Leitlinie zum ersetzenden Scannen von Dokumenten

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Als nationale Cyber-Sicherheitsbehörde stellt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Technische Richtlinien (BSI-TR) zur Verfügung, die eine Umsetzung von E-Government-Lösungen nach dem Stand der Technik ermöglichen. Für die rechtskonforme elektronische Aktenführung definiert die BSI-TR 03138 „Ersetzendes Scannen“ (RESISCAN) Anforderungen für ordnungsgemäße und risikominimierende Gestaltung des Scanprozesses. Die BSI-TR 03125 „Beweiswerterhaltung kryptografisch signierter Dokumente“ (TR-ESOR) adressiert insbesondere den gesetzlich erforderten Beweiswerterhalt kryptografisch signierter Dokumente durch Verwendung qualifizierter Zeitstempel.

BSI-Präsident Arne Schönbohm erläutert: „Neben dem Schutz der Netze der Bundesverwaltung ist es Aufgabe des BSI, sicherheitsrelevante Produkte und Prozesse der Verwaltung zu analysieren und zu bewerten sowie Orientierungshilfen und Handlungsleitfäden zur Verfügung zu stellen. Damit gestalten wir die Informationssicherheit bei den Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung.“

Für die rechtskonforme elektronische Akte werden vor allem sichere Scanprozesse benötigt. Auf Initiative des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald gründete sich im Rahmen des Nationalen IT-Gipfels ein Runder Tisch „Rechtskonforme E-Akte“. Dort wurde in zwei Arbeitsgruppen unter der Leitung von Vitako (Bundesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.) und KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) in Abstimmung mit dem BSI eine Leitlinie zur praxisgerechte Umsetzung der TR RESISCAN entwickelt.

Die Leitlinie zum ersetzenden Scannen von Dokumenten in Kommunen bietet die Grundlagen, um Papieroriginale rechtskonform in elektronische Dokumente zu übertragen, ohne dass die Originaldokumente selbst weiterhin aufbewahrt werden müssen. Die Leitlinie steht unter http://www.lkbh.de/e-akte zum Download zur Verfügung.

Quelle: BSI