Bei zufällig ausgewählten Verantwortlichen wird die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Bewerbungsverfahren derzeit durch das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht untersucht. Schwerpunkt ist die korrekte Umsetzung der Informationspflicht gegenüber Bewerbern, wodurch jeder Bewerber letztendlich auch erfahren sollte, wie mit seinen Daten im Bewerbungsverfahren umgegangen wird.
Dazu werden an die Unternehmen folgende Fragen gerichtet:
1. Art. 13 DSGVO sieht eine Informationspflicht des Verantwortlichen gegenüber der betroffenen Person vor. Diese Pflicht besteht demgemäß auch im Bewerbungsverfahren. Wie kommen Sie als potentieller Arbeitgeber im Bewerbungsverfahren Ihren Informationspflichten gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern nach? Falls Sie dazu entsprechende Informationsblätter verwenden, bitten wir Sie, uns eine Kopie davon zuzusenden.
2. In welchen Fällen werden im Bewerbungsverfahren Rückfragen beim früheren Arbeitgeber gestellt (z.B. Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses). Auf welche Rechtsgrundlage stützen Sie diese Rückfragen? Falls Sie dazu entsprechende Informationsblätter verwenden, bitten wir Sie, uns eine Kopie davon zuzusenden
3. Welche Abteilungen oder Bereiche haben im Unternehmen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen? Erhalten diese die Bewerbungsunterlagen elektronisch oder in Papierform?
4. Wie stellen Sie sicher, dass die Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens in den Abteilungen oder Bereichen wieder gelöscht werden?
5. Wann werden die Daten der abgelehnten Bewerberinnen und Bewerber gelöscht?
6. Existiert in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Eintrag für Bewerbungsverfahren? Falls ja, bitten wir Sie, uns diesen Ausschnitt aus Ihrem Verzeichnis zuzuschicken. Falls nein, warum ist das nicht im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt?
Hier das Original-Anschreiben des BayLDA zum Download.
Wir empfehlen Personalverantwortlichen in Unternehmen diesen Fragenkatalog für die Prüfung der eigenen Abläufe und Vorgehensweisen zu verwenden und denen sich daraus ergebenden Empfehlungen zu folgen.
Zum Thema Umgang mit Bewerbungsunterlagen finden Sie auch hilfreiche Informationen in folgenden Beiträgen auf unserem Blog:
Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:
- Kein Backup, kein Mitleid! Datensicherung mit NAS und Festplatte
- Datenpanne auf Reisen durch Visual Hacking- Blickschutz hilft.
- Denkanstoß – Daten(schutz)risiko USB-Stick, es passiert immer wieder
- Aktenvernichter für den Arbeitsplatz – Gegen Datenpannen auf Papier
- Tipp: Textpassagen mit einem Camoflage-Rollstempel unkenntlich machen
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