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21.01.2023

Ombudsstelle für Whistleblower

Die Ombudsstelle (Whistleblower-Hotline) der Datenschutz-Agentur unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen einzuhalten. Dies geschieht durch ein etabliertes technisches und organisatorisches Konzept, welches auf unser eigenen Hinweisgebersoftware basiert und durch eine professionelle Fallbearbeitung unterstützt wird. Diese Angebot hilft Unternehmen durch Hinweise, mögliche Regelverstöße frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Update Januar 2023

Die EU-Whistleblower-Richtlinie hätte bis 17.12.2021 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Der Gesetzesentwurf wurde im September in den Bundestag eingebracht und nunmehr am 16.12.2022 vom Bundestag beschlossen. Die Beteiligung des Bundesrates steht noch aus. Was kommt nun auf die deutschen Unternehmen zu?

Update 16.12.2022

Die Abgeordneten des Deutschen Bundestages haben am Freitag, 16. Dezember 2022, einen „besseren Schutz hinweisgebender Personen“ im beruflichen Umfeld beschlossen.Das Gesetz muss noch durch den Bundesrat. Dort ist die nächste Sitzung am 10.02.2023. Das Gesetz gilt dann 3 Monate ab Verkündung (≥250 MA) bzw. 17.12.2023 (≥50 MA).

Update 27.07.2022:

Warum benötigen Unternehmen ein Hinweisgebersystem?

Am 7. Oktober 2019 hat der Europäische Rat eine Richtlinie (EU-RL 2019/1937) zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Whistleblower-Richtlinie“) verabschiedet. Diese Richtlinie wird 2022 durch das Hinweisgeberschutzgesetz in deutsches Recht umgesetzt. Bereits im Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen gab es  eine ersten Ansatz hinweisgebende Personen zu schützen. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind jetzt gesetzlich dazu verpflichtet, interne Meldekanäle für mögliche Rechtsverstöße einzurichten. Neben dieser gesetzlichen Anforderung gibt es oft interne Compliance-Regelungen oder andere Verhaltenskodexe, die ein Hinweisgebersystem erfordern. Seriöse Hinweise helfen dabei allen Beteiligten, Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden für das Unternehmen, deren Geschäftspartner und den Mitarbeitern zu reduzieren.

Wie Sie ein Hinweisgebersystem (Whistleblower-Hotline) einrichten?

Personen, die Informationen über illegales Verhalten oder Missstände in einem Unternehmen oder Behörden erlangen, befinden sich oft in einem Dilemma. Sie wissen nicht, ob sie Meldung erstatten oder besser schweigen sollen. Wenn sie sich dafür entscheiden, den Missstand zu melden, ist für sie oftmals unklar, an wen sie sich vertrauensvoll wenden sollen und welche Konsequenzen das für sie haben wird.

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Die Datenschutz Agentur richtet zu diesem Zweck eine Kontaktschnittstelle (Ombudsstelle) zwischen dem betreffenden Unternehmen und dem Meldenden ein (sog. Meldekanäle), die mit fachkundigen Ombudspersonen besetzt ist und stellt den technischen und organisatorischen Ablauf einer Meldung sicher. Es werden dabei anonyme und nicht anonyme Möglichkeiten zur Meldung von Hinweisen zu einem möglichen Rechtsvertoß angeboten. Meldende erreichen die Ombudsstelle direkt per Telefon, Postweg, E-Mail, Online-Formular (Upload von Dokumenten) oder anonymen Messenger. Die hinweisgebende Person hat jederzeit die Wahl, ob sie ihre Identität offenlegen möchte oder nicht. Der Schutz der Kommunikation ist gewährleistet. Die Vertraulichkeit der Kommunikation ist zu jedem Zeitpunkt gegeben, wenn das die hinweisgebende Person wünscht.

Der datenschutzkonforme und transparente Umgang mit einer Meldung sowie die vertrauensvolle Kommunikation mit potenziellen und bereits entschiedenen Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern ist maßgeblich, ob überhaupt ein Hinweis abgegeben wird, ohne dabei selbst Schaden zu nehmen. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem verbessert das Image einer Organisation und ist damit auch ein klarer Wettbewerbsvorteil.


Die Ombudsstelle der Datenschutz Agentur  sorgt für maximale Vertraulichkeit bei der Behandlung von Meldungen. Die Identität des Hinweisgebers wird nur mit dessen ausdrücklicher Einwilligung offengelegt. Die hinweisgebende Person erhält zudem umfassende Unterstützung während des Meldeverfahrens sowie danach.


Neben einem Ombudsmann oder einer Ombudsfrau, die als vertrauensvolle Ansprechpartner für die Parteien fungieren, verfügt die Ombudsstelle über ein erfahrenes Team bestehend aus Juristen und Compliance-Spezialisten. Dieses Team unterstützt die Ombudsstelle bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und übernimmt gegebenenfalls die erweiterte Fallbearbeitung. Alle Beteiligten unterliegen der strikten Verschwiegenheit (anwaltliche Schweigepflicht).

Sobald eine Meldung bei der Ombudsstelle eingegangen ist, wird diese unverzüglich einer Erstbeurteilung unterzogen. Die Ombudsperson entscheidet, ob die Meldung relevant ist und in die weitere Fallbearbeitung aufgenommen wird. Falls dies der Fall ist, wird zeitnah eine juristische Analyse durchgeführt und die Geschäftsführung oder Behördenleitung über das Ergebnis informiert. Folgemaßnahmen werden in Absprache mit allen Beteiligten ergriffen. Die hinweisgebende Person wird regelmäßig über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert.

Wenn Sie als Unternehmen oder Behörde eine Ombudsstelle und/oder ein Hinweisgebersystem einrichten möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Unsere Expertise hilft Ihnen bei der Planung, Organisation und Umsetzung einer internen Meldestelle. Wir beantworten alle Ihre Fragen und unterstützen Sie bei der Einrichtung. Hinweisgebersysteme tragen dazu bei, Haftungsrisiken für die Leitungsebene zu reduzieren und können in das bestehende Compliance-Management-System des Unternehmens integriert werden. Kontaktieren Sie uns jetzt, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie unterstützen können.