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20.08.2021

Ombudsstelle für Whistleblower

Die Ombudsstelle (Whistleblower-Hotline) bei der Datenschutz Agentur unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der Compliance-Anforderungen mit einem etablierten technischen und organisatorischen Konzept und durch die nachgelagerte professionelle Fallbearbeitung.

Warum benötigen Sie ein Hinweisgebersystem?

Am 7. Oktober 2019 hat der Europäische Rat eine Richtlinie (EU-RL 2019/1937)  zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Whistleblower-Richtlinie“) verabschiedet. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern werden gesetzlich verpflichtet, interne Meldekanäle für mögliche Rechtsverstöße einzurichten. Neben dieser gesetzlichen Anforderung gibt es oft interne Compliance-Regelungen oder andere Verhaltenskodexe, die ein Hinweisgebersystem erfordern. Seriöse Hinweise helfen dabei allen Beteiligten, Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden für das Unternehmen, deren Geschäftspartner und den Mitarbeitern zu reduzieren.

Wie Sie ein Hinweisgebersystem (Whistleblower-Hotline) einrichten?

Personen, die Informationen über illegales Verhalten oder Missstände in einem Unternehmen oder Behörden erlangen, befinden sich oft in einem Dilemma. Sie wissen nicht, ob sie Meldung erstatten oder besser schweigen sollen. Wenn sie sich dafür entscheiden, den Missstand zu melden, ist für sie oftmals unklar, an wen sie sich wenden sollen, und welche Konsequenzen das für sie haben wird.

Die Datenschutz Agentur richtet zu diesem Zweck eine Kontaktschnittstelle (Ombudsstelle) zwischen dem betreffenden Unternehmen und dem Meldenden ein, die mit einem fachkundigen Ombudsmann besetzt ist und stellt den technischen und organisatorischen Ablauf einer Meldung sicher. Es werden dabei verschiedene anonyme und nicht anonyme Möglichkeiten zur Meldung eines Regelverstoßes angeboten. Meldende erreichen den Ombudsmann direkt per Telefon, Postweg, E-Mail, Online-Formular (Upload von Dokumenten) oder anonymen Messenger. Der Meldende kann dabei zu jeder Zeit selbst entscheiden, ob seine Identität offenbart wird oder nicht. Die Vertraulichkeit der Kommunikation ist zu jedem Zeitpunkt gegeben, wenn dies der Hinweisgeber wünscht.

Der richtige und transparente Umgang mit einer Meldung sowie die Kommunikation mit potenziellen und bereits entschiedenen Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern ist maßgeblich, ob überhaupt und an wen sich Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber in dem Vertrauen wenden, den Missstand zum Wohle der Organisation und der Gesellschaft aufzudecken, ohne dabei selbst Schaden zu nehmen.


Die Ombudsstelle bei der Datenschutz Agentur gewährleistet, dass eine Meldung absolut vertraulich behandelt werden kann und stellt somit sicher, dass nur mit der ausdrücklichen Enwilligung des Hinweisgebers, seine Identität offenbart werden kann. Der Hinweisgeber erhält jedmögliche Unterstützung im Meldeverfahren und danach.


Neben dem Ombudsmann der als alleinige Vertrauensperson und direkter Ansprechpartner dem Hinweisgeber zur Seite steht, ist ein erfahrenes Team an Juristen und Compliance-Spezialisten etabliert, die den Ombudsmann bei  seiner Aufgabenerfüllung unterstützen und mit ihm gemeinsam die Fallbearbeitung durchführen. Alle Beteiligten unterliegen der strikten Verschwiegenheit (anwaltliche Schweigepflicht).

Sobald eine Meldung bei der Ombudsstelle eingegangen ist, wird diese einer Erstbeurteilung unterzogen und der Ombudsmann entscheidet, ob diese Meldung Relevanz hat und in die weitere Fallbearbeitung aufgenommen wird. Ist dies der Fall wird sehr zeitnah eine juristische Analyse durchgeführt und der Ombudsmann informiert die Geschäftsführung oder Behördenleitung mit dem Ergebnis der Analyse und stimmt weitere dann notwendige Folgemaßnahmen und deren Auswirkungen mit der Geschäftsführung ab. Der Hinweisgeber wird auf Wunsch über den aktuellen Bearbeitungsstand bei einer nicht anonymen Meldung informiert.

Das dreistufige Meldesystem:

  • Interne Meldung im oder bei dem betroffenen Unternehmen
  • Meldung an zuständige Behörden (ggf. Stellen einer Strafanzeige)
  • Veröffentlichen von Rechtsverstößen innerhalb der Organisation und der Öffentlichkeit

Was Sie jetzt noch tun müssen, wenn Sie als Unternehmen oder Behörde eine Ombudsstelle einrichten möchten, ist uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung und beantworten alle Fragen zum Hinweisgebersystem!