E-Mail-Versand von Gebührenbescheiden

E-Mail-Versand von Gebührenbescheiden durch die Abfallwirtschaft

Ein von einem Kreis mit der Durchführung und Organisation der Abfallentsorgung beauftragter Betrieb plante die Versendung von Rechnungen und Abfallgebührenbescheiden per E-Mail. Der Kreis betraute den Abfallwirtschaftsbetrieb auch mit der Veranlagung und dem Versand der Gebührenbescheide. Die Bescheide enthalten erwartungsgemäß personenbezogene Daten der Gebührenschuldner, im Einzelnen Angaben zu Name, Vorname und Anschrift, gegebenenfalls Kontaktdaten eines Empfangsbevollmächtigten, Angaben dazu, welche Behälter mit welchem Leerungsrhythmus der Betrieb vorhält, die Höhe der Jahresgebühr oder des Jahresentgelts, Informationen zur Fälligkeit der Forderung und bei einem erteilten SEPA-Lastschriftmandat die letzten drei Ziffern der IBAN.

Der Kunde wird im Webauftritt des Abfallwirtschaftsbetriebs auf die Möglichkeit des Erhalts von Rechnungen oder Gebührenbescheiden per E-Mail hingewiesen. Zum Einsatz kommt eine Transportverschlüsselung. Entscheidet sich der Kunde für den Versand per E-Mail, wird dieser in einer Eingabemaske zur Bereitstellung einiger Daten gebeten, um sich zu verifizieren. Die Anmeldeprozedur soll die Übermittlung einer Bestätigungs-E-Mail enthalten, in welcher der Kunde zum Abschluss der Anmeldung einen Bestätigungslink anklicken muss.

Die skizzierte Verfahrensweise hat die Aufsichtsbehörde  geprüft und keine durchgreifenden datenschutzrechtlichen Mängel an der Konzeption festgestellt. Zu diesem Ergebnis gelangte die Aufsichtsbehörde  auch, weil der Entwurf eine Beachtung und Umsetzung der Vorgaben der Orientierungshilfe „Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Übermittlung per E‑Mail“ der DSK vorsah. Das entsprechende Dokument enthält insbesondere Ausführungen zu den technischen Anforderungen bei der Erbringung von E-Mail-Diensten, zu den Sorgfaltspflichten bei der Auswahl von Diensteanbietern, Fallgruppen des E‑Mail-Versands mit Risikoeinstufungen sowie Anforderungen an Verschlüsselungs- und Signaturverfahren. Die Orientierungshilfe ist unter diesem Link abrufbar.

Der Abfallwirtschaftsbetrieb erhielt für die weitere Konzeption noch Hinweise, wonach die Kunden einen geeigneten Zugang zu den Pflichtinformationen (Artikel 13 DSGVO) erhalten müssen. Ferner ist durch eine deutliche Hervorhebung sicherzustellen, dass eine echte Wahlmöglichkeit zwischen papiergebundenen Bescheiden bzw. Rechnungen und einer Übersendung per E-Mail verbleibt. Beabsichtigt war auch, dass der Kunde informiert wird, wenn die von ihm angegebene E-Mail-Adresse nebst Anhang nicht zugestellt werden kann, wenn dessen Provider keine Transportverschlüsselung anbietet. Hierzu empfahl die Datenschutzaufsicht die Einrichtung eines Testversands, gegebenenfalls in Kombination mit der Bestätigungs-E-Mail zur Nutzung des Angebots, um die Fähigkeit zur Transportverschlüsselung zu gewährleisten.

Quelle: ULD

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