Angaben zu Abwesenheitsgründen in Dienstplänen
In einer Rettungs- und Feuerwache hingen für alle Beschäftigten einsehbare Dienstpläne aus, aus denen auch krankheitsbedingte Abwesenheiten erkennbar waren; diese waren mit einem „K“ gekennzeichnet. Dagegen wandte sich ein Beschäftigter mit einer Datenschutzbeschwerde.
Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen verarbeitet werden, etwa wenn dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder zum Zweck der Personalplanung und des Personaleinsatzes erforderlich ist. Für die Planung des Personaleinsatzes und zur Übersicht, welche Beschäftigten jeweils im Dienst sind, ist es jedoch nicht erforderlich, auch die Gründe für Abwesenheiten im Dienstplan zu erfassen. Allein die Information über tagesaktuelle An- und Abwesenheiten reicht aus, um die Personalplanung an diese anzupassen.
Die Dienststelle wurde daher auf die fehlende Rechtsgrundlage für die von ihr vorgenommene Verarbeitung der Abwesenheitsgründe hingewiesen. Diese hat daraufhin die Dienstpläne in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten geändert: Abwesenheiten werden nunmehr lediglich mit „A“ und ohne Angabe weiterer Gründe kenntlich gemacht. Zudem werden die Dienstpläne so aufbewahrt, dass sie nur noch von denjenigen einsehbar sind, die diese Informationen dienstlich benötigen.
Bei der Erstellung von Dienstplänen sind nur solche personenbezogenen Daten zu erfassen, die tatsächlich für die Planung des Personaleinsatzes erforderlich sind. Angaben zu konkreten Abwesenheitsgründen sind nicht erforderlich.
Quelle: LDI NRW
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