächlich relevant sind.

Kanzleien und Freiberufler

Steuerberatungskanzleien sollten Mandanten vor einer Außenprüfung auf den Beschluss hinweisen. Viele Unternehmen wissen nicht, dass das Finanzamt E-Mails ohne Eingrenzung nach Suchbegriffen oder Personen anfordern darf.
Fordert ein Prüfer ein Verzeichnis aller E-Mails, fehlt dafür nach dem Beschluss die Rechtsgrundlage. Das sollte schriftlich eingewandt werden.
Bei Berufsgeheimnisträgern enthält die geschäftliche Korrespondenz oft Mandanten- oder Patientendaten. Hier gilt die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB. Vor einer Vorlage muss geklärt sein, welche E-Mails steuerlich relevant sind.
Verlangt ein Mandant die Löschung seiner Daten, gilt das nicht für E-Mails, die noch aufbewahrt werden müssen. Art. 17 Abs. 3 lit. b DS-GVO nimmt solche Fälle vom Löschrecht aus. Diese E-Mails sollten bis zum Fristende nur für steuerliche Zwecke zugänglich sein.

Quelle: Bundesfinanzhof, Beschluss vom 30. April 2025, XI R 15/23

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